Der Apotheker als Manager

Krankmeldungen sind gelegentlich ein ähnliches Thema. Auch unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen und der Verschwiegenheitspflicht sind Antworten auf nachfolgende Fragen hilfreich: Wie lange dauert voraussichtlich die Arbeitsunfähigkeit bzw. wann kann hierzu eine nähere Angabe gemacht werden und gibt es wichtige Dinge, die in Abwesenheit des Betroffenen organisiert werden müssen (beispielsweise Termin­absagen, Versand von Termin­sachen, Reisestornierungen o. ä.)? Auch dies lässt sich einfach in eine Formatvorlage überführen.

REGEL 10: Machen Sie mit Ihrem Team eine langfristige Urlaubsplanung

Gerade wenn die Personaldecke dünn ist, ist es umso wichtiger, Abwesenheiten auch unter dem Gesichtspunkt von Vertretungs­optionen zu planen. Hängen Sie bereits im Dezember einen Jahresplan für das kommende Jahr aus, in den sich alle eintragen können. Definieren Sie Regeln für die Disposition (z. B. A und B sollten möglichst keine Überschneidungen bei ihrer Abwesenheit haben, maximale Urlaubsdauer grundsätzlich zwei Wochen, möglichst persönliche Übergaben zwischen den Urlauben etc.). Ausnahmen von den Planungsregeln sollten von allen mitgetragen werden und ausgewogen sein (z. B. der Wunsch einer Mitarbeiterin nach vier­wöchiger Hochzeitsreise). Alle Mitarbeiter sollten ihren Jahres­urlaub auch vollständig in dem jeweiligen Kalenderjahr nehmen. Urlaubsreste, die ins Folgejahr geschoben werden, sollten die Ausnahme sein.

Natürlich ist das ein nicht un­kritisches Thema für das Team. Dennoch lohnt es sich am Ende für alle, wenn derartige Verein­barungen gefunden und stabil eingehalten werden.

REGEL 11: Halten Sie Ordnung in Ihrer Apotheke

Legen Sie fest, dass ein täglich wechselnder Ordnungsdienst am Ende des Tages eine Runde dreht und prüft, ob alle Fenster verschlossen sind, die Lichter gelöscht wurden, alle Geräte ausgeschaltet sind, die Desinfektionsspender und die Papierhandtücher aufgefüllt sind, der Hausbriefkasten geleert ist, ob der Bedarf an zusätzlicher Reinigung besteht, ob Fluchtwege frei sind etc. Sie sind nicht der Hausmeister der Apotheke. Wenn dieser Ordnungscheck auf alle verteilt wird, entsteht auch automatisch mehr Problembewusstsein. Dadurch reduziert sich allmählich eine „Melden macht frei“-Mentalität. Das wiederum verschafft Ihnen persönlich mehr Freiraum, den Sie sicher gut für wichtige Themen in Ihrer Apotheke einsetzen können.

REGEL 12: Investieren Sie in den Nutzungsgrad eingesetzter Programme

Nehmen Sie das Beispiel Excel. Wir alle nutzen dieses Programm regelmäßig in einer meist überschaubaren Anwendungstiefe. Im Selbststudium erlerntes Wissen neigt nach kurzer Zeit zum „Einfrieren“. Man begnügt sich mit der erreichten Nutzungsroutine und scheut sich vor dem Ausbau der Möglichkeiten, die das Programm bietet. Schade. Die meisten Programme bieten sehr viel mehr und vor allem viele zeitsparende Zusatzfunktionen. Eine Excel-Pivot-Tabelle beispielsweise macht Auswertungen schneller und zielgerichteter. Eine Grafikoption macht den Datenwust lesbarer und interpretierbarer, Verknüpfungen machen die Tabellen stabiler und halten sie aktuell.

Gönnen Sie sich doch einmal einen kurzen Vertiefungskurs in den Anwendungen, die Sie häufig nutzen. Wenn Sie dazu wenig Zeit zur Verfügung haben, nutzen Sie die im Web verfügbaren kurzen Videoclips. Es lohnt sich.

REGEL 13: Pflegen Sie Ihre Kontaktdaten

Die Zeit für die Suche nach Telefonnummern und E-Mail-Adressen kann man sich leicht sparen, wenn man seine persönlichen Kontaktdaten pflegt und auf allen Mobil­geräten synchronisiert. Zusätzliche Informationen über den Kontakt sind oft hilfreich: z. B. Name der Sekretärin, evtl. eine zusätzliche private E-Mail-Adresse für den Versand vertraulicher Informationen, Geburtstag, Hobby, Vorlieben, letzter Kontakt etc. Eine gezielte Ansprache Ihrer Kontaktpersonen wird damit verbessert und ein besserer Zugang unterstützt. Das spart oft Zeit.

REGEL 14: Misten Sie öfter aus

Viele Schreibtische sind keine Arbeitsmittel mehr, sondern wesent­licher Bestandteil der Ablage. Trennen Sie sich von allem, was sich auf oder in Ihrem Schreibtisch befindet und nicht zur Bearbeitung aktueller Themen notwendig ist: Zeitschriften, Prospekte, abgeschlossene Vorgänge etc. Diese Sachen gehören entweder in eine sinnvolle Ablage (digital, Ordner, Hängeregister o. ä.) oder in den Papierkorb. Was Sie nicht gleich lesen müssen oder können, legen Sie am besten in ein gut gegliedertes Ablagesystem und greifen dann bedarfsorientiert darauf zu. Ein riesiger Stapel ungelesener Zeitschriften auf Ihrem Schreibtisch verdeutlicht Ihnen sonst zu oft und zu deutlich, „es nicht zu schaffen“. Es ist ein gutes Gefühl, einen (fast) leeren Schreibtisch abends zu verlassen und morgens einen solchen vorzufinden. Auch die Reinemachekraft wird es Ihnen danken.

Viel Erfolg beim Ausprobieren…

Fortsetzung folgt ... |