Viel mehr als nur Transport

Die Niederlassung Delmenhorst der Gehe Pharma Handel GmbH wurde 2003 errichtet. Mit einer Lagerhalle von 8000 Quadratmetern und zusätzlich jeweils 1000 Quadratmeter für Wareneingang, Versand und Büros liegt die Niederlassung von der Größe her betrachtet eher im Mittelfeld der Betriebe. Mit ihrer Ausstattung und Struktur gehört diese Niederlassung allerdings zu den modernsten Betrieben des Pharmagroßhandels in Deutschland. „Aufgrund unserer Leistungszahlen“, so erklärt mir Niederlassungsleiter Dennis Both voller Stolz, „sind wir im internen Gehe-Ranking sogar ganz vorne mit dabei – weil wir hoch automatisiert sind mit Automaten für die Schnell- und Mitteldreher und seit Kurzem mit vier großen Kommissionierern für solche Arzneimittel, die sich nur langsam umsetzen. Alles, was früher in unseren Ziehschränken gelagert war und per Hand kommissioniert wurde, liegt nun bei uns in den Kommissionierautomaten.“

Ein paar weitere Zahlen: Das Lager in Delmenhorst hat 82.000 Artikel vorrätig, etwa 1,9 Mio. Packungen liegen in den Regalen und Automaten. Beschäftigt sind hier rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Warenein- und -ausgang

Zwischen 50- und 100-Euro-Paletten voll mit Kartons und Gebinden, dazu noch viele kleinere Pakete treffen täglich am Wareneingang ein, müssen ausgepackt und ins Lager inte­griert werden. Die Niederlassung arbeitet mit über 1000 Lieferanten zusammen. Die Artikel werden, je nach Umschlagsgeschwindigkeit, in die Kategorien A, B und C aufgeteilt.

Den Warenausgang, die Belieferung der Apotheken, bewerkstelligen 60 Lieferfahrzeuge, die im Wechsel mit 110 Fahrern besetzt sind. „Täglich gehen etwa 100 Touren raus, wir beliefern unsere rund 450 Apotheken, je nach Größe, zwischen ein- und sechsmal am Tag“, berichtet Niederlassungsleiter Both.

Das Liefergebiet der Delmenhorster Niederlassung erstreckt sich von Uelzen im Osten entlang Nordsee und Elbe im Norden bis an die holländische Grenze im Westen. Die weiteste Strecke ist etwa 200 km lang. „Übrigens“, so Both, „rechnet man alle Fahrten zusammen, fahren wir jährlich rund sechs Millionen Kilometer – allein in unserem Gebiet.“

Wenn die Apothekenbestellung eintrifft …

Ab sechs Uhr morgens zieht Leben in die Großhandelshalle ein: Reinigungspersonal, Techniker, Hausmeister, ITler bereiten den Logistikbetrieb auf den Tagesansturm vor, fahren die Rechneranlage hoch und wecken die rund 100 PCs auf. Tagsüber muss nämlich alles reibungslos laufen, jedes technische Problem, jede Störung könnte sich auf die pünktliche Belieferung der Apotheken auswirken und hätte mög­licherweise sogar Folgen für die Arzneimittelversorgung der Patienten.

„Die Mitarbeiter im Wareneingang und im Lager beginnen ihre Arbeit so etwa gegen acht Uhr“, erklärt Both. „In der ersten Stunde ist es beispielsweise Aufgabe einiger Mitarbeiter im Lager Inventur zu machen. Wir machen eine permanente Inventur, sodass wir täglich etwa zwischen 400 und 600 Artikel zählen.“

Zwischen neun und zehn Uhr morgens treffen die ersten Aufträge aus Apotheken ein. 98 Prozent der Aufträge übermitteln die Apotheken heute elektronisch, zwei Prozent sind mündliche Anfragen oder Überweisungsaufträge. Dann sind die Rechner am Werk: Innerhalb von zwanzig Sekunden berechnet das Programm das Auftragsvolumen und teilt es in die richtige Anzahl kleiner und großer Auslieferwannen ein. Unmittelbar danach werden vollautomatisch gesteuert die bereits codierten Wannen aus dem Depot geholt, an den Start gestellt, um dann auf Rollenschienen ihre Reise durchs Lager anzutreten. Wann genau der Auftrag gestartet wird und die Wannen sich in Bewegung setzen, hängt von der Tourenabfahrtszeit ab, d. h., wann die Wanne am Lieferfahrzeug bereitstehen muss. Das Programm berechnet für jedes Auftragsvolumen, wie lange der Weg durchs Lager dauert und zu welchem Zeitpunkt die Wannen starten müssen, um nach dem Lagerdurchlauf zu einer bestimmten Zeit am richtigen „Bahnhof“ einzutreffen – so bezeichnet man die Wartestationen am Warenausgang, wo die Wannen zur richtigen Tour zugeteilt und in die Fahrzeuge geladen werden.

