Tabula rasa

„Die Idee, alle, aber auch wirklich alle Dokumente elektronisch abzulegen, hatte ich bereits vor etwa fünfzehn Jahren“, erinnert sich Apotheker Straulino. Damals scheiterten seine Wünsche noch an den Hardware-Voraussetzungen. „Vor etwa zehn Jahren war es dann soweit“, berichtet er, „leistungsfähigere Server und Rechner kamen auf den Markt und es gab schnellere Duplex-Scanner.“

Was für ihn von Anfang an feststand: Er wollte alle Dokumente nicht nur elektronisch speichern, sie sollten vielmehr über eine entsprechende Software schnell auffindbar sein und sich verwalten lassen, es sollte ein Workflow dahinter liegen. „Ich habe mich von der Firma Bitma solutions in Erlangen beraten lassen“, verrät er. „Das empfohlene Dokumentenmanagementsystem „ELOprofessional“ brachte zwar die richtigen Strukturen mit, war aber noch nicht auf die Apothekenbedürfnisse zugeschnitten.“ Deshalb überlegte Apotheker Straulino zusammen mit seinem befreundeten Apotheker Rolf Hummelmann von der Gustav-Adolf-Apotheke in Zirndorf, welche Arbeitsabläufe sinnvoll sind: Wo sollen welche Dokumente abgelegt werden, wer soll darauf zugreifen können, wie viele User sollen damit arbeiten, welche Dokumente soll nur der Chef einsehen können, welche auch die PKA? Gemeinsam erstellten sie einen langen Aufgabenkatalog und ließen das System an ihre Bedürfnisse anpassen. „Herausgekommen ist ein elektronisches Archiv mit Ordnern, wie man sie von einer Apotheke her kennt, also Ordner für Kunden, für Lieferanten, für den Großhandel, für die Kassen usw., sodass ich als Apotheker nicht umdenken muss. Das ist das Schöne an der Sache: Alle Ordnerstrukturen sind genauso wie gewohnt vorhanden, nur eben nicht real, sondern virtuell auf dem Bildschirm“, freut sich Straulino, „alles ist sehr übersichtlich, man findet sich sofort zurecht.“

Scanner, Server, Speicher

Im Januar 2005 ging es los. „Das Charmante ist“, so Straulino, „dass der Großteil der Hardware bereits in der Apotheke vorhanden ist: Scanner, Server, Speicher. Der Apotheker arbeitet mit Fujitsu-Scannern, die auch für das Scannen von Rezepten eingesetzt werden. Diese Scanner lesen in einem Durchgang zügig Vorder- und Rückseite eines Dokuments ein, sie können Stapel von Dokumenten verarbeiten, sodass nicht jedes Blatt einzeln zugeführt werden muss. Kaum ist das Dokument gescannt, erscheint es quasi in Echtzeit auf dem Bildschirm. Schneller als es von Hand möglich wäre, lassen sich die Dokumente dann am Bildschirm trennen, zusammenklammern, drehen und auf die Ordner verteilen.

Der Apotheker installierte drei Scanner in der Apotheke: ­einer steht am PKA-Arbeitsplatz im Backoffice, ein zweiter in seinem Büro. Und am Arbeitsplatz für seine Approbierte arbeitet ein Multifunktionsgerät mit einem Scanner, bei dem die Dokumente auf eine Glasplatte aufgelegt werden können, um auch Bücher und Kataloge oder Dokumente, die nicht getrennt werden dürfen, scannen zu können. Dieses Multifunktionsgerät erledigt außerdem den elektronischen Faxempfang und das papierlose Versenden von Faxen.

