Kommissionierautomaten

So verwundert es nicht, dass inzwischen die Marke von 3000 vollautomatischen Kommissioniersystemen, die in Deutschlands Apotheken installiert sind, geknackt sein dürfte, mit über 400 neuen Anlagen allein im laufenden Jahr. Was spricht heute für, was gegen die Lagerautomatisierung?

Technik und Dimensionierung

Ein automatisiertes Hochregallager im ladentauglichen Format – so könnte man die Funktion eines Kommissionierautomaten auf den Punkt bringen. Die Artikel werden chaotisch und nicht mehr alphabetisch auf Regalböden gelagert. Ein Rechner speichert, an welcher Lagerposition sich welche Pharmazentralnummer befindet. Wird eines Tages der 2D-Code flächendeckend eingeführt, ist auch die automatische Chargen- und Verfalldatendokumentation kein Problem. Dies kann heute manuell bei der Einlagerung erfolgen, wenn das Roboterlager bestückt wird. Als Erweiterung stehen bei einigen Herstellern automatisierte Einlagersysteme bereit („Trichterlösung“), d.h., die Ware wird lediglich auf ein Förderband gelegt oder in eine Schütte gegeben und dann selbsttätig an Lager genommen unter Abscannen und Vermessen der Packungen. Das dauert bei großen Sendungen aber durchaus die eine oder andere Stunde, und nicht immer wird alles sofort angenommen. Dieser ausgeworfene Rest wird dann klassisch manuell der Übergabestation zugeführt.

Üblicherweise ein Greifarm, bei großen Anlagen auch zwei, montiert auf einem schienengebundenen Läufer, sorgen für die Ein- und Auslagerung. Der Zugriff erfolgt heute außerordentlich rasch, ausgeklügelt und zuverlässig. Bei nicht allzu langen Förderstrecken zum HV-Tisch kann die Packung bereits nach 10 bis 15 Sekunden am Bestimmungsort in der Offizin sein. Bei der Fördertechnik über Rutschen, Bänder oder Ähnlichem gilt: Entlang der Schwerkraft, also von oben nach unten, ist stets am günstigsten. Die Förderung z.B. aus dem Keller ist zwar ohne Weiteres möglich, aber aufwendiger und meist langsamer.

Die Lagerkapazität einer Anlage bewegt sich heute typischerweise in einem Bereich von 10.000 bis etwa 25.000 Einzelpackungen, maximal um 50.000 bis 60.000 Schachteln. Wie viele genau, hängt neben gewissen Unterschieden bei der Art und Effektivität der Lagerung schlicht von den Dimensionen Länge, Breite und Höhe ab. Hier unterscheiden sich die Anbieter beträchtlich. So kann man meist bis etwa 3,50 Meter in die Höhe wachsen, je nach Herstellerfirma bis rund 3 Meter in die Breite (in der Regel bewegt sich die Breite aber eher um oder unter 2 Metern) und zu guter Letzt über etliche Meter in die Länge bis typisch etwa 6 bis 7 Meter, im Extremfall sogar über 10 Meter hinaus. Selbst U-Formen sind möglich.

Mehr Raumhöhe ist in jedem Falle ein Vorteil im Sinne der Platzoptimierung. Je Kubikmeter umbautem Raum können bei großen, kompakten Anlagen so bis zu gut 900 Packungen untergebracht werden, bei kleineren eher 500 bis 700.

Selbst die Kühlschranklagerung ist heute gelöst, denn es gibt optional Kühlsegmente, deren Größe man sich recht genau überlegen sollte angesichts der Fülle heutiger Spezialpräparate und saisonaler Impfstoff-Invasionen. Allerdings produziert ein Kühlaggregat Abwärme. Wird diese ungünstig abgeführt, heizt sich das Automateninnere bisweilen über die erlaubten 25° C auf – ein grundlegendes Problem abgeschlossener Räume, die schlecht durchlüftet sind. Diesem Punkt ist heute gesteigerte Aufmerksamkeit zu widmen, und gegebenenfalls durch zusätzliche Kühlkassetten zu begegnen.