„Wie am Fließband …“

Ist der vorausberechnete Startzeitpunkt für einen Auftrag gekommen, fahren die Wannen wie von Geisterhand gesteuert auf sirrenden Rollenschienen zu den einzelnen Lagerplätzen der Arzneimittelpackungen, stoppen kurz vor Ausgabeschächten, hinter denen Förderbänder die Ware „wie am Fließband“ heranbringen und in die Wannen werfen. Und gleich geht’s weiter zur nächsten Station. Die Lagerdurchlaufzeit, also die Zeit, in der die Versandkiste jede Station im Lager einmal angefahren hat und komplett kommissioniert ist, beträgt maximal nur 30 Minuten.

Rund 70 Prozent der Artikel – das sind die Schnelldreher – werden dabei von den sogenannten A-Frames-Automaten in die Wannen gefüllt. Das sind A-förmig schräggestellte Lagergestelle, unter denen ein schnelllaufendes Förderband läuft. Die Packungen werden automatisch dem jeweiligen Auftrag entsprechend aus dem Lagerstapel aufs Förderband geworfen, das es dann zur wartenden Wanne bringt.

Relativ neu in der Delmenhorster Niederlassung: Zwischen 8 und 10 Prozent der Packungen kommen aus Kommissionierautomaten, wie es sie auch in Apotheken gibt. Die Niederlassung hat gleich vier dieser Geräte der Firma Carefusion, jeweils in größter Ausführung und mit jeweils zwei Greifern, installiert.

Die A-Frames-Automaten und die Kommissionierer erfüllen in der Regel bereits 80 Prozent des Auftrags. Die restlichen 20 Prozent werden durch Menschenhand in die Wanne gelegt. Bei diesen Packungen handelt es sich meist um größere Einheiten, die nicht in den Automaten unterzubringen sind, um runde Packungen oder um Formen, die die Greifarme der Automaten nicht fassen können. Um diese Auftragsposten zu erfüllen, steuern die Wannen Wartepositionen an. Hier läuft ein Mitarbeiter, mit einem Handscanner die entsprechenden Lagerorte ab. Das kleine Gerät zeigt ihm auf einem Display auftragsspezifisch an, welches Lagerfach er ansteuern und wie viele Arzneimittel er entnehmen, abscannen und in die Wanne legen muss. Durch das Abscannen kontrolliert das Gerät, ob die richtige Packung in der richtigen Anzahl aus dem richtigen Fach entnommen und in die richtige Wanne gelegt wurde.

Nach dem Anfahren der Stationen wird die Wanne – als zusätzliche Kontrolle – gewogen und so die Plausibilität des Gewichts der Packungen überprüft. Weicht das vorausberechnete Gewicht von einem bestimmten Sollwert ab, wird die Wanne ausgesteuert und auf ein Prüfgleis gestellt, wo der Auftrag händisch nachkontrolliert wird. Both: „Die Gewichtskontrolle läuft ab, obwohl wir am Automaten alles vollautomatisch kommissionieren und technisch auslesen – aber die Gewichtskontrolle gibt uns eine zusätzliche Sicherheit, eine Art Backup, dass der Auftrag richtig ausgeführt wurde. Auch bei der händischen Kommissionierung durch Menschen können Fehler passieren trotz technischer Unterstützung. Fehlerquellen sind immer möglich.“

Hat die Wanne alle Stationen durchlaufen und die Endkon­trolle passiert, fährt sie zur Versandstation, zu einem der 84 „Bahnhöfe“, wo sie den Touren zugeordnet wird und auf ihren Abtransport durch die Spediteure wartet. Der Fahrer muss 15 Minuten vor Abfahrt in der Versandstation sein, seine Ladeliste ausdrucken oder in Empfang nehmen, die Kisten vergleichen, in seinen Wagen einladen – und ab geht’s zur Apotheke.