Der Workflow

Martin Straulino hat sich folgenden Arbeitsablauf zurechtgelegt, um einen freien Schreibtisch zu bekommen: „Nachdem ich meine Post geöffnet habe, lege ich alles auf einen Stapel. Danach stecke ich die Dokumente stapelweise in den Scanner. Die Dokumente erscheinen auf dem Bildschirm im Tiff-Format, ich schaue sie mir an, entscheide, was damit zu tun ist und lege sie in die vorgesehenen Ordner des DMS – alles mit nur wenigen Mausklicks: „Das geht viel schneller, als ich Papierdokumente lochen und manuell in Leitz-Ordner ablegen könnte.“ Ist ein Dokument dabei, das ich erst in zwei, drei Wochen benötige, füge ich eine elektronische ­Notiz dazu, warum ich es erst später bearbeiten möchte, und lege es dann mit dem Vermerk Wiedervorlage mit dem Datum ab, an dem es auf meinem Bildschirm unter dem Punkt Aufgaben erscheint.“

Ähnlich verlaufen die Arbeitsvorgänge an den PKA-Plätzen: Alle Rechnungen des Großhandels und der Lieferanten werden sofort gescannt und abgelegt. Sogar eine In-Prozess-Kontrolle ist implementiert. Denn der Rechner liefert eine Liste aller Rechnungen, die in der Warenwirtschaft schon eingebucht sind, die aber noch nicht gescannt wurden und das dazugehörige Dokument im Archiv demnach noch fehlt: „So kann nichts übersehen werden.“ Danach erhält der Apothekenleiter auf seinem Rechner eine Mitteilung mit dem Hinweis, diese anzusehen oder zu prüfen. Das System schreibt automatisch eine virtuelle Kopie in ein Extra-Verzeichnis „Rechnungen“, die dann durch direktes „Hochladen“ an die Datev zum Steuerberater weitergeleitet wird. Analog wird mit Gutschriften oder Kontoauszügen verfahren. Bei der Ablage wird dem System automatisch mitgeteilt, welche Dokumente wann zum Steuerberater gehen sollen. Ist der Zeitpunkt gekommen, sammelt das System mit einem Klick alle Dokumente ein und schickt sie an die Datev. Der Steuerberater benötigt die DMS-Software übrigens nicht. Die Kommunikation läuft über die Datev-Plattform ab, auf die das DMS vorsortiert die entsprechenden Dateien hochlädt.

Apotheker Straulino freut sich bereits auf die neue Version dieses Systems, die Mitte des Jahres erscheint: „Sie hat eine noch intelligentere Texterkennungssoftware integriert als bisher. Wenn man zum Beispiel beim Ausfüllen von Überweisungsformularen von Rechnungen auf das Feld der IBAN-Nummer geht, erkennt das System die Nummer auf der gescannten Vorlage und markiert sie, sodass ich sie nur noch mit der Maus in das Feld der Überweisung ziehe. Außerdem kann man mit der neuen Version noch komfortabler unmittelbar mit dem eigenen Outlook-Client aus dem System heraus E-Mails verschicken.“

Alle Vorgänge mit dem DMS sind äußerst einfach auszuführen, „das ist überhaupt nicht schwierig“, versichert Apotheker Straulino. „Mit dieser Software lässt sich absolut unkompliziert arbeiten, das Verschlagworten und Ablegen eines Dokumentes ist so einfach wie das Verbuchen einer Eingangsrechnung in der Warenwirtschaft – mehr ist das nicht!“

Etwa ein, zwei Wochen hebt Straulino alle Papierrechnungen und Dokumente noch auf – bis die tägliche Datensicherung mehrfach gelaufen ist – „danach wird das Papier wertlos für uns und wir schreddern es mit dem Aktenvernichter“.

Alles ist revisionssicher abgelegt

Wird diese elektronische Ablage von den Behörden akzeptiert? „Selbstverständlich werden die Dokumente revisionssicher abgelegt“, betont Straulino. Anfangs, so räumt er ein, sei es allerdings nicht einfach gewesen, die Behörden davon zu überzeugen, „da muss man Selbstbewusstsein zeigen, auch gegenüber dem Finanzamt, denn das sagt einem nur die Anforderungen, die erfüllt sein müssen, aber nicht, ob der eigene Weg der richtige ist.“

Das von ihm verwendete System stellt eine Versionskontrolle sicher, das bedeutet, dass jede Veränderung an einem Dokument als neue Version gespeichert wird und die ältere Version als solche gekennzeichnet wird – das überzeugte auch die Finanzbehörde.

