Wer fragt, der führt

Doch wie führt man ein Teammeeting motivierend und effektiv? Das Motto lautet: Ein Teammeeting gehört dem Team! Binden Sie Ihr Team von Anfang an mit ein. So können z. B. die Agenda und die Einladung im Vorfeld auch von Mitarbeitern übernommen werden. Auch die Moderation kann mit den Teammitgliedern geteilt werden. Bestimmte Themenbereiche können auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorbereiten und moderieren. Wichtig ist zudem eine stimmige Atmosphäre: Bei einem „normalen“ Teammeeting kann man seine Mit­arbeiter mit einem kleinen Catering, mit Obst und Kaffee verwöhnen, die Teilnehmer auch mit einer außergewöhnlichen Location überraschen, sie zum Beispiel zu einem Grillabend oder in ein Café einladen oder gar ein Picknick veranstalten. Auch für ein Online-Meeting gibt es tolle Möglichkeiten, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Zum Beispiel wird das Catering im Vorfeld mit nach Hause gegeben: Packen Sie vorab für Ihre Mitarbeiter ein „Meeting-Bag“. In der Tüte dürfen und sollen dabei nicht nur Büromaterialien sein, gerne können Sie Ihre Mitarbeiter auch mal verwöhnen. Ein leckerer Tee, ein paar Pralinen, vielleicht auch ein Piccolo, wenn es der Anlass hergibt: Der Fantasie sind keinerlei Grenzen gesetzt. Solche kleinen Überraschungen wirken auf jeden Fall sehr motivierend und bringen allen Teilnehmern Freude.

Ob online oder real: Starten Sie das Teammeeting immer mit einer positiven Einstimmung! So wird von Anfang an eine gute Grundstimmung geschaffen. Diese ist wichtig, um im Anschluss auch in einer angenehmen Atmosphäre Lösungen für Heraus­forderungen zu finden. Fragen Sie bei Ihren Mitarbeitern nach: Was läuft gut? Oder besser noch: Was läuft super? Was war erfolgreich in den letzten Wochen? Worauf seid Ihr gerade stolz? Was wollen wir beibehalten? Nach den positiven Erfolgen ist die Sammlung von Punkten wichtig, die die Mitarbeiter oder auch die Apothekenleitung als „optimierungsfähig“ ansehen. Schreiben Sie auch diese Punkte auf das Flipchart und gehen direkt gemeinsam auf die Suche nach Lösungen. Die To-dos zur Optimierung werden danach jeweils nach den Stärken und dem Interessenpotenzial der Mitarbeiter verteilt.

Ganz wichtig: Visualisieren Sie die Ergebnisse mit Flipchart oder Whiteboard. Haken Sie nach und nach die Agenda-Punkte ab und halten die To-dos schriftlich fest (wer, was, bis wann). Eine aktive Teilnahme kann auch mithilfe von Workshops in Kleingruppen gefördert werden. Online funktioniert das relativ einfach, z. B. bei Zoom-Meetings mit kleinen „Breakout-Rooms“. Ansonsten wird die Gruppenarbeit bei den Online-Meetings durch Einzelarbeit ersetzt. Danach werden die Ergebnisse vorgetragen. Auch hier sollten Sie die Mit­arbeiter für ihre Beiträge loben und ihnen für ihr Engagement danken. Mein persönlicher Tipp: Erstellen Sie gemeinsame Teamregeln in einem interaktiven Workshop. Teamregeln bzw. -werte sind eine tolle und sinnvolle Bereicherung für ein Team.

• Sie fördern die Zusammenarbeit und bilden die Grundlage für einen gemeinsamen Erfolg.
• Teamregeln sorgen bei den Teil­nehmern für Verlässlichkeit und mehr Leistungsbereitschaft.
• Sie bieten eine Struktur, bei der jeder seine Aufgabengebiete kennt.
• Sie erzeugen ein positives Wir-­Gefühl, fördern die Wertschätzung untereinander und die Ehrlichkeit.
• Und sie stehen für eine offenere Kommunikation: Wir reden miteinander – statt übereinander!

Generelle Verhaltensregeln

Nicht jeder hält sich für ein Natur­talent in Sachen Moderation. Und ganz ehrlich: Der Moderator hat ganz schön viele verschiedene Rollen, die er gleichzeitig einnehmen muss. Sie sind als Moderator Organisator, Kommunikator, Vermittler, Zeitwächter, Spielmacher, Motivator und Steuermann in einer Person! Sie bringen Ordnung in Meetings und schaffen zudem eine produktive Arbeitsatmosphäre.

