Schwerpunkt

Software und Datenbanken

Wie Software die Dokumentation und das Management erleichtern kann

Von Beate Riek | Korrekte Rezeptbelieferung ohne Warenwirtschaftssystem – das kann sich keiner mehr vorstellen. Ohne den elektronischen Helfer wäre keine Apotheke arbeitsfähig. Doch neben dem Riesen „Warenwirtschaftssystem“ gibt es auch einige kleinere Solitäre, die den Apothekenalltag spürbar erleichtern können. Programme und Datenbanken, die gezielt auf eine ganz spezifische Fragestellung ausgerichtet sind und dabei in perfekter Weise genau das bieten, was der Apothekenmitarbeiter braucht.

In der Apotheke treten grundsätzlich zwei Fälle auf, in denen elektronische Helfer besonders viel Nutzen bringen: Entweder wenn so große Datenmengen parat gehalten und verarbeitet werden müssen, dass ein normales menschliches Gehirn dies nicht mehr leisten kann. Oder wenn bestimmte, klar definierte Abläufe sich in immer gleicher Weise wiederholen. Letzteres trifft insbesondere auf den Bereich der Dokumentation zu.

Die Zahl der Vorgänge, die in der Apotheke dokumentiert werden müssen, ist ebenso umfangreich wie verwirrend. Softwareprodukte erleichtern hier nicht nur die Erstellung der Dokumente, sondern sie helfen in der Regel auch bei der Beurteilung der Situation und erinnern an eventuell zu ergreifende Maßnahmen.

BtM-Dokumentation

Die Dokumentation von Betäubungsmitteln ist ein Bereich, der durch ein entsprechendes Programm sehr gut umgesetzt werden kann. Welche Angaben vom Apotheker dokumentiert werden müssen, ist in der Betäubungsmittelverschreibungsverordnung BtMVV klar geregelt – das geht so weit, dass sogar die Form sehr konkret vorgegeben ist. Die Dokumentation im BtM-Programm sieht damit am Ende daher nicht wesentlich anders aus als auf den Papier-Formularen – aber der Weg dahin ist deutlich schneller und komfortabler.

Im Gegensatz zur handschriftlichen Dokumentation werden die Adressen der Verordner, Großhändler und Patienten nur einmalig erfasst und können dann bei jeder Buchung einfach nur ausgewählt werden. Im BtM-Programm sind alle auf dem Markt befindlichen Betäubungsmittel bereits mit Angaben zum Wirkstoff, der enthaltenen Menge und den pro Arztgruppe verordnungsfähigen Höchstmengen hinterlegt. Über die PZN wird die passende Karteikarte sofort gefunden. Dann braucht der Arzt- und Patientennamen nur noch aus der Liste ausgewählt werden. Explizit einzutragen sind also nur noch die verordnete Menge und die Rezeptnummer. Dass das BtM-Programm hier viel Schreibarbeit spart, ist offensichtlich, aber das ist noch nicht alles. Es weist z. B. auch auf notwendige Rezeptkennzeichnungen hin, überwacht die Höchstmengen und druckt automatisch vorgeschriebene Dokumente wie z. B. Vernichtungserklärungen. Die aktuellen BtM-Bestände sind jederzeit mit wenigen Klicks einsehbar.

Ausgangsstoffprüfung und Rezepturherstellung

Der Bereich „Herstellung und Prüfung von Arzneimitteln bzw. Ausgangsstoffen“ ist da schon wesentlich komplexer. Auch hier ist eine Dokumentation gefordert, der aber gegebenenfalls ein aufwendiger Beurteilungs- und Entscheidungsprozess vorausgeht.

Will man einen Ausgangsstoff prüfen, muss man beispielsweise zunächst überlegen, mit welcher Prüfmethode dies rechtskonform machbar ist. Natürlich fällt der erste suchende Blick ins Arzneibuch. Ob die da vorgegebene Prüfung in einer Offizinapotheke angewendet werden kann, steht auf einem anderen Blatt. Wer hat schon einen Gaschromatografen im Labor stehen?

