Die große, weite Welt

Nach Beendigung des Studiums sind viele Apothekerinnen und Apotheker noch in einer Art Orientierungsphase und die Vorstellung, die nächsten Jahre möglicherweise in ein und derselben Apotheke zu verbringen, wirkt auf sie mitunter endgültig und vielleicht etwas bedrohlich. Eine Vertretungstätigkeit kann Hilfestellung geben und – über das praktische Jahr hinaus – noch Unentschlossenen viele Arten unterschiedlicher Apothekenbetriebe näherbringen. Fragen wie „Wo möchte ich später lieber arbeiten: In einer quirligen, großen Stadtapotheke, in einer eher kleinen, geruhsamen Apotheke auf dem Land oder vielleicht doch in einer Centerapotheke?“ haben noch Zeit, um langsam darauf eine Antwort zu finden. Eine sofortige Entscheidung nach dem Studium ist somit noch nicht nötig, ein mögliches „Apotheken-Hopping“, das sich zudem im Lebenslauf negativ auswirken kann, entfällt. Die Berufsanfänger können sich während ihrer Vertretungstätigkeiten Zeit lassen, um sich ein genaueres Bild von Deutschlands Apothekenlandschaft zu machen.

Es gibt noch viel zu lernen

Neben einer vertieften Kenntnis unterschiedlicher Arten von Apotheken, die auf dem Programm stehen, gibt es ungemein viel zu lernen: Allein das Beherrschen der unzähligen Computerprogramme und Kassensysteme ist zu Beginn eine Herausforderung. Für junge Vertretungsapotheker kann das Kennenlernen verschiedener Führungsstile zudem wichtig sein. Vor allem wenn in der Zukunft der Besitz einer eigenen Apotheke angestrebt wird, ist es hilfreich, viel über die wirtschaftliche und personelle Führung einer Apotheke gelernt zu haben, zumal diese Punkte im Studium ohnehin zu kurz kommen.

Kontakte, Gehalt und Selbstständigkeit

Als weitere Pluspunkte einer Vertretungstätigkeit sind sicherlich die zahlreichen Kontakte zu nennen, die sich überall in Deutschlands Apothekerschaft knüpfen lassen und auch das meist höhere Gehalt, im Vergleich zu einer Festanstellung in einer Apotheke, kann eine Rolle für eine Entscheidung zur Vertretungstätigkeit spielen. Wird zusätzlich die eigene Wohnung aufgegeben oder im weiterhin bestehenden Hauptwohnort wegen der häufigen Abwesenheit stark verkleinert, lässt sich dazu einiges an Geld sparen. Ist man nicht über eine vermittelnde Agentur mit Arbeitnehmerüberlassung, sondern selbstständig tätig, so ist die Aussicht darauf, sein eigener Herr zu sein, ebenfalls für so manchen Apotheker ein großer Anreiz für die Entscheidung als Vertretungsapotheker zu arbeiten – das Ganze ohne das wirtschaftliche Risiko einer eigenen Apotheke.

Nicht jedermanns Sache

Doch die Tätigkeit als Vertretungsapothekerin und Vertretungsapotheker bietet nicht nur Vorteile. Sich alle paar Wochen auf einen neuen Ort, neue Gegebenheiten, Menschen und Situationen einzustellen, erfordert eine große Flexibilität und kann dauerhaft an den Kräften zehren. Das liegt nicht in der Natur eines jeden. Die Abwesenheit von Familie, Freunden und einem festen Wohnort kann zusätzlich auf Dauer belasten und Einsamkeitsgefühle hervorrufen. Dazu kommt, dass die Auftragslagen, wie 2020 während der Corona-Pandemie auch einmal unsicher oder schlecht sein können.

Diese Punkte tragen sicherlich dazu bei, dass die Vertretungstätigkeit oftmals nicht das ganze Berufsleben über, sondern nur in bestimmten Lebensphasen aus­geübt wird. Für manchen kann es sinnvoll sein, dauerhaft die richtige, individuelle Balance zu finden. Es ist nicht nötig, permanent und immer in Vollzeit Vertretungsapotheker zu sein. Wer das Reisen und die damit erlebte Freiheit genießen kann, aber sein geregeltes Leben zu Hause nicht aufgeben will, kann beispielsweise nur in bestimmten Abschnitten im Jahr Vertretungen anbieten und die restliche Zeit in seiner gewohnten Apotheke im Heimatort arbeiten.