Bisher hatte er zwei Betriebsprüfungen: Bei der ersten, als er noch ohne Dokumentenmanagement arbeitete, musste er zur Vorbereitung der Prüfung noch mehrere Kofferraumladungen Ordner mit Unterlagen in die Kanzlei des Steuerbüros bringen. Bei der zweiten arbeitete er bereits mit dem ELO-System: „Mein Steuerberater sagte mir, welche Dateien benötigt werden. Ich klickte die Ordner mit den benötigten Dokumenten nur noch an, exportierte sie und brannte sie auf eine DVD, die ich an die Steuerkanzlei schickte. In fünf Minuten war alles erledigt! Der Steuerprüfer wollte sich allerdings vor Ort in der Apotheke ein Bild vom elektronischen Dokumentenmanagement machen. Ich zeigte ihm, dass das System bei jeder Veränderung des Dokuments eine neue Version erzeugt, sodass Manipulationen ausgeschlossen sind.“

Schmunzelnd fügt Straulino hinzu: „Ich war übrigens auch der erste, der ein digitales QMS bei der Bayerischen Landesapothekerkammer durchgesetzt hat. Es war ein zähes Ringen, aber es hat sich gelohnt. Überzeugt hat die Versionskontrolle des Systems und dass man in den Dokumenten Querverweise verlinken kann. Nur ein Beispiel: Die meisten Dokumente im QMS, die wir geschrieben haben, sind in Word erstellt. Steht eine Änderung an, rufe ich das Word-Dokument auf, trage die Ergänzungen oder Änderungen in einer anderen Farbe ein, speichere sie ab, verteile sie elek­tronisch an alle Mitarbeiter, erhalte eine elektronische Lesebestätigung, die ebenfalls abgelegt wird. Da auch die alte Version gespeichert bleibt, lässt sich auf diese Weise einfach nachweisen, dass es eine Entwicklung gab.“

Selbst sensible Dokumente, beispielsweise Passwörter, Zugangsdaten oder Tan-Listen, können mit diesem System abgelegt werden, sie werden verschlüsselt und können dann nur mit einem speziellen Entschlüsselungspasswort aufgerufen werden.

Nur Vorteile

Ein wesentlicher Vorteil, den das System mit sich bringt: „Man spart ungeheuer viel Zeit. Das war für mich die Hauptantriebsfeder, ein solches System einzurichten. Mein Kollege Hummelmann dagegen wollte in erster Linie mobil sein. Für ihn stand die Möglichkeit, ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen zu können, im Vordergrund. Das kann direkt beim Kunden sein, wenn man beim Strumpfanmessen die alten Messblätter einsehen will oder beim Pflegedienst, wenn es um das aktuelle Medikationsblatt geht. Aber auch alleinerziehende Mitarbeiter, die nachmittags zu Hause beim Kind bleiben wollen, können von dort aus in den Abendstunden online ihre Büroarbeit verrichten. So bleiben hochqualifizierte Mitarbeiter dem Betrieb erhalten. Dank Remote-Zugriff über geschützte Tunnel im World Wide Web gelingt das selbst dann, wenn der Chef gerade mit seinem Wohnmobil im Ausland unterwegs ist. Die Büroarbeit kann einfach überall und zu jeder Zeit erledigt werden.“ Mit der Freeware „Eloviewer“ kann man übrigens auf jedem beliebigen Computer – unabhängig vom früheren Warenwirtschaftssystem – komfortabel alle Dokumente wie bisher suchen und ansehen.

In den beiden Apotheken gibt es keinen Ordner mehr mit Rechnungen auf Papier. Es gibt also auch keine Papierdokumente mehr, die vom Steuerbüro zurückkommen und dann zeitraubend in der Apotheke in die Ablage einsortiert werden müssen.

