Testangebot - die wirtschaftliche Seite

Der größte Gewinn des Testens für die Apotheker dürfte darin liegen, sich als kompetente Helfer in der Pandemie zu engagieren. Es ist also (wieder einmal) eine Maßnahme für die gute Sache und für das Image. Ob die Kunden dies später danken werden, bleibt eine stets wiederkehrende Frage. Hier soll es jedoch um die unmittelbaren finanziellen Folgen gehen. Diese sind hier schwieriger zu ermitteln als bei vielen anderen betriebswirtschaftlichen Fragen für Apotheken. Es gibt sicher keine pauschale Antwort. Dies liegt einerseits an den großen Unterschieden zwischen den Apotheken hinsichtlich Standort, räumlichen und personellen Möglichkeiten sowie alternativen Testmöglichkeiten am Ort. Andererseits ist nicht kalkulierbar, wie viele Probanden einen Test in Anspruch nehmen werden. Noch bleibt überwiegend offen, ob und wann die Tests im großen Stil zur „Eintrittskarte“ für Gastronomie, Veranstaltungen oder Geschäfte werden. Eine große Gesamtnachfrage kann die Nachfrage in Apotheken sogar reduzieren, weil sie eher zum Aufbau großer Testzentren animiert, die Alternativen bieten. Unsicher ist auch die Dauer der Nachfrage. Je schneller die Impfungen vorankommen, umso eher werden sich die Tests als „Eintrittskarte“ erübrigen.

Testen in der Apotheke oder im Testzentrum?

Zudem haben die Apotheker die Wahl, Tests in der Apotheke oder in einem Testzentrum anzubieten. Die Kooperation mit Kommunen oder anderen Betreibern in einem Testzentrum bietet viel mehr Möglichkeiten bei der Suche nach Räumen und Personal, wirft aber neue Fragen auf. Ein Testzentrum als eigenständiger Geschäftsbetrieb erfordert eine eigenständige kaufmännische Organisation, die über die Apotheke hinausgeht. Hier soll es jedoch nur um das Testen in der Apotheke oder im unmittelbaren Umfeld gehen. Inwieweit dabei Zelte oder benachbarte Räume genutzt werden können, hängt auch von der jeweiligen Aufsichtsbehörde ab. Fachlich muss die Arbeitstemperatur der Tests berücksichtigt werden. Die auf den folgenden Seiten präsentierten Beispiele zeigen die Vielfalt der Gestaltungsmöglichkeiten.

Reichen 10,08 Euro?

Wegen dieser großen Unterschiede wird hier keine Rechnung für einen bestimmten Fall vorgestellt, sondern ein Rechenweg als Anregung für individuelle Betrachtungen. Die maßgebliche Ausgangsgröße sind 12 Euro einschließlich Mehrwertsteuer, die gemäß Corona-Testverordnung als Honorar für die Testung und zur Abgeltung aller Kosten fließen. Dies ergibt 10,08 Euro netto. Der Preis für den Test selbst darf 6 Euro nicht übersteigen und wird dann ohne Zuschlag erstattet. Hier wird unterstellt, dass Tests zu einem solchen Preis verfügbar sind. Damit stellt sich die Frage, ob 10,08 Euro die Kosten für das gesamte Testen decken und einen „akzeptablen“ Deckungsbeitrag bieten.

Arbeitsorganisation als Schlüsselfrage

Diese Rechnung erfordert einige Vorüberlegungen. Zunächst muss die nötige Arbeitszeit abgeschätzt werden. Die Arbeit umfasst die Registrierung der Personalien, die Probennahme und -aufbereitung, den Test im engeren Sinn, das Ablesen des Ergebnisses, die Information für den Probanden sowie die Dokumentation für den Probanden und für die Abrechnung. Den Zeitbedarf der Einzelschritte zu addieren, führt jedoch nicht weiter. Auch die erforderlichen 15 Minuten zwischen dem Auftragen der Testlösung und dem Ablesen des Ergebnisses sind nicht entscheidend, weil in der Zwischenzeit an anderen Probanden gearbeitet werden kann. Die relevante Arbeitszeit hängt vielmehr davon ab, wie der Betrieb „fließbandähnlich“ mit aufeinanderfolgenden Probanden in einer Taktung organisiert werden kann. In ungünstigen Fällen können erhebliche Leerlaufphasen entstehen. Daher sollte für die Kostenrechnung nicht ein einzelner Test betrachtet werden, sondern gefragt werden, wie viele Tests in einer Stunde Testbetrieb durchgeführt werden können. Gelegentlich ist von sechs Tests pro Stunde bei guter Organisation zu hören, also durchschnittlich zehn Minuten pro Test. In der Anfangsphase muss vermutlich mehr Zeit für das Einüben der Abläufe eingeplant werden. Wenn dabei mehrere Personen tätig sind, muss die Arbeitszeit aller Beschäftigten berücksichtigt werden.