Auch für Apotheker, die bereits in Rente sind und sich noch nicht komplett aus dem Berufsleben zurückziehen möchten, ist eine Vertretungstätigkeit eine bereichernde Abwechslung zum Rentenalltag. Die gesammelte Berufserfahrung weiterhin in der Gesellschaft einzubringen, dabei den Kollegen aushelfen und ab und zu ein Ortswechsel, der mit einem Kurzurlaub verbunden werden kann, sind sicherlich gute Anreize. Ganz nebenbei bessert sich die Rente auf. Für Doktoranden bietet sich eine temporäre Vertretungstätigkeit ebenfalls an. Auch wenn viele nur wenige Wochen oder gar nur Wochenenden im Jahr dafür Zeit finden, können sie die Vorteile des „Up to date in der Apotheke bleiben“ mit einer Aufbesserung ihres Gehaltes miteinander verbinden. Auch so mancher Industrieapotheker nutzt die gelegentliche Vertretungsarbeit um den Anschluss an die Apothekenwelt nicht gänzlich zu verlieren.

Um als Vertretungsapotheker Aufträge generieren zu können, gibt es grundsätzlich verschiedene Wege. Zum einen gibt es Agenturen und Plattformen, die bei der Vermittlung der selbstständigen, freiberuflichen Vertretungsapotheker behilflich sind. Hierbei kann sich der Vertretungsapotheker selbst die Angebote und Termine auf der Online-Plattform suchen und diese annehmen oder ablehnen. Dabei ist er in seiner Freiheit maximal flexibel, da er nicht durch eine Agentur in eine bestimmte Apotheke entsendet werden kann oder in irgendeiner Form weisungsgebunden ist. Selbstständige Vertretungsapotheker, die schon längere Zeit in diesem Business tätig sind, können durch ihre zahlreich durchgeführten Vertretungen meistens auf einen großen Pool an Kunden zugreifen und benötigen oftmals keine Vermittlung über eine Plattform mehr. Sie arbeiten über die Jahre teils immer wieder bei denselben Kunden und vereinbaren im laufenden Jahr bereits die Vertretung für die nächste Urlaubssaison. Zufriedene Kunden empfehlen ihre Vertretungsapotheker zudem gerne weiter. Im besten Fall ist somit eine Akquise nach einigen Jahren kaum mehr nötig.

Auch die Stellenmärkte der Kammern werden gerne für Vertretungsgesuche genutzt und bringen so den personal­suchenden Inhaber und die helfenden Hände zusammen.

Es gibt jedoch auch vermittelnde Unternehmen, bei denen die Möglichkeit besteht in Festanstellung zu arbeiten. Ein Vorteil ist dabei, dass man sich nicht selbst um Aufträge bemühen muss, da diese Aufgabe vollständig von der Agentur übernommen wird. Auch alle anderen bürokratischen Belange, wie Rechnungsstellung, etc. werden von der Firma abgewickelt. Gerade für Neulinge auf dem Gebiet der Vertretungen, die noch keine oder nur sehr wenige Kontakte in Deutschlands Apotheken besitzen, entfallen zeitaufwendige Tätigkeiten wie Akquise, Selbstmarketing oder die Rechnungsstellung. Als nachteilig ist jedoch ein meist geringerer Verdienst zu nennen: Die Freiheit die eigenen Preise selbst zu bestimmen, wie sie ein selbstständiger Vertretungsapotheker hat, gibt es hierbei nicht. Dafür fallen die Unsicherheiten einer Selbstständigkeit weg. In der Regel erhält man einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einem festen Gehalt und den üblichen Sozialleistungen sowie sozialer Absicherung, beispielsweise bei Krankheit. So, wie man es auch aus den Angestelltenverhältnissen in den Apotheken kennt. Über ein Arbeitszeitkonto werden geleistete Stunden und Überstunden erfasst und ein Freizeitausgleich erfolgt. Dieser kann mitunter auch recht lange ausfallen. Arbeitet man beispielsweise mehrere Monate Vollzeit – bei einem verhandelten Teilzeitgehalt – kann man im Anschluss die gesammelten Überstunden längerfristig abbauen. Die Verträge mit den Agenturen sind bezüglich der Wochenarbeitszeiten verhandelbar und bieten so zusammen mit dem Arbeitszeitkonto eine maximale Flexibilität.