Außerdem: Dokumente gehen nicht verloren. „Digital habe ich noch nie ein Dokument verloren, weil alles mehrfach gespiegelt gespeichert wird“, weiß Apotheker Straulino. Er erinnert sich an das Jahrhundert-Hochwasser 2007 in Baiersdorf: „In meinen Keller ist Wasser eingedrungen und hat einen Teil meiner Papierdokumente, die ich damals noch hatte, in Mitleidenschaft gezogen. Zum Glück waren alle schon seit zwei Jahren gescannt und digital vorhanden, nur die Altablage war vom Wasserschaden betroffen.

Ein besonderer Vorteil, der auch für das DMS spricht, ist seine komfortable Suchfunktion: „Die ist fantastisch. Ich kann in meinem System ‚googeln‘, beispielsweise nach allen Rechnungen eines bestimmten Lieferanten suchen oder nach Kunden, die in einem bestimmten Zeitraum eine Rechnung bekommen haben. Ich habe sogar die Speisekarte meines Lieblings-Griechen eingescannt, sodass ich schon vor meinem Restaurantbesuch nachsehen kann, was ich gerne essen möchte“, lacht Straulino.

Beim Scannen durchlaufen die Dokumente eine OCR-Texterkennung, wodurch später sogar eine Volltextsuche möglich wird.

„Das Schöne beim Arbeiten mit dem DMS ist: Man arbeitet in Echtzeit“, betont Apotheker Straulino. Jedes Dokument wird, sobald es in die Apotheke kommt, sofort bearbeitet und ­abgelegt. Sollte man es später benötigen oder anschauen wollen, wird es auf Wiedervorlage gelegt.

Das System enthält auch eine Postbox, in der man jedem Mitarbeiter Dokumente, die zu bearbeiten sind, zuordnen kann. In diese Postbox werden z. B. die Faxe zur Bearbeitung abgelegt, die in der Storchen-Apotheke selbstverständlich nicht mehr auf Papier ausgedruckt werden, sondern virtuell nur noch auf dem Bildschirm erscheinen.

Und natürlich muss ein weiterer Vorteil erwähnt werden: die Platzersparnis. Man braucht keinen Lagerraum mehr für die Papierordner.

Was wird abgelegt?

Elektronisch abgelegt wird in der Neuen Storchen-Apotheke so gut wie alles, also nicht nur die Dokumente, die buchhalterisch bearbeitet werden. In diesem System findet sich beispielsweise ein elektronischer Ordner „Verwaltung“ für sämtliche Dokumentationen der Apotheke. Selbstverständlich sind hier – ohne Ausnahme – z. B. sämtliche Prüfprotokolle vom Labor, von den Identitätsprüfungen, von den Prüfungen der Packmittel und der Fertigarzneimittel abgelegt, die Rückrufe, die Doku für BTM und TFG, die Meldungen der AMK, etc. und natürlich auch das QMS-Handbuch. Einfach alles ist abgespeichert und dokumentiert.

Der Ordner „Verwaltung“ beinhaltet auch die genannte ­Betäubungsmittelkartei. Diese Dokumente kann der Apotheker mit einem digitalen Stempel signieren, zu dem nur er über ein Passwort Zugang hat. Das Verfahren hat der Amtsarzt so anerkannt.

Ein eigener Ordner ist mit „Krankenkassen“ überschrieben. Hier wird der gesamte Schriftverkehr mit den Kassen abgelegt: „Der Einspruch auf eine Retaxation ist binnen Sekunden erledigt: Das gescannte Schreiben der Krankenkasse wird einfach an diese zurückgefaxt und im ‚Faxfenster‘ digital ergänzt: ‚Auf die beiliegende Retaxation lege ich aus folgendem Grund Einspruch ein …‘ Dieser Einspruchstext wird natürlich auch mit archiviert sowie das Feedback der Kasse als Aufgabe überwacht.“ Ein weiterer Ordner beinhaltet sämtliche Lieferanten, ein anderer Ordner die Unterlagen zum Verleih von Babywaagen und Milchpumpen und ein weiterer Ordner alle Formulare, die in der Apotheke benötigt werden.

