Frage: Brauche ich
ein schriftliches Einverständnis vom Kunden, wenn er beliefert werden möchte
und keine Kundenkarte besitzt? Schließlich wird die Adresse im Fahrtenbuch
gespeichert. Wenn ja: Muss eine solche Einwilligung bei jedem Botendienst neu
erfolgen? Wie lange darf oder muss ich Botendaten aufbewahren – Stichwort Finanzamt?
Antwort: Wenn bei einem Kunden – hier im Rahmen des
Botendienstes – personenbezogene Daten erhoben werden, sollte sich jeder
Verantwortliche in seinem Apothekenbetrieb vergewissern, auf welcher Grundlage
die Erhebung erfolgt.
Als Erlaubnis kommen neben Rechtsnormen und
Vertragsabwicklung (um eine solche könnte es sich auch bei der Auslieferung von
Produkten handeln, mit der Folge, dass man nicht weiter über die Einwilligungserfordernis sprechen müsste) besonders die Einwilligung des
Betroffenen gemäß Artikel 7 DS-GVO in Betracht.
Eine Einwilligung kann auch in mündlicher Form abgegeben
werden, jedoch ist der Verantwortliche in der Nachweispflicht, dass er auf
Grundlage einer Einwilligung die personenbezogenen Daten erhebt und
verarbeitet. Jemand, der eine Auslieferung wünscht, gibt zielgerichtet und
freiwillig seine Adressdaten preis. Mit jedem neuen Lieferersuchen wird erneut
eingewilligt. Laut Erwägungsgrund 32 – Einwilligung – kann die Einwilligung
jedenfalls „durch eine andere Erklärung oder Verhaltensweise geschehen, mit der
die betroffene Person in dem jeweiligen Kontext eindeutig ihr Einverständnis
mit der beabsichtigten Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten
signalisiert“. Dies dürfte hier einschlägig sein.
Für das Finanzamt wäre solchen Adressdaten aus Botenfahrten
gegebenenfalls zehn Jahre lang aufzubewahren.
Mit Blick auf das Finanzamt ist auch folgender Aspekt interessant:
Für auskunftsverweigerungsberechtigte Berufsgeheimnisträger
gilt § 102 Abs. 1 Abgabenordnung (AO). Nach § 102 Abs. 1 Nr. 3 c) AO dürfen
Apotheken die Auskunft verweigern.
Entsprechend der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (unter anderem
BFH Urteil vom 14.05.2002, Az. IX R 31/00) kann das Finanzamt auf einzelne im
Fahrtenbuch zu machende Angaben verzichten, soweit die berufliche Veranlassung
der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und
Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden.
Es ist daher für Angaben im Fahrtenbuch ausreichend, wenn
das Datum, der Kilometerstand und der Zielort angegeben werden. Im Feld
Reiseziel/Reisezweck/Reiseroute und aufgesuchter Geschäftspartner ist lediglich
„Patienten/Kundenbesuch“ aufzuführen. In diesem Fall sind aber in einem
zweiten, getrennt vom Fahrtenbuch zu führenden Verzeichnis, Namen und Adresse
der aufgesuchten Kunden festzuhalten.
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