Nun kann man sich auf die Suche nach einer anderen, adäquaten Prüfvorschrift machen, und dabei Bücher und Loseblattwerke wälzen. Man kann aber auch das Dr. Lennartz Laborprogramm für Apotheken konsultieren. Dieses dokumentiert nämlich nicht nur die durchgeführte Ausgangsstoffprüfung, sondern listet auch die infrage kommenden Prüfmethoden aus mehreren Literaturquellen auf. Und spart somit Zeit bei der Vorbereitung und Dokumentation der Ausgangsstoffprüfung. Sofern IR- oder NIR-Protokolle, DC-Bilder oder mikroskopische Aufnahmen als PDF-Datei vorliegen, können diese sogar direkt in die Dokumentation der Ausgangsstoffprüfung eingebunden werden – so bleiben alle relevanten Unterlagen untrennbar verknüpft.

Wenn mit dem geprüften Ausgangsstoff ein Rezepturarzneimittel hergestellt werden soll, entsteht weiterer Dokumentationsaufwand. Wird die Rezeptur erstmalig angefordert, muss eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt (und natürlich dokumentiert) werden, dann folgt die Herstellungsanweisung, und am Ende das Herstellungsprotokoll. Insbesondere die Textpassagen von Herstellungsanweisung und Herstellungsprotokoll sind sehr ähnlich, sodass sie in einer Software einfach von einem Dokument in das andere übernommen werden können.

Bei der Rezepturdokumentation zeigt sich ein weiterer Vorteil des Dr. Lennartz Laborprogramms: die Plausibilitätsprüfung wird nicht einfach nur dokumentiert, sondern der Anwender wird inhaltlich durch die Prüfung geführt. Jeder zu prüfende Aspekt wird durch das Programm einzeln abgefragt, gleichzeitig werden alle zur Beurteilung notwendigen, redaktionell gepflegten Stoffdaten angezeigt. So kann der Anwender die Beurteilung vornehmen, ohne weitere Literaturquellen durchforsten zu müssen. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass alle relevanten Punkte auch wirklich überprüft werden. Und das Protokoll wird „so ganz nebenbei“ auch erstellt.

Das Dr. Lennartz Laborprogramm für Apotheken erleichtert die Dokumentation von Ausgangsstoffprüfung und Rezepturherstellung.

Umgang mit Gefahrstoffen

Das Gefahrstoffrecht zeichnet sich durch seine besondere Komplexität aus. Wer hat noch den Durchblick, welche Sicherheitsmaßnahmen beim Umgang mit bestimmten Stoffen beachtet werden müssen und welche Hinweise und Gefahrstoffsymbole auf das Standgefäß aufgebracht werden müssen? Oder welche Kundenunterweisung und Dokumentation bei Abgabe eines Gefahrstoffs durchzuführen sind? Wenn der Apothekenmitarbeiter nicht sicher ist: das Gefahrstoff-Programm ist es.

Hier wird ein weiterer Vorteil von Softwareprodukten ersichtlich, der grundsätzlich für alle Programme gilt: Durch regelmäßige Updates sind sie jederzeit auf dem aktuellen Stand. Gibt es neue rechtliche Entwicklungen oder neue Datensätze, werden diese zeitnah in die Programme integriert und bieten den Usern zusätzliche Sicherheit.

Das Gefahrstoffprogramm leitet sicher durch die komplexen Anforderungen des Gefahrstoffrechts.

Datenschutz

Apropos Sicherheit: wie sieht es eigentlich beim Thema Datenschutz aus? In jeder Apotheke werden auf vielfältigen Wegen Patientendaten gesammelt und archiviert – ganz gleich, ob in gedruckter oder digitaler Form. Dass die Apotheke dies tut, ist völlig legitim. Sie ist dank Dokumentations- und ähnlichen Vorschriften sogar explizit dazu verpflichtet. Das Einverständnis des Patienten muss in den vorgeschriebenen Fällen zwar nicht eingeholt werden, aber dies ändert nichts an der Tatsache, dass es sich bei vielen dieser persönlichen Daten um Gesundheitsdaten handelt, die unter die höchste Schutzstufe des Bundesdatenschutzgesetzes fallen. Der Umgang mit ihnen sollte also stets sehr sorgfältig erfolgen, und der Apothekeninhaber hat dafür Sorge zu tragen, dass sie nicht in falsche Hände gelangen. Hier kann es helfen, ein Buch zum Thema Datenschutz zu lesen, um sich darüber klar zu werden, an welcher Stelle die Abläufe in der Apotheke gegebenenfalls optimiert werden müssten. Es gibt aber auch eine charmante Alternative: ein Programm wie z. B. dsbAssist, das den User Schritt für Schritt und apothekenbezogen durch die Thematik Datenschutz führt. Dass beim Bearbeiten auch ein öffentliches Verfahrensverzeichnis oder bei Bedarf eine Mitarbeiterverpflichtung erstellt wird, versteht sich von selbst.