Spätestens bei der Frage, welche Arbeitskosten pro Zeiteinheit anzusetzen sind, zeigt sich, dass Kostenrechnung keine simple Rechenaufgabe ist, sondern ökonomische Abwägungen erfordert. Für die Bewertung sind je nach Situation der Apotheke mindestens vier Fälle zu unterscheiden.

Keine Tests bei Personalknappheit

Den ersten Fall bilden Apotheken mit stark angespannter Personalsituation. Wenn kein Hilfspersonal verfügbar ist, das für die Tests angelernt werden kann, oder ein so geringes Probandenaufkommen zu erwarten ist, dass das Anlernen nicht in Betracht kommt, müsste das vorhandene Personal andere Arbeiten zeitweilig unterlassen, um die Tests durchzuführen.

Damit würden schlimmstenfalls Abläufe gestört, die für den „normalen“ Apothekenbetrieb erforderlich sind. Das wirtschaftliche Ergebnis der Apotheke wäre insgesamt gefährdet. Damit erübrigt sich jede Kalkulation. In einem solchen Fall kommen Tests nicht in Betracht.

Tests mit Apothekenpersonal …

Der zweite Fall betrifft Apotheken, die über Personalreserven verfügen, beispielsweise durch Überstunden. Dann ergeben sich die Arbeitskosten pro Stunde aus den Personalkosten für die eingesetzten Apothekenmitarbeiter - Apotheker, PTA oder PKA. Doch ist zu fragen, ob hier mit Voll- oder Teilkosten zu kalkulieren ist. Wenn es darum ginge, den nötigen Mindestpreis für eine auf Dauer angelegte Dienstleistung zu ermitteln, wäre eine Vollkostenrechnung nötig. Denn eine solche Leistung müsste ihren Beitrag zur Deckung der Fixkosten für Räume, Energie, Ausstattung und vieles andere einbringen. Doch die Sache liegt hier anders. Die Tests sollen keine langfristige Ertragsquelle werden. Vielmehr könnten sie angeboten werden, sofern sie immerhin einen gewissen Deckungsbeitrag liefern. Daher werden hier beide Varianten betrachtet. Wenn keine genaueren Werte aus der Personalabrechnung vorliegen, können Orientierungsgrößen aus früheren Modellrechnungen in der DAZ abgeleitet werden (Rechenweg siehe „Ertragsbringend oder nur kostendeckend?“, DAZ 2016, Nr. 41, S. 50, mit aktualisierten Daten siehe „Dienstleistungen im Schwebezustand“, DAZ 2020, Nr. 9, S. 24). Dies ergibt als Teilkosten 40,80 Euro pro Stunde für Apotheker, 25,20 Euro pro Stunde für PTA und 20,40 Euro pro Stunde für PKA. Als Vollkosten inklusive Gewinnzuschlag wären in Anlehnung an frühere Rechnungen in der DAZ 102,60 Euro für Apotheker, 63,00 Euro für PTA und 50,40 Euro für PKA, jeweils pro Stunde, anzusetzen.

… oder zusätzlichem Personal

Im dritten Fall wird von so großer Nachfrage nach Tests ausgegangen, dass sich das Anlernen von Hilfspersonal anbietet. Dazu müssen die Personalkosten für das Hilfspersonal im Vergleich zum Apothekenpersonal so viel niedriger sein, dass dies die zusätzliche Mühe für das Anlernen und den Verwaltungsaufwand mindestens ausgleicht. Dafür soll geringfügig beschäftigtes Personal mit 12 Euro Stundenlohn an­genommen werden. Bei 25 Prozent Pauschalversteuerung und 35 Prozent Sozialabgaben ergibt dies Arbeitskosten von 19,20 Euro pro Stunde bei Teilkostenrechnung. Bei kurzfristig zusätzlich angestelltem Personal erscheint eine Vollkostenrechnung unangebracht, weil dies den sonstigen Apothekenbetrieb nicht berührt.

Sonderfall Beschäftigungsmangel

Der vierte Fall betrifft Apotheken in Einkaufscentern oder ähnlichen Lagen mit massiven Einbußen im Kundenaufkommen. Wenn die Kündigung des Personals droht, dieses aber für Zeiten nach der Pandemie erhalten bleiben soll, wenn außerdem Kurzarbeit nicht in Betracht kommt und das Personal ohne Beschäftigung bezahlt werden muss, kann das Gehalt als bereits bezahlt betrachtet werden. ­Diese Personalkosten fallen also unabhängig davon an, ob die Apotheke Tests anbietet. In einer solchen Ausnahmekonstellation können die Arbeitskosten mit null bewertet werden. Eine solche Rechnung darf niemals langfristig für eine auf Dauer angelegte Tätigkeit angestellt werden, weil sie in den Ruin führen würde, wenn damit Preise kalkuliert würden. Doch auf kurze Sicht kann es solche Fälle geben.

