Das sind die wichtigsten Antworten zum Datenschutz in der Apotheke (Teil 4)

Frage: Brauche ich ein schriftliches Einverständnis vom Kunden, wenn er beliefert werden möchte und keine Kundenkarte besitzt? Schließlich wird die Adresse im Fahrtenbuch gespeichert. Wenn ja: Muss eine solche Einwilligung bei jedem Botendienst neu erfolgen? Wie lange darf oder muss ich Botendaten aufbewahren – Stichwort Finanzamt? 

Antwort: Wenn bei einem Kunden – hier im Rahmen des Botendienstes – personenbezogene Daten erhoben werden, sollte sich jeder Verantwortliche in seinem Apothekenbetrieb vergewissern, auf welcher Grundlage die Erhebung erfolgt.

Als Erlaubnis kommen neben Rechtsnormen und Vertragsabwicklung (um eine solche könnte es sich auch bei der Auslieferung von Produkten handeln, mit der Folge, dass man nicht weiter über die Einwilligungserfordernis sprechen müsste) besonders die Einwilligung des Betroffenen gemäß Artikel 7 DS-GVO in Betracht.

Eine Einwilligung kann auch in mündlicher Form abgegeben werden, jedoch ist der Verantwortliche in der Nachweispflicht, dass er auf Grundlage einer Einwilligung die personenbezogenen Daten erhebt und verarbeitet. Jemand, der eine Auslieferung wünscht, gibt zielgerichtet und freiwillig seine Adressdaten preis. Mit jedem neuen Lieferersuchen wird erneut eingewilligt. Laut Erwägungsgrund 32 – Einwilligung – kann die Einwilligung jedenfalls „durch eine andere Erklärung oder Verhaltensweise geschehen, mit der die betroffene Person in dem jeweiligen Kontext eindeutig ihr Einverständnis mit der beabsichtigten Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten signalisiert“. Dies dürfte hier einschlägig sein.

Für das Finanzamt wäre solchen Adressdaten aus Botenfahrten gegebenenfalls zehn Jahre lang aufzubewahren.

Mit Blick auf das Finanzamt ist auch folgender Aspekt interessant:

Für auskunftsverweigerungsberechtigte Berufsgeheimnisträger gilt § 102 Abs. 1 Abgabenordnung (AO). Nach § 102 Abs. 1 Nr. 3 c) AO dürfen Apotheken die Auskunft verweigern.

Entsprechend der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (unter anderem BFH Urteil vom 14.05.2002, Az. IX R 31/00) kann das Finanzamt auf einzelne im Fahrtenbuch zu machende Angaben verzichten, soweit die berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden.

Es ist daher für Angaben im Fahrtenbuch ausreichend, wenn das Datum, der Kilometerstand und der Zielort angegeben werden. Im Feld Reiseziel/Reisezweck/Reiseroute und aufgesuchter Geschäftspartner ist lediglich „Patienten/Kundenbesuch“ aufzuführen. In diesem Fall sind aber in einem zweiten, getrennt vom Fahrtenbuch zu führenden Verzeichnis, Namen und Adresse der aufgesuchten Kunden festzuhalten.