Manche Artikel erweisen sich als nicht automatengängig, da der Greifer sie nicht fassen kann. Was die Greifsysteme zu leisten vermögen, unterscheidet sich von Hersteller zu Hersteller. So bleiben verschiedene Verbandstoffe, kleine Flaschen oder so putzige Artikel wie Läusekämme „auf der Strecke“. Hier kann man sich jedoch oftmals durch dafür geeignete Umkartons behelfen.

Big is beautiful

Tendenziell gilt: Lieber größer kaufen! Das gilt umso mehr bei Neugründungen an guten Standorten, an welchen man für zusätzliches Wachstum gewappnet sein will.

Zudem ändert sich nicht selten im Laufe der Zeit und mit wachsenden Erfahrungen die Philosophie der Warenbewirtschaftung per Kommissionierer. So startet man erst einmal mit dem „Generalalphabet“, und später kann dann die Erweiterung auf das Sichtwahlsortiment anstehen – weil man diese durch eine Bildschirmwand mit ganz anderen Präsentationsmöglichkeiten ersetzt. Sogar gewisse Freiwahlartikel (z.B. jene, die häufig direkt am HV-Tisch nachgefragt werden) können im Automaten landen, und etliche „Übervorratspositionen“. Eingefleischte Automatenbetreiber packen hinein, was hinein geht – um den Rest an manueller Warenbewirtschaftung konsequent zu minimieren. Da ist man um ausreichende Kapazitäten sehr dankbar. Eine nachträgliche Erweiterung ist entweder gar nicht sinnvoll machbar oder bei einzelnen Anbietern nur mit überproportionalem Aufwand möglich, und der Ersatz durch eine neue, größere oder gar eine zusätzliche, zweite Anlage ist wirtschaftlich oft grenzwertig.

Ein beachtenswerter Punkt ist die Geräuschentwicklung durch die rasch hin- und herlaufenden Greifarme mit sehr hohen Anfahrbeschleunigungen. Bei neuen, recht leisen Anlagen ist das minimiert, bei älteren Geräten (Gebrauchtanlage?) durchaus ein Thema. Zwar ist alles Gewöhnungssache; wenn man die Wahl bei der Platzierung hat, sollten Sie gegebenenfalls diesem Punkt die nötige Aufmerksamkeit schenken.

An dieser Stelle ist zudem der Punkt Staub (Einstauben des Geräteinneren) zu erwähnen. Obgleich zumindest bei relativ hohen Umschlagszahlen für die einzelnen Packungen nicht das beherrschende Thema, sollte doch hingeschaut werden, welche Lösungsansätze der jeweilige Anbieter hier verfolgt.

Hinsichtlich der Zuverlässigkeit und Störanfälligkeit sind gewisse Parallelen zum Auto erkennbar. In aller Regel laufen die Anlagen heute weitestgehend problemlos, „Störfälle“ (bei denen man dann den Automaten begehen und die Packungen nach computergestützter Angabe der Lagerposition manuell entnehmen kann) bewegen sich bei vielleicht einem oder zwei Ausfallereignissen pro Jahr, wenn überhaupt. Innerhalb weniger Stunden verfügbare Servicetechniker stehen dann üblicherweise bereit. Doch scheint es eben gewisse Streuungen zu geben, und so gibt es den einen oder anderen leidgeplagten Kollegen, der mit nennenswerten Problemen – meist sind es behebbare Anlaufschwierigkeiten! – zu kämpfen hatte. So kommt es offenkundig sehr auf die präzise Justage und Ausrichtung der Rahmen und Schienen bei der Erstmontage der Anlage an.