Drei Listen für die Kostenrechnung

Soweit zu den Vorbemerkungen - für die eigentliche Kostenrechnung sollten drei Listen angelegt werden. Alle Kostenpositionen sind in jeweils eine dieser Listen einzutragen. Die drei Listen unterscheiden sich in der Art, wie die Kosten ausgelöst und wie sie auf einzelne Tests umgerechnet werden.

Eine Liste umfasst verbrauchsabhängige Kosten, die bei jedem einzelnen Test entstehen. Dies betrifft insbesondere das Verbrauchsmaterial, soweit dies nicht zum bereits finanzierten Testset gehört, also beispielsweise die Teile der Schutzausrüstung, die bei jedem Probanden gewechselt werden. Hier bietet sich auch an, pauschale Kosten für den Arbeitsaufwand bei der Terminvereinbarung anzusetzen, weil gerade bei einem kleinen Testbetrieb in der Apotheke vermutlich ein großer Teil der Termine telefonisch vereinbart wird. Hierhin gehören auch Kosten, die sich jeweils auf ­mehrere Tests beziehen, aber einer bestimmten Anzahl von Test zugeordnet werden können. Wenn beispielsweise Schutzkleidung für zehn Tests verwendet wird, muss jedem einzelnen Test ein Zehntel der Kosten dafür zugeschrieben werden.

Die zweite Liste enthält zeitabhängige Kosten und damit insbesondere die Arbeitskosten. Da die obigen Überlegungen zur Organisation eine stundenweise Betrachtung nahelegen, drängt sich hier auf, alle zeitabhängigen Kosten auf eine Betriebsstunde zu beziehen, in der die Tests durchgeführt werden. Hierhin gehören also die Arbeitskosten für alle Personen, die in einer solchen Betriebsstunde mit dem Testen und den dazugehörigen Aufgaben beschäftigt sind. Abhängig von den obigen Überlegungen können Voll- oder Teilkosten angesetzt werden. Hinzu kommt die Miete für einen zusätzlich angemieteten Raum, eine Hütte oder ein Zelt, umgerechnet auf die Betriebsstunden. Eine Monatsmiete muss also durch die Zahl der monatlichen Betriebsstunden für die Tests dividiert werden. Wenn Schutzkleidung nicht abhängig von der Testanzahl, sondern beispielsweise stündlich gewechselt wird, müssen diese Kosten hier berücksichtigt werden. Auch andere zeitabhängige, aber seltener anfallende Kosten, beispielsweise für die Abrechnung oder für die Werbung, gehören hierhin. Alle diese Kosten müssen auf die Betriebsstunden im jeweiligen Zeitraum umgerechnet werden. Im Sinne der kaufmännischen Vorsicht sollte dabei die Untergrenze der mindestens erwarteten Betriebsstunden benutzt werden.

In die dritte Liste gehören Kosten, die nur einmalig anfallen. Dies betrifft insbesondere die organisatorische Vorarbeit, die Kosten für die Anwerbung oder Einarbeitung von Personal, einen Teil der Verwaltungsarbeit und eine möglicherweise erhöhte Versicherungsprämie. Da ein Aufschlag auf den Einkaufspreis der Tests nicht vorgesehen ist, sollten spätestens hier auch pauschale Kosten für das Handling der Tests im Wareneingang und für die (Vor-)Finanzierung der Tests kalkuliert werden.

Im nächsten Schritt müssen alle Kostendaten auf einen einzelnen Test umgerechnet werden, weil das Honorar pro Test gezahlt wird. Wenn alle Listen vollständig ausgefüllt sind und jede Position mit einem Kostenbetrag versehen ist, werden zunächst die Kosten in allen drei Listen summiert. Die Summe der ersten Liste bezieht sich bereits auf einen einzelnen Test. Dann müssen die Summen der beiden anderen Listen jeweils auf einen Test umgerechnet werden. Dazu wird die Summe der zweiten Liste, also die zeitabhängigen Kosten pro Betriebsstunde, durch die Zahl der Tests dividiert, die in einer Betriebsstunde durchgeführt werden können. Dabei ist zu bedenken, dass die Probanden vermutlich nicht immer im idealen Moment bereitstehen. Die angesetzte Zahl der Tests pro Stunde sollte sich daher eher am Minimum und nicht am Optimum orientieren. Die Summe der dritten Liste wird durch die Zahl der Tests dividiert, die die Apotheke voraussichtlich insgesamt durchführen wird. Auch hier ist eine niedrig angesetzte vorsichtige Schätzung für die Zahl der Tests geboten. Aus allen drei Summen zusammen ergeben sich die kalkulierten Kosten für einen einzelnen Test gemäß Teil- oder Vollkostenrechnung, abhängig von den angesetzten Arbeitskosten.