Intelligente Steuerungen möglich

Wie Both ergänzend erklärt, kann die Apotheke heute aufgrund der neuen Schnittstelle MSV-3 bis kurz vor dem Start der Wanne, ihre Aufträge bündeln, um sie dann in so wenig Wannen wie möglich ausgeliefert zu bekommen, damit sie nicht für jeden Einzelauftrag mit nur ein oder zwei Packungen eine eigene Wanne erhält. Sie kann beispielsweise ihre Bestellungen des Vormittags in ein oder zwei Wannen anfordern. Sie kann sich aber auch jeden Auftrag in einer eigenen Wanne schicken lassen.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dass die Apotheke bei ihrer Bestellung einen Code mitschickt, wofür dieser oder jener Auftrag bestimmt ist, beispielsweise „Schicker“ oder „Lager“, sodass die dafür bestimmten Packungen in einer Wanne zusammengeführt werden – „das vereinfacht das Handling beim Auspacken und Einräumen in der Apotheke. Aber diese Vereinfachungen werden nicht von allen angenommen“, weiß Both aus seiner Erfahrung zu berichten, „so haben erst 60 Prozent der belieferten Apotheken auf die neue Schnittstelle MSV-3 umgestellt, 40 Prozent bestellen noch über das herkömmliche Dafü-System, dessen Tage allerdings gezählt sind.“ Both fügt hinzu: „Das wird in naher Zukunft von den Providern abgeschaltet.“

Schneller als der Pizzaservice

Die Geschwindigkeit, mit der ein Pharmagroßhandel arbeitet, ist beachtlich: Maximal zwei Stunden benötigt eine Apothekenbestellung vom Auftragseingang bis zum Eintreffen in der am weitesten entfernten Apotheke. Aber was ist, wenn sich die Lieferung aufgrund von Stau oder schlechten Wetters verzögert? „Wenn wir im Winter mal wegen schlechten Witterungsverhältnissen eine halbe Stunde zu spät in die Apotheke kommen“, so Both, „haben einige Apotheken dafür leider wenig Verständnis. Ganz klar, es ist ärgerlich, wenn der Patient wartet und das bestellte Arzneimittel nicht rechtzeitig eintrifft. Aber gerade im Winter rate ich zu einem Blick aus dem Fenster, ob die dem Patienten mitgeteilte Zeit realistisch sein kann, wenn es gerade zu schneien beginnt.“ Gehe hat daher einen Extra-Service eingerichtet: „Wenn wir absehen, dass unsere Fahrer ihren Liefertermin um mehr als eine Viertelstunden überschreiten, informieren wir alle betroffenen Apotheken telefonisch oder per Fax und kündigen unsere Verspätung an.“

Sonderbehandlung: BtM, Kühles und Hochpreisiges

Betäubungsmittel müssen auch beim Großhandel in einem extra gesicherten Raum gelagert werden. Sie dürfen nur von autorisierten Mitarbeitern ausgegeben und dem Fahrer mit den entsprechenden Belegen und Unterschriften übergeben werden.

Kühlartikel werden in Extra-Boxen mit Neopor-Inlay transportiert. Diese Behältnisse gewährleisten, dass die Temperatur auch unter schlechten Bedingungen über 24 Stunden lang zwischen 2 und 8 Grad gehalten wird. „Problematisch wird es nur“, so Both, „wenn eine Apotheke beispielsweise vor Feiertagen vergessen sollte, die gelieferte Kühlbox aus der Schleuse zu nehmen und die Ware in den Kühlschrank zu legen. Als Memo schicken wir bereits im Vorfeld von Feiertagen eine Info per Fax, um die Apotheken daran zu erinnern, hier Vorsorge zu treffen, falls sie Kühlware bestellt haben.“

Lagert der Großhandel hochpreisige Artikel eigentlich in Extra-Abteilungen? „Nur zum Teil“, so Both, „manche dieser teuren Packungen werden wie andere Arzneimittelpackungen auch im Automaten gelagert und kommissioniert. Nur sehr hochpreisige Artikel, also im Wert von über 5000 Euro, werden in einem separaten Regal gelagert. Allerdings“, so fügt Both nachdenklich hinzu, „wenn solche Packungen gesondert liegen, kann es vorkommen, dass ausgerechnet hier mehr passiert, zu Bruch geht oder beschädigt wird, weil der Mitarbeiter weiß, er packt jetzt einen Mittelklassewagen in die Wanne. Wir versuchen einen Mittelweg zu gehen: Je weniger man sagt, man soll auf die Ware achten, umso weniger passiert auch – das zeigt die Erfahrung.“

Mehr Rationalisierung möglich?