Preise

Rund 100.000 Euro können heute als „Eintrittspreis“ in den Club der Roboter-Apotheken gelten. Mit kleineren Anlagen und unter Verzicht auf eine aufwendige Fördertechnik kann es gelingen, auch etwas darunter zu bleiben. Wer sich von vornherein für eine möglichst hohe Lagerkapazität und für Zusatzmodule wie Kühlfach, automatisierte Einlagerung u.a.m. entscheidet, muss teils erheblich höhere Summen einplanen. Wer zudem noch umfängliche Umbaumaßnahmen tätigen muss und in diesem Zusammenhang gleich seine Sichtwahl und seine Abläufe neu gestaltet, kann durchaus auf Summen mehr oder weniger deutlich über 200.000 Euro kommen. Grundsätzlich ist ein Lagerautomat bei Neugründungen wesentlich preiswerter von Beginn an mit einzuplanen, nicht zuletzt, weil im Gegenzug der größte Teil der Schubladenanlage eingespart wird und die ganze Apothekenplanung entsprechend ausgerichtet werden kann. Spätere Umbauten kommen oftmals empfindlich teurer, weswegen für jede Neueröffnung eine sorgfältige Prüfung der Sinnhaftigkeit eines Kommissionierers fast schon zwingend ist.

Angesichts der Investitionssummen erscheinen Gebrauchtgeräte als eine mögliche Alternative. Inzwischen hat sich hierfür ein gewisser Markt entwickelt. Zum einen tätigen einige Kollegen der ersten Stunde Ersatzinvestitionen (vor allem, weil sie eine größere Anlage benötigen), und bisweilen haben wir auch die gescheiterte Neugründung oder Filialübernahme, an deren Ende dann ein arbeitsloser Lagerroboter steht.

Da sich die Geräte in den letzten Jahren beträchtlich weiterentwickelt haben, stellt sich jedoch die Frage, ob man noch ein Gerät mit zeitgemäßen Leistungsdaten und ausreichender, zukunftsfähiger Kapazität erwirbt. Eine scheinbar billige Lösung kann am Ende dann doch teuer werden. Nur zum „Hineinschnuppern“ ist der Aufwand auch hier zu groß, erst recht, wenn man nach drei Jahren doch auf eine aktuelle Anlage umsteigt. Zu bedenken ist neben dem reinen Gerätepreis stets der Umbauaufwand, die Anpassung der EDV und die Verwertbarkeit der Altanlage. „Schnellschüsse“ sollten Sie somit tunlichst vermeiden.

Wirtschaftliche Standbeine

Die Wirtschaftlichkeit ruht regelhaft auf mehreren Säulen (Abb.). In erster Linie ist dies im Zeitalter der Rabattverträge die erhebliche Entlastung im „Backoffice“ und bei der Warenbewirtschaftung. Große Teile des täglichen Warenstromes laufen über den Automaten. Ganze Sortimente beispielsweise einer Rabattvertragsfirma ein- bzw. auslagern ist ein Kinderspiel. Ladenhüter werden nach Liste auf Knopfdruck ausgelagert. Diese Entlastungen sind am leichtesten in „Euro und Cent“ bezifferbar.

Abgekürzt kann man die Wirtschaftlichkeitsberechnung auf einen einfachen Nenner bringen: Eine eingesparte Vollzeit-PKA-Stelle (Gesamtkosten pro Jahr ab 25.000 Euro bis deutlich über 30.000 Euro) finanziert ein solches Gerät in aller Regel bei nicht gerade extremen Investitionskosten vollumfänglich. Das ist die kühl und schmerzfrei in die Lebensrealität übersetzte betriebswirtschaftliche Sachlage.

Wer heute beispielsweise drei PKA-Stellen besetzt hat, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit auf eine verzichten können. Wer indes bereits heute ohne bzw. nur mit einer Teilzeit-PKA arbeitet und einen großen Teil seiner Warenbewirtschaftung „nebenbei“ durch seine PTA und andere, vornehmlich pharmazeutische Kräfte erledigen lässt, für den wird die Rechnung etwas komplizierter.