Beiden Formen – sowohl der Vermittlung von selbstständigen Apothekern, als auch der von festangestellten Apothekern – gleich ist, dass Anfahrts- und Übernachtungskosten in den allermeisten Fällen von der beauftragenden Apotheke übernommen werden.

Für eher sicherheitsorientierte Personen ist vermutlich eine Festanstellung bei einer Vermittlungsfirma ratsam. Für Apotheker, die freiheitsliebend und risikoaffiner sind, kann eine selbstständige Tätigkeit sinnvoller sein.

Ein weiterer großer Pluspunkt, der den Start als freiberuf­licher, selbstständiger Vertretungsapotheker vereinfacht, ist der relativ geringe Aufwand einer derartigen Gründung und ein überschaubares finanzielles Risiko. Obwohl man ein eigenes Business aufbaut, halten sich die anfangs getätigten Investitionen im Rahmen. Hauptsächlich fallen Kosten für Website, Marketingmaßnahmen und Versicherungen an. So kann man der Zukunft des eigenen Unternehmens relativ entspannt entgegensehen.

Der bürokratische Aufwand mit Kammer und Versorgungswerk ist ebenfalls kein anderer als bei einem Apothekenangestelltenverhältnis. Man bleibt wie gewohnt Kammermitglied im Bezirk des festen Wohnortes und durch die pharmazeutische Tätigkeit auch Mitglied des zugehörigen Versorgungswerkes. Die Höhe der Beiträge errechnet sich anhand der voraussichtlichen Gewinne und kann meist vor dem ersten Jahr der Tätigkeit gemeinsam besprochen und geschätzt werden. Liegen danach die tatsächlichen Gewinne aus der Steuererklärung darunter oder darüber, kann es zu Nachzahlungen oder Erstattungen kommen und die Beiträge werden neu festgesetzt. Genauso verhält es sich bei den Krankenkassenbeiträgen: einer Schätzung im ersten Jahr folgt der Ausgleich im nächsten Jahr und eine erneute Festsetzung.

Zusätzlich lässt sich bei einer freiberuflichen Vertretungstätigkeit die eigene Arbeitszeit sehr flexibel einteilen. In Zeiten höheren Personalbedarfs, wie zu den üblichen Urlaubsphasen im Sommer oder zum Weihnachts- und Erkältungsgeschäft im Winter können mehrere, zeitintensive Aufträge hintereinander angenommen und somit mehr Stunden gearbeitet werden. Benötigt man für private Vorhaben einmal mehr Freizeit, werden einfach weniger Aufträge angenommen. Zu arbeiten, wenn viele andere zu Ferienzeiten im Urlaub sind und die eigenen Jahresurlaube außerhalb der Hochsaison zu nehmen, ist eine gute Möglichkeit, selbst günstig Urlaub zu machen und trotzdem den Kollegen bei saisonalem Personalmangel auszuhelfen.

Was gibt es zu bedenken und zu organisieren, wenn man als selbstständiger, freiberuflicher Vertretungsapotheker durchstarten möchte? Neben der An- oder Ummeldung bei der für den eigenen Wohnsitz zuständigen Apothekerkammer und der Klärung der Beiträge für Apothekerversorgung und Krankenkasse, muss die freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt angemeldet und eine Steuernummer beantragt werden. Dies ist unkompliziert mit einem Formular im Online-Portal der Finanzämter machbar.

Bevor man sich an die Marketingmaßnahmen wagt, sollte einem selbst bewusst sein, welche Art von Vertretungen man gerne übernehmen möchte. Sollen es hauptsächlich Chefvertretungen sein oder auch Vertretungen angestellter Apotheker? Übernimmt man Notdienste? Ab welchem Mindestzeitraum lohnt sich eine Vertretung? Macht es überhaupt Sinn einzelne Vertretungstage anzubieten? Auch Gedanken über die eigene Arbeitszeit müssen vorab klar sein. Wie viele Stunden muss oder möchte man pro Jahr arbeiten? Und natürlich müssen vorab die eigenen Preise mit Stunden- und Tagessätzen festgelegt sein. Allgemein ist es auch ratsam, vor Beginn der selbstständigen Tätigkeit einen Finanzplan zu erstellen, in den alle zu erwartenden Kosten und Einnahmen eingetragen werden. So verschafft entsteht ein guter Überblick.