Gibt es angesichts dieser vollautomatisierten und durchgeplanten Strukturen überhaupt noch Möglichkeiten zu weiteren Rationalisierungen? „Die Automatisierung bis zur letzten Packung wird nichts Wesentliches mehr zur Geschwindigkeit beitragen“, ist Both überzeugt. Einen Ansatz dazu sieht er dagegen in der Anzahl der Touren, hier könnten die Apotheken seiner Meinung nach noch Einsparungen erzielen: „Manche Apotheke, die heute noch drei- oder viermal am Tag beliefert wird, könnte durchaus mit zwei Lieferungen täglich auskommen, was im Übrigen auch Vorteile für die Apotheke hätte.“ Vor diesem Hintergrund sei es fast schon unverständlich, warum noch nicht alle Apotheken eine Optimierungs-Software fürs Warenlager einsetzen wie beispielsweise „WAWI Extra“. Hier wären, so ist Both überzeugt, noch deutliche Einsparungen bei Apotheken und beim Großhandel möglich.

Verbesserungspotenzial gäbe es außerdem in der Zusammenarbeit zwischen Hersteller und Großhandel, wenn z. B. Transportbehältnisse normiert wären und wiederverwendet werden könnten.

Kostendruck

Dass der Großhandel unter Kostendruck steht, davon weiß Both ein Lied zu singen. Neben den Kosten für die Touren schlagen vor allem auch der Mindestlohn zu Buche und die Good-Distributions-Practice-Leitlinie (GDP), die von der EU-Kommission 2013 veröffentlicht und im September 2013 in Kraft getreten ist. Sie soll verhindern helfen, dass gefälschte Arzneimittel in die legale Lieferkette für Arzneimittel gelangen. Sie soll auch dazu beitragen, die Kontrolle der Vertriebskette sicherzustellen und die Qualität und Unversehrtheit von Arzneimitteln aufrechtzuerhalten. Durch diese Leitlinie wird zum Beispiel der Großhandel gezwungen, die vorgeschriebenen Temperaturen auch beim Transport der Arzneimittel einzuhalten. Im Klartext bedeutet dies: Die Transportfahrzeuge müssen mit klimatisierten Innenräumen ausgestattet sein. „Leider“, so Both, „gibt es zu diesem Thema innerhalb von Deutschland verschiedene Ansichten der Länderaufsichtsbehörden, wie diese Leitlinien auszulegen und anzuwenden sind. Einige Behörden sehen dies lockerer, andere verlangen beispielsweise, dass auch Kleintransporter eine Temperatur zwischen 15 und 25 Grad im Transportraum einhalten müssen – eine Forderung, die Unsummen verschlingt. Die Umrüstung eines Fahrzeugs kostet uns zwischen 4000 und 8000 Euro. Und da die Autos aufgrund der hohen Kilometerleistung nur eine Lebenszeit zwischen zwei und drei Jahre haben, fallen die Kosten der Umrüstung nach kurzer Zeit erneut an. Nach den Personalkosten sind die Fuhrparkkosten der zweitgrößte Kostenblock im Großhandel.“

Ein weiteres Problemfeld sieht Both in der überbordenden Bürokratie. Für alles, was im Großhandel geschieht, müsse man die möglichen Auswirkungen auf die Produkte bedenken – „das haben wir in der Vergangenheit zwar schon immer gemacht, aber jetzt müssen wir das alles schriftlich niederlegen. Für alles muss ein Protokoll hinterlegt sein. Was ist, wenn die Klimaanlage ausfällt, wenn der Strom ausfällt und vieles mehr? Alles muss dokumentiert werden. Die Verwaltungsarbeit ist immens gewachsen.“

Bürokratie herrscht auch bei der Bearbeitung von Retouren. Der Mitarbeiter muss die Rechnung der Apotheke im Computer aufrufen und prüfen, ob die retournierende Apotheke das Arzneimittel von dieser Großhandlung bezogen hat. Außerdem muss er die äußere Unversehrtheit der Packung überprüfen. Jede einzelne Prüfposition ist dann auf dem Retourenschein abzuhaken und zu unterschreiben. „Ein Papierwust!“, klagt Both, „ein Abspeichern als Excel-Liste erlaubt die Behörde nicht. Die Liste muss in ein pdf-Dokument umgewandelt, ausgedruckt und in Papierform abgeheftet werden – geht‘s noch umständlicher im Zeitalter von Big Data und Digitalisierung?“

Und vor der Tür steht die Umsetzung der EU-Fälschungsrichtlinie und Securpharm: „Da kommt noch einiges auf den Großhandel zu. Jede Packung muss beim Aus- und Einlagern gescannt werden, um sie nachverfolgen zu können. Eine Herausforderung für sich. Und ein Kostenfaktor. Wir werden auch in Zukunft noch mehr in Technik investieren müssen, um unsere Geschwindigkeit zu halten.“ |