Schwerer zu fassen ist der Vorteil, dass insgesamt eine andere Ressourcenverteilung in der Apotheke stattfinden kann. Kräfte können weg von der Logistik hin zu kunden- und umsatzorientierten Aufgaben fokussiert werden.

Dabei spielt nicht einmal so sehr das Plus an Beratungszeit die herausragende Rolle. Heutige Automaten sind – von extremen Stoßzeiten, sehr umfangreichen Aufträgen mit vielen Artikeln oder sehr langen Förderstrecken abgesehen –, so schnell, dass kaum mehr größere Wartezeiten (die frühere „Automaten-Gedenkminute“) entstehen, die durch längere Gespräche „zwanghaft“ überbrückt werden müssten. Da steckt heute mehr Zeit in der rabattvertragskonformen Auswahl der Präparate auf Rezept, bevor der Kommissionierauftrag überhaupt gestartet werden kann. Erst mit dem elektronischen Rezept ist nochmals eine erhebliche Beschleunigung der Schnittstelle vom HV zum Kommissionierer zu erwarten.

So sind es mehr die Veränderungen im Arbeitsablauf, die Möglichkeit, freiwerdende Zeiten umzuwidmen, die bessere Abpufferung von Spitzenlastzeiten im HV-Betrieb und die ganz erhebliche Reduktion der „Rennerei“, die einen ganz erheblichen, zusätzlichen Benefit darstellen.

Gelingt es, die Investition stabil auf mehrere dieser sich ergänzenden Säulen zu stellen, ist durchaus eine „Payback-Time“ (die theoretische Amortisationszeit der Investition aus dem laufenden Cashflow daraus) von weniger als drei Jahren möglich. Deutlich mehr als fünf Jahre sollten es typischerweise nicht werden.

Grundsätzlich macht ein Automat umso mehr Sinn, je größer der Anteil der kommissionierbaren Packungen am Gesamtabsatz ist. Auslastung ist auch hier ein Thema – schließlich sind erhebliche Kapital- und Unterhaltskosten zu schultern. Eingefleischte Automatennutzer verbannen die meisten OTC-Produkte in den Automaten, und sogar manche Freiwahlartikel. Eine moderne Bildschirm-Sichtwahl macht ebenfalls erst mit einem Lagerautomaten Sinn.

Zur vollen Blüte kommen die wirtschaftlichen Vorteile in auslastungsorientierten Betrieben, wobei es gar nicht mal so entscheidend ist, ob die Apotheke 220 Kunden täglich hat oder 500. Eine gute Grundauslastung und damit eine gewisse Kundenzahl ist freilich Voraussetzung. Somit spielen die Öffnungszeiten und die durchschnittliche Zahl an Kunden je Stunde, die Spitzenlasten sowie die Zahl der insgesamt umgesetzten Packungen und die Rezeptanzahl eine Rolle bei der Wirtschaftlichkeitsbeurteilung (siehe Tabelle). Hier lassen sich ganz gute Anhaltswerte im Vorhinein errechnen, und wer sich diesem Thema rechnerisch nähern möchte, dem sei unsere Excel-Datei (siehe Hinweis am Ende des Beitrags) ans Herz gelegt.

Die Mitarbeiterperspektive

Der Kommissionierer als Arbeitsplatzkiller? Ohne Zweifel weckt eine solch tiefgreifende Investitionsentscheidung Skepsis und Ängste, aber auch Neugier und positive Erwartungen. Zwar entfallen viele bisher manuell erledigte Arbeiten (der Sinn von Automation!), und so werden viele Arbeitsstunden einzusparen sein: Je niedriger das Qualifikationsniveau, umso höher das Risiko einer Wegrationalisierung! Qualifizierte Handverkaufskräfte werden somit in den seltensten Fällen negativ betroffen sein, die klassische „Helferin“ im Einzelfall schon.

