HBA für Angestellte: Wer muss was versteuern?

Aktuell kommt jede Apotheke noch wunderbar mit nur einem HBA aus– er wurde bislang einmalig benötigt, um die SMC-B für die TI-Anwendungen zu legitimieren: In der Regel ist das der HBA der Inhaberin oder des Inhabers. Im Hinblick auf die Einführung des E-Rezepts raten aber die Apothekerkammern und die Softwareanbieter dazu, dass sich auch angestellte Approbierte mit dem Dokument versorgen. Denn für Änderungen am E-Rezept wird ein HBA für die elektronische Signatur benötigt.

Mittlerweile ist geklärt, dass es auch für den HBA der Angestellten eine Pauschale von der Gesetzlichen Krankenversicherung gibt. Allerdings muss diese Pauschale von der Apothekenleitung beim NNF beantragt werden. Um den HBA als persönliches Dokument muss sich jeder Apotheker und jeder Apothekerin selbst kümmern. Für die Bezahlung gibt es dann zwei Möglichkeiten: angestellte Apotheker:innen übernehmen erst einmal die Kosten – das geht auf einmal oder auch in Raten, die Apothekenleitung zahlt später die Auslage zurück. Oder Angestellte bestellen den HBA auf Rechnung der Apotheke. Die Treuhand Hannover hat sich nun ausführlich damit beschäftigt, wie diese Vorgänge bei der Steuer zu berücksichtigen sind.

Angestellte müssen bei der Bestellung des HBA den Netto-Preis plus Umsatzsteuer an den Kartenhersteller entrichten – es kommt immer ein zivilrechtlicher Vertrag zwischen diesen beiden Parteien zustande. Auf wen die Rechnung ausgestellt ist, die Angestellten oder die oder den Inhaber, ist laut Treuhand für den Vorsteuerabzug ohne Relevanz: Dem Arbeitgeber steht er in diesem Fall nicht zu. Der Arbeitnehmer ist ohnehin nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt – mangels unternehmerischen Leistungsbezugs.

Folgendes ist allerdings zu beachten, damit der Auslagenersatz wirklich steuerfrei ist: Die Ausgaben müssen einzeln mit den Mitarbeiter:innen abgerechnet werden. Und die Gebühren müssen in der Höhe erstattet werden, wie sie anfallen. Eine Pauschale ist nicht erlaubt.

In Bezug auf die Zahlungsmodalitäten rät die Treuhand von der Variante abzusehen, bei der die Angestellten in Raten zahlen, die Inhaber:innen den Gesamtbetrag aber auf einmal. Denn dann würde es sich um eine Vorauszahlung der Auslagen handeln. Die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit wäre hier zweifelhaft, begründet die Treuhand ihr Abraten von diesem Modell. Ob von beiden Seiten auf einmal oder in Raten bezahlt wird, spielt hingegen keine Rolle. In beiden Fällen ist die Leistung des Arbeitgebers für die Angestellten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Auch die Zahlungsmodalitäten, also Zahlung auf Rechnung oder im Lastschriftverfahren, hätten keinen Einfluss.

Was passiert bei Kündigung?

Der HBA hat eine Laufzeit von fünf Jahren, auf diesen Zeitraum ist auch die Erstattung durch die GKV ausgelegt – sie deckt die Nettokosten. Falls Apotheker:innen innerhalb dieses Zeitraums kündigen und der Arbeitgeber zahlt den verbleibenden Rest des Betrags, der von den Kassen erstattet wurde, aus, führt die Zahlung beim Angestellten zu steuerpflichtigem Werbungskostenersatz. In den Folgejahren kann dann die laufende Gebühr in der Steuererklärung dann als Werbungskosten steuermindernd geltend gemacht werden.