Der Apotheker als Manager

REGEL 5: Machen Sie die Aufgaben­zuordnung in Ihrem Team transparent und sichern Sie möglichst viele Aufgaben durch klare Vertretungs­regelungen ab.

Die Erstellung einer Aufgaben­matrix ist hierfür eine gute Hilfe. Erfassen Sie alle Aufgaben des Teams in einer Liste, ordnen Sie Mitarbeiter mit der Kennzeichnung F (federführend) und V (vertretend) zu. Darüber hinaus sollten Sie schrittweise auch den jähr­lichen Zeitbedarf einschätzen, der mit der Erledigung bestimmter Aufgaben verknüpft ist. Diese Schätzung wird im ersten Schritt nur sehr grob sein, durch Sensibilisierung aller hinsichtlich der Verwendung der Teamzeit werden die Angaben mit der Zeit realistischer.

Kalkulieren Sie für eine Vollzeitkraft mit rund 1760 jährlichen Stunden Präsenz am Arbeitsplatz. Damit sind urlaubs- und krankheitsbedingte Abwesenheiten und ein Puffer für Sonstiges bereits berücksichtigt. Dieser Ansatz ist als Durchschnittswert akzeptabel und leitet sich wie folgt ab: Bei einer tariflichen Arbeitszeit von 40,0 Stunden/Woche und 52 Wochen ergeben sich Sollstunden in Höhe von 2080 Stunden brutto jährlich. Davon sind in Abzug zu bringen beispielsweise 35 Werktage Urlaub, 10 Tage Krankheit und drei Tage Fortbildung jährlich. Somit reduziert sich die Verfügbarkeit um 48 Werktage bzw. acht Wochen, ergibt rund 320 Stunden (Arbeitszeit 40,0 Stunden/Woche bei einer Sechstagewoche). Es verbleiben somit rund 1760 Stunden Nettoverfügbarkeit am Arbeitsplatz (s. Tab. 1).

Die verfügbaren Ressourcen umfassen dann X Stunden, die auf die einzelnen Aufgaben entfallen. Bei der Aufgabenverteilung spielt die formale Qualifikation natürlich eine entscheidende Rolle. Darüber hinaus sollten Sie Aufgaben auch nach Talent und Bereitschaft verteilen. Bei bestimmten Aufgaben sollten Sie vielleicht auch die persönliche Weiterentwicklung der Person im Auge behalten, bei anderen eher die Frage einer regelmäßigen Rotation im Team. Je mehr Mitarbeiter sich im Laufe der Zeit in verschiedene Aufgabengebiete einarbeiten, umso flexibler wird Ihre Personaleinsatzplanung.

REGEL 6: Schaffen Sie eine klare Kommunikationsplattform.

Legen Sie fest, in welchem Rhythmus Sie mit wem worüber sprechen müssen. Das Ergebnis mündet in einer Kommunikations­matrix für Ihr Team. Sie zeigt auf, welche Besprechungen es gibt, wer daran teilnimmt, wann sie wie lange stattfinden, ob es eine Agenda und ein Protokoll gibt und wo diese abgelegt werden und vor ­allem auch wie das gesamte Team bei Abwesenheit Einzelner über relevante Sach­verhalte informiert wird.

Limitieren Sie Besprechungen zeitlich, beginnen Sie pünktlich und überziehen Sie möglichst nicht. Besprechungen gegen Ende des Arbeitstages gefährden sonst die Motivation der Teilnehmer. Sie können auch überlegen, ob Sie die Besprechungen einmal nacheinander auch von den Teammitgliedern leiten lassen. Üben Sie alle in der Protokollierung der Ergebnisse und legen Sie am Ende immer fest: Wer macht was bis wann? Viele Besprechungen leiden unter Unverbindlichkeit, fehlender Adressierung sowie unter geringer Umsetzungsnachhaltigkeit (s. Tab. 2).

Legen Sie eine Offene-Posten-Liste an, die alle Punkte aus Besprechungen so lange mitführt, bis die jeweilige Aufgabe erledigt ist (s. Tab. 3).

Regelungsbedarf gibt es insbesondere bei größeren Apotheken auch bei der Frage des E-Mail-Verkehrs im Team. Haben alle einen E-Mail-Zugang, gibt es klare Regeln für die Betreffzeile oder die cc-Kultur? Oft werden Führungskräfte und Mitarbeiter überschwemmt mit cc-Mails, aus denen nur schwer zu erkennen ist, wo eventueller persönlicher Handlungsbedarf besteht. Wie sieht es aus mit E-Mails von Kunden? Werden diese zeitnah ­abgerufen? Gibt es verein­barte ­Reaktionszeiten auf E-Mail-An­fragen etc.? Erstellen Sie einen E-Mail-Knigge mit Antworten auf diese Fragen.

Klären Sie auch, wie die Ablage von E-Mails erfolgen soll, um Vorgänge lückenlos nachvollziehen zu können. Treffen Sie Regelungen hinsichtlich eines Zugriffs auf Mailkonten der Mitarbeiter bei unerwartetem Ausfall Einzelner. Vereinbaren Sie eine klare Trennung von privatem E-Mailverkehr und dienstlichem Account. Und vor ­allem denken Sie dabei auch an datenschutzrechtliche Belange.

REGEL 7: Gestalten Sie Ihre Ablage transparent und ­systematisch.

Entwerfen Sie eine Gliederung für Ihre elektronische Schriftgut­ab­lage, die Ihren Bedarf abdeckt.

Oberbegriffe könnten beispielsweise sein: Mitarbeiter, Finanzen, Einkauf, Kunden, Behörden, Prozesse, Marketing, Produkte etc. Untergliedern Sie, soweit es sinnvoll ist. Legen Sie auf einem zugänglichen Laufwerk die Dinge ab, die frei zugänglich sein sollen, und schützen Sie vertrauliche Dokumente oder Verzeichnisse mit einem Passwort. Erstellen Sie regelmäßig eine Sicherungsdatei und bewahren Sie diese an einem anderen Ort auf. Digitalisieren Sie, soweit möglich, Vorgänge und schaffen Sie in Ausnahmefällen eine gleich gegliederte ­analoge Ablage (Ordner, Hänge­register etc.), auf die Sie im digitalen Archiv verweisen. So sparen Sie im Laufe der Zeit eine Menge Stunden an Suchaufwand in Ihrem Team.

Wenn Mitarbeiter bei geplanter Abwesenheit von anderen vertreten werden, sollten beide eine systematische Übergabe machen. Hilfreich dabei ist eine Checkliste „Vertretung“. Ein Beispiel ist in Tabelle 4 aufgeführt.

Viel Erfolg beim Ausprobieren …

Fortsetzung folgt … |