Die neue Bon-Pflicht: Was ist zu beachten?

Den Steuerbehörden soll kein Geld mehr durch manipulierte Kassensysteme entgehen. Daher verabschiedete der Gesetzgeber bereits Ende 2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“. Die neuen Regelungen, die für mehr Sicherheit sorgen sollen, treten nach und nach in Kraft. Bereits im vergangen Jahr wurde die Kassennachschau eingeführt. Am 1. Januar 2020 wird die sogenannte Bon-Pflicht für alle Steuerpflichtigen starten, die computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen nutzen – also auch für Apotheken. Für jeden Geschäftsvorfall muss dem Apothekenkunden künftig ein Bon ausgedruckt oder auf elektronischem Weg in einem standardisierten Format z.B. auf das Smartphone geschickt werden.

Nun hat die ABDA zu dieser Neuregelung informiert. Sie erläutert zunächst, dass es der Zustimmung des Kunden bedarf, soll der Bon in elektronischer Form übermittelt werden. Regelfall werde aber – zumindest zunächst – die Erstellung eines Papierbeleges sein, der stets zwingend auszudrucken und dem Kunden zur Entgegennahme anzubieten ist. Der Kunde wiederum müsse den Beleg weder annehmen noch aufbewahren. Auch für die Apotheke bestehe keine Pflicht, die nicht entgegengenommenen Papierbelege aufzubewahren. Bei der Entsorgung dieser Belege sollte aber sichergestellt sein, dass deren Inhalt nicht Dritten zugänglich gemacht wird. Um berufs- und datenschutzrechtliche Vorgaben einzuhalten, rät die ABDA Apotheken, diese Belege zu schreddern oder auf andere geeignete Weise zu vernichten.

Die ABDA weist ferner darauf hin, dass der ab 1. Januar 2020 anzuwendende § 146a Abgabenordnung (AO) neben der Regelung zur Belegausgabepflicht weitere Vorgaben enthält, etwa im Hinblick auf die technischen Anforderungen an die verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme. Diese elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen nun eine Einzelaufzeichnung gewährleisten – und sind zusammen mit diesen digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Für diesen Schutz und die Zertifizierung müssen die Anbieter der Kassensysteme sorgen. Allerdings wird dies offenbar nicht fristgemäß gelingen. Daher gibt es einen gewissen Aufschub: Anfang November hat das Bundesministerium der Finanzen an die obersten Finanzbehörden der Länder geschrieben und sie über eine Nichtbeanstandungsregelung informiert. Darin heißt es, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen zwar „umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen“ seien. Aber: „Zur Umsetzung einer flächendeckenden Aufrüstung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO wird es nicht beanstandet, wenn diese elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen“ Zugleich stellt das Ministerium klar: „Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO bleibt hiervon unberührt.“

Die ABDA weist überdies auf fristgebundene Mitteilungspflichten gegenüber dem zuständigen Finanzamt hin: Wer bereits vor dem 1. Januar 2020 ein elektronisches Aufzeichnungssystem angeschafft hat, muss Angaben zu diesem sowie der Sicherheitseinrichtung machen – und zwar mittels amtlich vorgeschriebenen Vordrucks bis zum 31. Januar 2020 (§ 146a Abs. 4 AO). Allerdings, so die ABDA weiter, lasse sich etwa der Internetseite des Bayerischen Landesamtes für Steuern entnehmen, dass der amtlich vorgeschriebene Vordruck derzeit noch nicht zur Verfügung stehe. Daher sei eine Meldung noch nicht möglich. Betroffenen Unternehmen werde empfohlen, abzuwarten, bis der Vordruck veröffentlicht wird.

Für weitere Informationen zur Belegausgabepflicht und zu § 146a AO verweist die ABDA auf Internetseiten des Bundesfinanzministeriums. Ihr abschließender Rat: „Wegen der Komplexität der Thematik bietet sich bei Zweifelsfragen eine Rücksprache mit dem persönlichen Steuerberater an“.