Je nach bisheriger Zusammensetzung des Teams wird dann eine Neuaufstellung unumgänglich sein. Im sozialverträglichen Fall findet vorrangig eine Umwidmung von Arbeiten statt. Manche werden jedoch um Personaleinschnitte nicht herumkommen und müssen in der Tat achtgeben, keine Zerreißprobe im Team heraufzubeschwören.

Strategische Gesichtspunkte

Die Verbreitung der ja nicht gerade billigen Kommissionierer illustriert auf seine Art recht gut die fortschreitende Spaltung der Apothekenlandschaft in „arm“ und „reich“, in fortschrittliche Betriebe und die Fraktion der zunehmend Abgehängten, in Marktanteile gewinnende Apotheken und auf der anderen Seite die Verlierer.

Eine Lagerautomatisierung, womöglich noch kombiniert mit neuen Methoden der elektronischen Warenpräsentation, passt am besten zu konsequenten Wachstumsstrategien. Betriebe, die im Konkurrenzumfeld weiter gewinnen möchten, chancenreiche Neugründungen, die gleich optimal durchorganisiert in den Wettbewerb starten, Apotheken, die eine klare Kundenfokussierung vornehmen und sich dafür bestmöglich von logistischem „Ballast“ befreien möchten: Das sind die Idealkandidaten für eine Automatisierung.

Kritischer sind Ansätze zu sehen, einem Kleinbetrieb, womöglich einer Filiale, dergestalt doch noch zur Rentabilität zu verhelfen.

Wenig Sinn macht es, an rückläufigen Standorten durch Hebung sämtlicher Rationalisierungs- und Einsparpotenziale dem Niedergang zu entkommen. Dazu sind die Investitionen auf diesen meist dann doch letzten Metern zu hoch, das „Verfallsdatum“ verschiebt sich allenfalls etwas nach hinten. Ohne Frage macht man sich mit einem solchen Lagerautomaten nochmals ein Stück abhängiger – bei einem längeren Ausfall kommt der Betrieb nämlich weitgehend zum Erliegen. Faktisch besteht aber eine ebensolche Abhängigkeit heute bereits vom EDV-System. Ohne Rechner lässt sich kein Rabattvertragsrezept mehr ordnungsgemäß beliefern, ohne Internet-Anbindung schon jetzt keine Verfügbarkeitsabfrage und bald kein Sicherheitscheck mehr durchführen im Rahmen der Bestrebungen, die Fälschungssicherheit zu gewährleisten („Securpharm“). Die vernetzte Welt bedeutet Abhängigkeiten, denen kaum jemand mehr entrinnen kann, ob er will oder nicht.

Den Gedankenaustausch suchen

Angesichts des Verbreitungsgrades finden sich heute im näheren Umfeld meist genügend viele Kolleginnen und Kollegen, die einen praktischen Einblick vor Ort gewähren und Erfahrungswerte austauschen. Interessenten sollten diese Möglichkeit unbedingt nutzen, denn eines ist klar: Die Anschaffung eines Kommissionierautomaten ist eine der durchgreifendsten Investitionen, die den Betriebsablauf sehr tiefgehend verändert – umso stärker, je mehr Sie das Rationalisierungspotenzial ausschöpfen.

Die Anschaffung eines solchen Gerätes bietet viele Chancen, die umso mehr erschlossen werden, je besser Sie Anlauf- und Umstellungsprobleme vermeiden. Vor allem sollten Sie selbst von diesem Schritt in die „Roboterzukunft“ vollauf überzeugt sein. Dann gelingt es Ihnen auch am ehesten, Ihr Team auf dem Weg in die neue Apothekenzukunft mitzunehmen. 

Rechentool

Interessenten können beim Autor gerne die erwähnte Excel-Datei zur Berechnung der wirtschaftlichen Standbeine eines Kommissionierautomaten anfordern – E-Mail genügt: Heilpharm.andmore@t-online.de