Sobald Dienstleistungen und Preise feststehen, können diese auch kommuniziert werden. Das umfasst das erste Schalten von Anzeigen auf Vermittlungsplattformen und auf den Stellenportalen der Apothekerkammern, in deren Bezirke Vertretungen übernommen werden wollen. Zusätzlich kann es für den ein oder anderen sinnvoll sein, sich bei Online-Berufsnetzwerken anzumelden und so das eigene Netzwerk auszubauen. Durch eine aussagekräftige Website mit einem stimmigen Corporate Identity können sich potenzielle Kunden ein erstes Bild ihres möglichen Vertretungsapothekers machen. Zur Website passende Flyer und Visitenkarten runden das Erscheinungsbild des neu entstandenen Unternehmens ab und machen eine Kontaktaufnahme durch Aus­legen in Apotheken oder Verteilen auf Messen einfacher.

Natürlich dürfen mögliche Gefahren nicht ausgeblendet werden: Indem man sich einen Notfallplan überlegt, blickt man den Risiken offen ins Auge. Einmal schriftlich festgehalten, kann im Notfall immer darauf zurückgegriffen werden. Dabei ist herauszuarbeiten, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, sollte eine längere Krankheit eintreten oder ein unvorhergesehener Unfall passieren.

Auch die Frage, ob für alle Eventualitäten eine ausreichende Versicherung vorliegt, z. B. mit dem nötigen Krankentagegeld in realistischer Höhe, muss gestellt werden. Aber auch bei kurzfristigen Ausfällen ist es bereits sehr hilfreich zu wissen, welcher Vertretungsapothekerkollegen guten Gewissens als eigener Ersatz empfohlen werden kann. Hat man im Vorfeld ein nützliches Netzwerk aufgebaut, ist sicher schnell Hilfe und Ersatz zur Stelle. Dazu ist es sinnvoll, sich im Vorfeld einmal Gedanken darüber gemacht zu haben, was bei längerfristigen Auftragsausfällen zu tun ist, um nicht in Panik zu verfallen. Welcher Zeitraum kann durch Rücklagen überbrückt werden? Wie geht man psychisch damit um? Wie viel Zeit muss verstreichen, bis man sich doch wieder eine Festanstellung suchen muss?

Wichtig ist auch der Abschluss einer Berufshaftpflichtver­sicherung, da nicht bei allen Vertretungstätigkeiten in allen Apotheken gewährleistet ist, ob ein Fehler durch die Haftpflicht des Inhabers tatsächlich mit abgedeckt wird.

Zuletzt noch den elektronischen Heilberufeausweis beantragen und es kann losgehen mit dem „Abenteuer Vertretungsapotheker“.

Was bringt die Zukunft?

Auch Vertretungsapotheker werden zukünftig einen elektronischen Heilberufeausweis (HBA) benötigen, der wie bei anderen Apothekern auch, von der zuständigen Kammer aus­gegeben wird. Solange im eigenen Kammerbereich vertreten wird, dürfte es somit kein Problem geben, den eigenen HBA in der Vertretungsapotheke zu verwenden. Kürzlich entbrannte jedoch die Diskussion, wie es sich bei der Verwendung des HBA bei einer Vertretungstätigkeit im Bereich einer anderen Apothekerkammer verhält. Die Apothekerkammer Baden-Württemberg rät, sich darum bei jeder, wenn auch kurzen Tätigkeit bei den zuständigen Kammern zu registrieren, um ein Funktionieren des eigenen HBA zu gewährleisten. Ob dies in der Zukunft auch praktikabel und tatsächlich notwendig sein wird, wird sich zeigen. Umgangen werden könnte diese Regelung allerdings durch das Verwenden des HBA des Inhabers der jeweiligen Vertretungsapotheke. Dies ist laut SGB V zulässig, solange ein paar Regeln beachtet werden. So gilt es beispielsweise zu protokollieren, welcher der beiden Apotheker, die den HBA gemeinsam nutzten, auf welche Daten zugreifen konnten.

Wegen der in vielen Teilen Deutschlands angespannten Personalsituation, dürfte es den Vertretungsapothekern auf Dauer nicht an Aufträgen mangeln. Sie sind gefragt in Urlaubs- und unvorhersehbaren Krankheitszeiten, in umsatzstarken Monaten und bei Notdiensten. Auch Schwanger­schaftsvertretungen müssen abgedeckt sein. So zeigt sich der Beruf als Vertretungsapotheker als ein sicherer mit Zukunft, spannend und abwechslungsreich. Das Ganze dazu mit der Aussicht auf ein höheres Gehalt als bei einer Festanstellung in einer Apotheke. |