HBA-Anwendung außerhalb der TI – was ist zu beachten?

Für die Anwendung innerhalb der TI ist die QES in vielen Fällen der Unterschrift per Hand gleichgestellt. So können mit ihrer Hilfe Dokumente und Datensätze rechtssicher signiert werden. Die QES ist eines der Basisfeatures des HBA. So müssen Ärzte und Ärztinnen Rezepte beispielsweise mit ihrer QES „abzeichnen“, in der Apotheke ersetzt sie bei Rezeptänderungen auf E-Rezepten das Handzeichen des oder der verantwortlichen Approbierten.

Neben diesen Anwendungen innerhalb der TI kann der HBA aber auch anderweitig für rechtsgültige elektronische Unterschriften etwa zum Abschluss von signaturpflichtigen Verträgen sowie zur Ver- und Entschlüsselung von E-Mails verwendet werden. Bislang war dafür eine gesonderte Signaturkarte notwendig. Konkreter Anwendungsfall in der Apotheke wäre beispielsweise neben E-Mailverschlüsselung die papierlose Dokumentation. Die QES ermöglicht die rechtssichere elektronische Freigabe und Archivierung aller Dokumente, wie zum Beispiel Herstellungs- und Prüfprotokolle in Verbindung mit dem Dr. Lennartz Laborprogramm. Der Medienbruch durch das Ausdrucken und gegebenenfalls wieder Einscannen entfällt dann.

Wie kann man die Funktion nutzen?

Möchten Apotheker:innen diese Funktion nutzen, müssen sie sich das allerdings schon bei der Beantragung des HBA überlegen. Wer diese Zusatzfunktion nutzen möchte, muss bei der Bestellung des HBA im Antragsportal in das Feld „Zertifikats-E-Mail-Adresse (optional)“ die E-Mail-Adresse eintragen. Das Feld „Monetäre Beschränkung in EUR (optional)“ im Antragsportal des qVDA ermöglicht beim Abschluss von Verträgen die Nutzung der Signaturfunktion zu beschränken. Man kann dort eine Höchstsumme eintragen, bis zu der mit dem betreffenden HBA Verträge abgeschlossen werden können.

Wenn man hingegen auf die Zusatzfunktion verzichten und die QES nur innerhalb der TI nutzen möchte, bleiben die Felder „Zertifikats-E-Mail-Adresse (optional)“ und „Monetäre Beschränkung in EUR (optional)“ einfach frei. Die Kammer Baden-Württemberg weist in ihren FAQ darauf hin, dass eine E-Mail-Adresse angeben werden muss, auf die nur der Antragsteller oder die Antragstellerin Zugriff haben.  Außerdem muss diese E-Mail-Adresse für die Laufzeit des HBA bestehen bleiben. Ob bei einer Änderung dieser E-Mail-Adresse während der Laufzeit der HBA gleich komplett gesperrt werden muss, verifiziert die Kammer gerade.

Insbesondere aufgrund der umfassenden Dokumentationspflichten in der Apotheke kann die Nutzung der QES in Kombination mit papierloser Ablage viel Papier und Platz sparen. Allerdings kann die QES nicht in jedem Fall die Schriftform ersetzen. So ist zum Beispiel bei Kündigung eines Arbeitsverhältnisses gerade die elektronische Form als Ersatz der Schriftform ausgeschlossen (§ 623 BGB). Rechtsgeschäfte (z. B. Kaufverträge über bewegliche Sachen), bei denen die Schriftform nicht vorgeschrieben ist, bedürfen logischerweise auch keiner qualifizierten Signatur. Lediglich zu Beweiszwecken kann es sinnvoll sein, die Schriftform beziehungsweise ersatzweise die QES zu wählen.