Weitere Ordner sind beispielsweise ein Marketingordner, ein Ordner für Versicherungen und einer für Produktinformationen oder Kundenbroschüren. „Natürlich kann man diese Dokumente auch in einem Papierarchiv sammeln. Aber beim Wiederfinden stellt sich die Frage nach dem Stichwort. Früher konnte ich mich oft daran erinnern, dass ich eine entsprechende Info abgeheftet habe. Aber wenn ich den Produktnamen nicht mehr wusste, konnte ich das Dokument nicht mehr finden. Jetzt suche ich Dank der Volltextfähigkeit mit jedem Stichwort, das mir einfällt, auf Anhieb erfolgreich.

Im Ordner „Kunden“ sind alle Kundenprofile abgelegt. Mit einer Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem ist eine eindeutige Zuordnung möglich. Das gilt natürlich auch für die Lieferanten. Außerdem spart man sich die manuelle Pflege dieser Datenbank. Denn die Daten werden ja zweimal im Monat von der ABDA gepflegt. Apropos Rechnungen an Kunden: Sie werden in der Neuen Storchen-Apotheke vom Warenwirtschaftssystem vollautomatisch in digitaler Form erstellt und dann an das DMS zur Ablage weitergereicht, eine elektronische Kopie geht gleichzeitig an den Steuerberater. Nur ein einziger Ausdruck auf Papier wird hier noch angefertigt: Die Rechnung auf Papier, die an den Kunden per Post geschickt wird.

„Ich habe auch einen Ordner ‚Technik‘ eingerichtet“, ergänzt Apotheker Straulino seine Aufzählung, „der alle Gebrauchsanweisungen enthält für die Geräte in der Apotheke. Hier speichere ich entweder die Beschreibungen als PDF aus dem Netz oder von einer CD heruntergeladene Handbücher oder ich scanne die gedruckten Gebrauchsanweisungen und Garantiekarten ein. Es gibt eigentlich nichts, was nicht in diesem System abgelegt ist. Jedes Dateiformat kann archiviert und bearbeitet werden. Mein Kollege Hummelmann hat auch seinen Anrufbeantworter digitalisiert. Jetzt kann er telefonische Bestellungen in einem Sounddateiformat genauso am PC verarbeiten wie eine E-Mail oder ein Fax und am Ende direkt beim Kunden im Archiv ablegen.“

Sogar ein privater Bereich wurde in dem Dokumentenmanagement-System angelegt, auf den nur der Chef persönlich zugreifen kann. Hier hat er beispielsweise alle Ausweise und Pässe seiner Familie abgelegt, die Zeugnisse der Kinder, die Entschuldigungsschreiben an die Schule, die Urlaubsbuchungen, seine privaten Lieferanten, private Fotos u.v.m.

Abgerundet wird das DMS durch ein virtuelles Klemmbrett, auf das man durch drag and drop Dateien ablegen kann, die beispielsweise zur Vorbereitung auf ein Gespräch oder eine Aktion benötigt werden.

Wichtig: ein guter Aktenvernichter

Die Idee eines papierlosen Dokumentenmanagementsystems ließe sich natürlich auf die Spitze treiben, doch soweit will Apotheker Straulino denn doch nicht gehen. Für ihn soll dies kein Selbstzweck sein, sondern Sinn machen. So ist es nach wie vor einfacher, einen Notizzettel aufs Rezept zu kleben, um auf Unklarheiten oder zu erledigende Vorgänge hinzuweisen.

„Das Schöne: Ich habe immer einen freien Tisch. Und mit einer einfach zu bedienenden und intelligenten Suchfunktion ist jedes Dokument auffindbar, selbst dann, wenn es versehentlich mal falsch abgelegt wurde“, rühmt er seine Idee.