Wichtig für ein erfolgreiches Teammeeting sind Spielregeln beim Moderieren. So sollte jede Zusammenarbeit immer in einem geregelten Rahmen ablaufen. Eine ganz wichtige Regel lautet: ausreden lassen. Dies ist der Grundstein für eine gute Zusammenarbeit. Damit sich jeder Mitarbeiter ernst genommen fühlt und merkt, dass seine Beiträge geschätzt und angenommen werden, sollte jeder die Chance haben, seine Ansicht ohne Unterbrechung auszuführen.

Auch die aktive Mitarbeit gehört zu den Spielregeln. Der Moderator allein kann nicht zu einer Lösung kommen. Er ist auf die Mitarbeit der anderen Teilnehmer angewiesen. Dabei ist es wichtig, andere Meinungen zu tolerieren. Bei Teamarbeiten gibt es immer mehrere Meinungen. Und das ist eine gute Sache, denn nur so kommt man zu einer zufriedenstellenden Lösung. Die Meinungen von anderen sind Alternativen – und sollten, auch wenn sie kritisch sind, immer Gehör finden. Als Moderator hat man die Chance, sachlich und fair geäußerte Anmerkungen als Spielball aufzunehmen, um dann gemeinsam mit dem Team Verbesserungen zu finden. Bleiben Sie mit Ihrem Team auf Augenhöhe. In einer Teamarbeit sind die Vorschläge aller Beteiligten gleichwertig zu behandeln. Jeder kann und soll zu Wort kommen und sich gleichberechtigt behandelt fühlen. Letztendlich sollte noch die Zeit im Blick behalten werden: Ein Moderator ist immer auch Zeitwächter. Im Laufe jedes Meetings schweifen die Diskussionen irgendwann ab, manche Teilnehmer verlieren sich mitunter in Details und Nebenaspekten. Mit Blick auf die Uhr bringt der Moderator alle wieder auf Linie und achtet darauf, dass das Zeitlimit eingehalten wird.

Zielorientierte Gesprächs­führung

Denken Sie auch an die richtige Fragetechnik. „Wer fragt, der führt“ heißt es und das stimmt: Fragen helfen enorm bei der Gesprächsführung und dabei, die Diskussion zu lenken, Mitarbeiter zu motivieren oder zu mobilisieren. Am besten eignen sich offene Fragen, zum Beispiel „Wie können wir diese Situation lösen?“ Denn offene Fragen lassen Spielraum für ein breites Spektrum an Antworten und sind daher gerade zu Beginn einer Diskussion ein geeignetes Mittel. Häufig gewähren offene Fragen Einblick in die Meinungen und Ansichten der Gesprächsteilnehmer, da diese durch die Fragestellung nicht in eine bestimmte Richtung gelenkt werden. Bei Teammitgliedern, die gerne und viel reden, sollte der Moderator bei offenen Fragen jedoch eine gewisse Vorsicht walten lassen. Um auch anderen die Gesprächsbeteiligung zu ermöglichen, hat der Moderator stets alle Teammitglieder im Blick und nimmt auch jene mit, die eine gewisse Vorlaufzeit brauchen, um sich in die Diskussion einzuklinken. Bei geschlossenen Fragen sind die Antwortmöglichkeiten entweder bereits durch die Frage selbst oder durch die Nennung einiger Antwortmöglichkeiten wie „ja“, „nein“ oder „weiß nicht“ begrenzt. Aufgrund dieser Einschränkung sind geschlossene Fragen in einer Diskussion mit Bedacht zu wählen, da sie zu einsilbigen Antworten verleiten und das Gespräch so eventuell „holprig“ werden kann. Auch ziel­gerichtete Fragen treiben den Lösungsprozess voran, denn sie konkretisieren den Sachverhalt. „Wer hatte schon Kontakt zu dem Geschäftsführer des Altenheims?“ ist ein solches Beispiel für eine zielgerichtete Frage. Auf diese Weise ist es möglich herauszufinden, ob der vorgeschlagene Ansatz für das Problem taugt oder nur in der Theorie gut aussieht. Zielgerichtete Fragen zielen auf die Expertenmeinung einiger Gesprächsteilnehmer ab, die die Gesprächsrunde mit ihrer Expertise in die richtige Richtung lenken können. Schließlich sind auch Fragen nach Alternativen eine gute Methode: „Welche anderen Möglichkeiten gibt es?“ Solche Fragen bieten den Gesprächsteilnehmern erneut die Gelegenheit, sich mit dem Problem auseinanderzusetzen und nach anderen Lösungsvorschlägen zu suchen. Zudem bietet es ruhigeren und introvertierten Menschen, die sich an der Diskussion bisher weniger beteiligt haben, die Chance, ihre Ansichten einzubringen. Denken Sie immer daran: Wertschätzung ist das A und O erfolgreicher Führung. Nur wenn sich Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen, sind sie mit Begeisterung und Engagement bei der Arbeit! |