HBA für angestellte Approbierte: Welche Fristen gelten bei der Kostenerstattung?

In der 1. Änderungsvereinbarung zur TI-Vereinbarung haben Apothekerschaft und Krankenkassen wichtige Details zur Finanzierung der für die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) erforderlichen Ausstattungskomponenten und deren Betriebskosten vereinbart. Im Vergleich zur ersten Vereinbarung aus dem vergangenen Jahr wurden unter anderem die Pauschalen für die Anschaffung der TI-Komponenten erhöht. Außerdem wurde bei der Erstattung der Betriebskosten für die elektronischen Heilberufsausweise (HBA) nachgebessert: Die neue Vereinbarung sieht nun auch eine Pauschale für die HBA der angestellten Apotheker:innen und der Pharmazieingenieur:innen vor, ursprünglich war das nur für die Ausweise der Inhaber:innen festgelegt worden.

Bislang war ein HBA auch nur notwendig, um die SMC-B in der jeweiligen Apothekenbetriebsstätte für den Zugang zu den Fachanwendungen der TI zu legitimieren. Dazu reicht auch im Filialverbund der HBA der jeweiligen Inhaber:innen. Der Zeitraum, in dem die Legitimation der SMC-B ohne erneute Legitimation durch einen HBA wirksam bleibt, ist nämlich nicht beschränkt. Mit der Einführung des E-Rezepts wird jedoch jedes Teammitglied, das Änderungen an einer elektronischen Verschreibung vornehmen und diese freigeben muss, über einen HBA verfügen müssen.

Doch wie kommen Angestellte nun in den Genuss dieser Erstattung? Den HBA müssen sie bekanntermaßen bei ihrer zuständigen Apothekerkammer selbst beantragen. Die Pauschale für die Betriebskosten steht allerdings dem Inhaber zu, sprich: Er muss sie für seine Angestellten beantragen und die Auslagen erstatten.

Allerdings können Inhaber:innen den Zuschuss nur für das Personal beantragen, das am 1. Juli 2021 bei ihnen angestellt ist. Lediglich für Berufsanfänger:innen gibt es eine Ausnahmeregelung: Für sie kann die Erstattung auch beantragt werden, wenn sie erst mach dem 1. Juli ihren Job antreten. Werden Approbierte ohne HBA, die keine Anfänger:innen mehr sind, nach dem Stichtag eingestellt, gibt es keine Förderung. Daher empfiehlt beispielsweise die LAK BaWü, dass sich Apothekeninhaber:innen und angestellte Apotheker:innen über eine Kostenübernahme verständigen – eine gesetzliche Regelung zur Kostenübernahme durch den Arbeitgeber oder eine gesetzliche Verpflichtung, den Heilberufsausweis auf eigene Kosten anzuschaffen, gibt es nämlich nicht. Einen pragmatischen Ansatz bieten hierzu evtl. die Portale der Kartenhersteller. Dort könne auch eine vom Antragssteller abweichende Rechnungsanschrift (inkl. Firmenangabe) angegeben werden, so die Kammer in ihren FAQ.

Der 1. Juli war zwar der Stichtag für das Angestelltenverhältnis und der Tag, ab dem die Erstattung beantragt werden kann, es musste aber nicht an diesem Tag der Antrag gestellt werden. Im Gegenteil. So heißt es auf der FAQ-Seite des NNF, der die Verteilung der Gelder übernimmt, auf die Frage, ob man den Antrag nur am 1. Juli stellen kann: „Nein – wir freuen uns sogar, wenn Sie das nicht tun, damit wir nicht überrannt werden und alle Anträge ordnungsgemäß und zeitnah bearbeiten können.“ Übrigens kann pro Apotheke nur einmal ein Antrag gestellt werden, also für alle förderfähigen angestellten Approbierten und Pharmazieingenieur:innen zusammen.

Eine weitere Voraussetzung, dass der Antrag gestellt werden kann, ist, dass die TI bereits in Betrieb genommen worden und  der initiale TI-Antrag nach Inbetriebnahme der TI gestellt und beim NNF geprüft worden ist. Erst dann sind die Anträge für zusätzliche Leistungen im NNF-Portal verfügbar. Das heißt, wo die TI schon läuft, kann seit 1. Juli der Antrag gestellt werden, alle anderen können sich noch bis nach der Inbetriebnahme Zeit lassen.