Um mit diesem System arbeiten zu können, „muss man kein Technikfreak sein, es ist kinderleicht zu bedienen, die Schulung der Mitarbeiter für dieses System ist in einer Viertelstunde erledigt. Man kann vom ersten Tag an produktiv mit diesem System arbeiten“.

Und er fügt begeistert hinzu: „Man braucht nur noch eine gute Schere, einen Entklammerer und einen Aktenvernichter.“ Sein Tipp: „Beim Aktenvernichter sollte man nicht sparen.“ Er hat ein Gerät angeschafft, das die Akten nicht nur in Streifen schneidet, sondern die Streifen in kurze Schnipsel zerlegt. Das hat den Vorteil, dass sie weniger Platz bei der Entsorgung benötigen.

Und die Kosten?

Das Dokumentenmanagementsystem ist modular aufgebaut, je nach eigenen Wünschen und Bedürfnissen ist es erweiter- und ausbaubar. Ein schon sehr gut brauchbares System bekommt man ab 6000 Euro. „Die Zeitersparnis, der Spaß, den das System macht, die Chefzeit, die man einspart – da ist das System locker seinen Preis wert“, ist Apotheker Straulino überzeugt. „Natürlich sparen auch die Mitarbeiter viel Zeit und haben Spaß dabei. Und das DMS ist auf allen Arbeitsplätzen der Apotheke und auf meinem Heimarbeitsplatz in der Privatwohnung verfügbar – man hat immer und überall alle Dokumente digital zur Verfügung.“

Und die Hardware-Anforderungen sind überschaubar. Handelsübliche Rechner reichen vollkommen aus, dazu die Scanner, die meist schon in Apotheken vorhanden sind.

Als Speichermedium dient der Server, der für das Warenwirtschaftssystem eingesetzt wird. Die Datenmengen, die durch das DMS anfallen, sind verhältnismäßig klein.

Ein Thema ist natürlich die Sicherung der Daten: In der Neuen Storchen-Apotheke werden die Daten ständig in einem RAID-System auf weitere Festplatten im Server gespiegelt. Zusätzlich werden die Daten noch über Nacht außer Haus auf ein NAS-System in doppelter Ausführung gesichert, sodass die Daten räumlich getrennt und mehrfach vorhanden sind. Außerdem liegen alle steuerrelevanten Daten als weitere Kopie im Großrechenzentrum der DATEV. „So viel Sicherheit bietet kein Papierarchiv“, weiß Straulino.

Sind noch Wünsche offen? Apotheker Martin Straulino kann sich kaum noch Verbesserungen vorstellen: „Früher füllten in meinem Büro noch zahlreiche Ordner die Regale und große Aktenschränke – das alles gibt es nicht mehr, es sammeln sich keine Papierdokumente mehr an. Es ist unbeschreiblich befreiend, ich kann es mir nicht mehr anders vorstellen.“

Bis zu seiner Rente hat er zwar noch ein paar Jahre, aber auch daran hat er schon gedacht: „Wenn ich später einmal meine Apotheke abgebe, habe ich keine Papierordner mehr, ich nehme meine zwei oder drei Datensicherungsträger unter den Arm – das war’s dann.“ |

Weitere Artikel zum Schwerpunkt "Elektronische Helfer":

• Peter Ditzel: Elektronische Helfer. Wie Soft- und Hardware den Apothekenalltag erleichtern können.
• Olaf Taupitz: Mit Handy bezahlen. Warum Mobile Payment die Zukunft ist.
• Beate Riek: Software und Datenbanken. Wie Software die Dokumentation und das Management erleichtern kann.
• Stefanie Brune: Medikationsanalyse – leicht gemacht. Wie die Scholz-Datenbank die Risikoanalyse unterstützt.
• Juliane Brüggen: DAP PZN-Checkplus. Schnelle Hilfe bei Mehrfachverordnungen.
• Juliane Brüggen: DAP Retaxierungs-Service. Wie man frühere Rabattvertragssituationen überprüfen kann.