Medikationsmanagement

Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind die Medikationsdaten eines Patienten sicherlich die sensibelsten Daten, mit denen man in der Apotheke umgeht. Doch wie geht man so eine Medikationsanalyse an? Klar, man befragt erstmal die ABDA-Datenbank. Wer dies mal mit fünf oder mehr Medikamenten ernsthaft versucht hat, weiß: so einfach ist das nicht. Je mehr Wirkstoffe, umso komplexer wird der Abgleich. Welche Interaktion ist wirklich relevant? Schließt eine der Erkrankungen womöglich die Gabe eines Medikaments für die andere Erkrankung aus? Spielen Nahrungs- und Genussmittel oder gar Drogen eine Rolle? Je weiter sich die Fragen von dem reinen Arzneimittel-Interaktions-Check entfernen, umso weniger kann die ABDA-Datenbank weiterhelfen. Hier helfen spezialisierte Datenbanken wie z. B. mediQ, die eigens für die Analyse und Optimierung von Medikationsplänen entwickelt wurden. Eine solche Datenbank hilft schon sehr viel weiter. Und mit jeder Analyse wächst die Expertise und die eigene Sicherheit.

Gedruckte Standardwerke in digitaler Form

Vielen Apothekern ist gar nicht bewusst, dass so manches klassische Nachschlagewerk, das sie immer wieder aus dem Bücherregal wuchten, auch in digitaler Form zur Verfügung steht. Damit sind jetzt nicht E-Books gemeint, sondern beispielsweise das Datenbankportal DrugBase.de. In DrugBase finden sich zum Beispiel die Pädiatrischen Dosistabellen, die vermutlich jeder Apotheker schon mal im Notdienst gesucht hat, oder der Index Nominum, mit dem man problemlos den Wirkstoff eines türkischen Fertigarzneimittels identifizieren kann. Hagers Enzyklopädie als Datenbank … die Normdosen … die Arzneimittelprofile … mit DrugBase hat man alles was man braucht beisammen, kann schnell und einfach zwischen den einzelnen Werken wechseln und ist dank automatischer Updates immer auf dem aktuellsten Stand.

Und der Clou: Wird ein Suchbegriff eingegeben, werden die Treffer in den jeweiligen Datenbanken angezeigt. So kann bequem von Treffer zu Treffer in den einzelnen Datenbanken recherchiert werden.

Im Portal DrugBase.de finden sich verschiedenste Informationen rund um das Thema Arzneimittel.

Nahrungsergänzungsmittel und ergänzende bilanzierte Diäten

Es gibt auch eine Datenbank, in der diejenigen Präparate aufgeführt sind, die als Nahrungsergänzungsmittel, ergänzende bilanzierte Diäten, diätetisches Lebensmittel, perorales Medizinprodukt oder ähnliches deklariert sind. Die MinaerBa-Datenbank (www.minaerba.de) enthält alle beratungsrelevanten Angaben für über 4500 Produkte: Inhaltsstoffe, Zweckbestimmung, Risiken, Packungsgrößen und Preise. Die Datenbank ist webbasiert, sodass die abgerufenen Informationen automatisch immer auf dem neuesten Stand sind. Neben den Informationen zu etablierten Mikronährstoff-Präparaten findet man damit auch topaktuelle Angaben zu den immer wieder neu in der Regenbogenpresse erscheinenden Wunderprodukten – und kann eine fachlich fundierte Beratung dazu geben. |