Wie der Heilberufsausweis refinanziert werden kann

Die Kammern empfehlen allen in der Offizin tätigen Approbierten, sich einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) zu organisieren. Umsonst ist das jedoch nicht: 7,48 Euro netto zzgl. Mehrwertsteuer fallen innerhalb der Laufzeit von fünf Jahren monatlich an. Auf den Portalen der Kartenhersteller kann zwischen Zahlung per SEPA-Mandat (jeweils für sechs oder zwölf Monate) oder Zahlung nach Rechnungserhalt (Zahlung der Gesamtsumme von 534 Euro für fünf Jahre in einem Betrag) gewählt werden.

Stichtagsregelung

Apothekeninhaber beantragen die Erstattung für den eigenen eHBA und andere Telematik-Infrastruktur(TI)-Komponenten der Erstausstattung beim Portal des Nacht- und Notdienstfonds (NNF). Grundsätzlich können Angestellte die Erstattung für ihren eHBA nicht selbst beantragen. Das muss der jeweilige Apothekeninhaber tun, ebenfalls beim NNF-Portal. Die Kartenhersteller sehen bei der Bestellung die Möglichkeit vor, als Rechnungsadresse die Apothekenleitung anzugeben, sodass die Kosten nicht vorgestreckt werden müssen. Wichtig ist, dass die Erstattung für den eHBA der Angestellten erst erfolgen kann, wenn der TI-Erstausstattungsantrag nach technischer Inbetriebnahme der TI gestellt und beim NNF geprüft wurde. Wenn die Apotheke die TI vor dem 1. Juli 2021 technisch in Betrieb genommen hat, gilt dieser Tag als Stichtag. Nur für Approbierte, die an diesem Tag in der jeweiligen Apotheke angestellt waren, kann die Erstattung beantragt werden. Wurde die TI später in Betrieb genommen, ist der Stichtag der Tag der Inbetriebnahme. Für Approbierte, die erst später ihre Stelle angetreten haben, kann keine Erstattung beantragt werden. Das kann nur der Inhaber der Apotheke tun, in der die jeweilige Person am 1. Juli 2021 beschäftigt war. Ausgenommen von der Stichtagsregelung sind Berufsanfänger. Für sie kann die Erstattung bei Arbeitsbeginn beantragt werden, auch wenn dieser Tag nach dem 1. Juli 2021 liegt. Eine weitere Voraussetzung für die Erstattung ist, dass der eHBA nicht anderweitig refinanziert wurde. Es gibt weder eine gesetzliche Regelung zur Kostenübernahme durch den Arbeitgeber noch eine gesetzliche Verpflichtung, den eHBA auf eigene Kosten anzuschaffen. Daher empfiehlt z. B. die Landesapothekerkammer Baden-Württemberg, dass, wenn kein Anspruch auf Refinanzierung besteht, sich Apothekeninhaber und angestellte Approbierte über eine Kostenüber­nahme verständigen. Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an, denn aus lohnsteuerlicher Sicht sind laut Treuhand durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz lohnsteuer- und beitragsfrei erstattungsfähig.

Erstattung des Nettobetrags

Die Ausstellung der eHBA durch die Kammern ist eine umsatzsteuerbare und umsatzsteuerpflichtige Leistung. Angestellte Approbierte haben folglich einen Bruttobetrag zu entrichten. Die Krankenkassen erstatten den Inhabern aber lediglich den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer. Reichen diese ihren Angestellten diesen Betrag weiter, bleibt die Umsatzsteuer bei den Arbeitnehmern hängen. Erstattet die Apothekenleitung den Mitarbeitern den Bruttobetrag, tragen die Arbeit­geber die Umsatzsteuer.

Für die Erstattung beim NNF fallen außerdem Gebühren an: 25 Euro pro Antrag für Berufsanfänger und 12 Euro pro Antrag für Angestellte. Die Gebühren für den eHBA der Apothekenleitung sind in der Gebührenpauschale für die Erstattung der TI-Erstausstattung erhalten. Sie beläuft sich auf 78 Euro.

Der Antrag auf Erstattung für Angestellte kann nun doch mehrfach gestellt werden. Zunächst hieß es, das sei nicht möglich. Seit 15. Juli 2022 gibt es ein entsprechendes Formular beim NNF zum Download. Infrage kommt das beispielsweise für Mit­arbeiterinnen, die in Mutterschutz waren und deswegen beim Erstantrag nicht berücksichtigt wurden. Wichtig dabei ist: Während beim Erstantrag, der elektronisch gestellt werden kann, eine Selbsterklärung über die Anzahl der förderfähigen eHBA ausreicht, müssen beim Folgeantrag Nachweise beigelegt werden – nämlich die Auszüge der Arbeitsverträge in Kopie, aus denen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und das Einstellungsdatum hervorgeht. Und zwar aller Mitarbeiter, also sowohl für die Angestellten, für die bereits eine Erstattung erfolgt ist, als auch für die, die mit dem Folgeantrag finanziert werden sollen.

Freiberufliche Vertretungsapotheker haben keinen Anspruch auf Refinanzierung ihres eHBA. Die Kosten sind lediglich steuerlich absetzbar.

Die Refinanzierung der eHBA für Pharmazieingenieure läuft genauso ab wie bei den Approbierten.

Die TI-Vereinbarung gilt nicht für Apothekerassistenten. Somit haben auch sie keinen Anspruch auf Refinanzierung. |