Vollkostenrechnung aussichtslos

Die so ermittelten Kosten müssen vom Honorar von 10,08 Euro abgezogen werden. Die verbleibende Differenz ist der Gewinn pro Test, wenn bei den Arbeitskosten mit Vollkosten kalkuliert wurde. Bei den hier oben genannten Daten für eine Vollkostenrechnung ist außer dem Anteil an den Gemeinkosten des gesamten Apothekenbetriebs auch ein Gewinnzuschlag enthalten. Doch hier ergibt sich kein Gewinn. Denn wenn eine PTA sechs Tests pro Stunde durchführt, wären allein die Personalkosten in einer Vollkostenrechnung höher als das Testhonorar. Dabei sind die Kosten für die Schutzausrüstung, die Organisation und zusätzliche Räume oder ein Zelt noch nicht einmal berücksichtigt. Eine Vollkostenrechnung ergibt also keinesfalls einen Gewinn. Betriebswirtschaftlich bedeutet das unabhängig von allen weiteren Überlegungen, dass das Testen weniger ertragreich ist als der normale Apothekenbetrieb. Dies zeigt noch einmal, dass Apothekenpersonal nur für das Testen eingesetzt werden sollte, wenn genügend Personal vorhanden ist, um alle anfallenden Arbeiten im normalen Apothekenbetrieb ohne Beeinträchtigung fortzusetzen. Das Testen darf nicht auf Kosten des Apothekenbetriebs gehen.

Teilkostenrechnung entscheidend

Wenn genügend Personal verfügbar ist, können weitere Überlegungen anhand einer Teilkostenrechnung angestellt werden. Falls die Arbeitskosten mit Teilkosten kalkuliert wurden, stellt die Differenz zwischen 10,08 Euro und der Kostensumme einen Deckungsbeitrag dar. Dieser Betrag gibt an, wie viel ein einzelner Test zur Deckung der Gemeinkosten der Apotheke beispielsweise für Räume, Energie und technische Ausstattung beiträgt. Wie viel Deckungsbeitrag von einem Test erwartet werden sollte, ist eine kaufmännische Entscheidung. Bei einer nur kurzfristigen und gesellschaftlich besonders geschätzten Tätigkeit kann der geforderte Deckungsbeitrag niedriger als bei einer Leistung angesetzt werden, die langfristig Ertrag bringen soll. Wenn allerdings überhaupt kein positiver Deckungsbeitrag verbleibt, ist aus kaufmännischer Sicht dringend vom Testen abzuraten. Es würde dann Verluste bringen.

Welche Ergebnisse an dieser Stelle ermittelt werden, wird sich zwischen den Apotheken sehr unterscheiden. Anhand der Arbeitskosten für den oben betrachteten zweiten Fall können einige Folgen abgeschätzt werden. Wenn eine einzelne PTA in einer Stunde sechs Tests durchführt, entstehen bei einer Teilkostenrechnung Arbeitskosten von 4,20 Euro pro Test. Dann wären beispielsweise noch anteilige Kosten von 2 Euro pro Test für die Schutzausrüstung, 1 Euro pro Test für die Zeltmiete und 2 Euro pro Test als Umlage für Organisations- und Anlernkosten zu finanzieren, und es bliebe noch ein Deckungsbeitrag von 88 Cent. Diese Zahlen geben eine Orientierung, welche Kosten akzeptabel sein könnten. In jeder Apotheke wird zu prüfen sein, ob die Aufgabe mit solchen Kosten zu bewältigen ist. Das Beispiel zeigt auch den großen Effekt der Testorganisation. Da die Arbeitskosten in den meisten Apotheken die größte Kostenposition darstellen, wird das wirtschaftliche Ergebnis der Tests entscheidend davon abhängen, ob ein wirksames Zeitmanagement gelingt. Wenn in einer Stunde nur vier Tests stattfänden, würden die Arbeitskosten einer PTA 6,30 Euro pro Test betragen, und die übrigen Kosten dürften zusammen nicht höher als 3,78 Euro pro Test sein. Deutlich mehr Tests pro Stunde würden hingegen vermutlich mehr Mitarbeiter binden und damit zusätzliche Kosten verursachen. Durch das Einsetzen der individuellen Werte in die hier präsentierte Rechnung sollte zu ermitteln sein, ob unter den jeweiligen Bedingungen ein positiver Deckungsbeitrag zu erzielen ist. Aus ökonomischer Sicht ist dies bei einer solchen kurzfristigen Maßnahme das entscheidende Kriterium. |