Alles rund um den elektronischen Heilberufsausweis

Für den Anschluss an die Telematik-Infrastruktur (TI) benötigen die Apotheken so einiges an Zusatzequipment. Unter anderem einen Konnektor – das ist der Router, der die Apotheke mit der TI verbindet. Dazu kommen sogenannte Smartcards inklusive Lesegeräte. Eine davon ist die Security Module Card Typ B, kurz SMC-B. Von der Gematik wird sie als „elektronischer Ausweis für medizinische Einrichtungen“ bezeichnet, mit diesem weist sich die Apotheke innerhalb der TI als Apotheke aus. Eine SMC-B muss in jeder Betriebsstätte, egal ob Filiale oder Hauptapotheke, vorhanden sein. Die zweite für Apotheken wichtige Karte ist der Heilberufsausweis, kurz HBA. Im Gegensatz zur SMC-B ist dieser personenbezogen. Das heißt, Approbierte, die einen HBA benötigen, müssen ihn persönlich bei jeweils zuständigen Apothekerkammer beantragen. Er dient dann auch als Sichtausweis, also als Apothekerausweis.

Kosten werden erstattet

Seit Kurzem steht fest, dass es auch für die Heilberufsausweise des approbierten Personals eine Kostenerstattung geben soll. Ursprünglich war das nur für die Ausweise der Inhaberinnen und Inhaber festgelegt worden. Letztere müssen die Pauschale aber für die Angestellten beantragen und ihnen gegebenenfalls die Auslagen erstatten. Alternativ können angestellte Approbierte nach Absprache mit Inhaber oder Inhaberin den HBA auch auf Rechnung der Apotheke beantragen, die Eingabe einer alternativen Rechnungsadresse ist in den Antragsportalen möglich. Allerdings können Inhaber den Zuschuss nur für das Personal beantragen, das am 1. Juli 2021 bei ihnen angestellt war. Lediglich für Berufsanfänger gibt es eine Ausnahmeregelung: Für sie kann die Erstattung auch beantragt werden, wenn sie erst nach dem 1. Juli ihren Job antreten. Werden Approbierte ohne HBA, die keine Berufsanfänger mehr sind, nach dem Stichtag eingestellt, gibt es keine Förderung. Daher empfiehlt beispielsweise die Landesapothekerkammer Baden-Württemberg, dass sich Apothekeninhaber und angestellte Approbierte über eine Kostenüber­nahme verständigen – eine gesetz­liche Regelung zur Kostenübernahme durch den Arbeitgeber oder eine gesetzliche Verpflichtung, den Heil­berufsausweis auf eigene Kosten anzuschaffen, gibt es nämlich nicht.

Auf den Portalen der Kartenhersteller kann zwischen Zahlung per SEPA-Mandat (jeweils für 6 oder 12 Monate) oder Zahlung nach Rechnungserhalt (Zahlung der Gesamtsumme von 534 Euro für fünf Jahre in einem Betrag) gewählt werden.

Wofür wird der HBA ­eingesetzt?

Bislang war der HBA in der Apotheke nur notwendig, um die SMC-B dort für den Zugang zu den Fachanwendungen der TI zu legitimieren. Innerhalb eines Filialverbunds reicht dazu ein HBA, um die Hauptapotheke und alle Filialen freizuschalten. Die für die Apotheke aktuell zumindest theoretisch relevanten Anwendungen sind der elektronische Medikationsplan (eMP) und die elektronischen Notfalldaten. Ist die Legitimierung einmal erfolgt, kann man in der Apotheke ohne HBA den eMP aktualisieren oder die Notfalldaten auslesen. Die Legitimation der SMC-B durch ­einen HBA ist auch bislang zeitlich nicht beschränkt. Das heißt, es ist ­aktuell in den meisten Apotheken ausreichend, wenn die Inhaberin oder der Inhaber einen HBA hat.

Ändern dürfte sich das mit der Einführung des E-Rezeptes. Zwar wird für das einfache Abzeichnen von E-Rezepten bei der Abgabe die SMC-B eingesetzt (gemäß ApBetrO § 17 Abs. 6). Die Rückverfolgbarkeit zum jeweiligen Unterzeichner und deren Dokumentation, für die die Apotheken­leitung laut Gesetz zu sorgen hat, stellt die Warenwirtschaft sicher. Sobald aber Änderungen am Rezept erforderlich sind, führt am HBA kein Weg mehr vorbei. Denn laut § 17 Abs. 5 Satz 4 ApBetrO muss jede Änderung auf der Verschreibung vermerkt und im Falle der elektronischen Verschreibung das Gesamtdokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden. Eine QES ist aber mit der SMC-B nicht möglich, dafür braucht man einen HBA plus PIN.

Daher empfehlen die Kammern, die Softwarehäuser und auch die Gematik, dass mittelfristig alle Approbierten, die diese Aufgaben übernehmen, einen HBA haben sollten. Außerdem soll es prospektiv noch weitere Anwendungen in der TI geben, für die dann der HBA vonnöten ist.

Es gibt jedoch in der TI ein kleines Feature, das es erlaubt, nicht für jede einzelne QES den HBA neu raus­kramen zu müssen – die sogenannte Komfortsignatur. Laut Gematik-Webseite kann es die auch in Apo­theken geben. Die Umsetzung liegt aber der Gematik zufolge in der Verantwortung der Softwarehäuser. Sie entscheiden demnach, ob und wie eine entsprechende Funktionalität implementiert wird. Aber was steckt grundsätzlich dahinter? Die Komfortsignatur wird durch Stecken des HBA ins Kartenterminal und einma­lige PIN-Eingabe aktiviert. Danach können bis zu 250 qualifizierte elektronische Signaturvorgänge innerhalb von maximal 24 Stunden oder – für die Apotheke gesprochen – 250 Rezeptänderungen innerhalb von 24 Stunden ausgeführt werden, ohne dass eine weitere PIN-Eingabe er­forderlich ist (der HBA muss allerdings auch bei der Komfortsignatur immer im TI-Kartenterminal stecken). Ob das überhaupt möglich ist, und wenn ja, wie viele Vorgänge, hängt dann vom jeweiligen Softwarehaus ab.

Neben diesen Anwendungen innerhalb der TI kann der HBA aber auch anderweitig für rechtsgültige elektronische Unterschriften etwa zum Abschluss von signaturpflichtigen Verträgen sowie zur Ver- und Entschlüsselung von E-Mails verwendet werden. Bislang war dafür eine gesonderte Signaturkarte notwendig. Konkreter Anwendungsfall in der Apotheke wäre beispielsweise neben E-Mail-Verschlüsselung die papierlose Dokumentation. Die QES ermöglicht die rechtssichere elektronische Freigabe und Archivierung aller Dokumente, wie zum Beispiel Herstellungs- und Prüfprotokolle in Verbindung mit dem Dr. Lennartz Laborprogramm. Der Medienbruch durch das Ausdrucken und gegebenenfalls wieder Einscannen entfällt dann. Möchten Apotheker diese Funktion nutzen, müssen sie sich das allerdings schon bei der Beantragung des HBA überlegen. Wer diese Zusatzfunktion nutzen möchte, muss bei der Bestellung des HBA im Antragsportal in das Feld „Zertifikats-E-Mail-Adresse (optional)“ die E-Mail-Adresse eintragen. Das Feld „Monetäre Beschränkung in EUR (optional)“ im Antragsportal des qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (qVDA) ermöglicht beim Abschluss von Verträgen die Nutzung der Signaturfunktion zu beschränken. Man kann dort eine Höchstsumme eintragen, bis zu der mit dem betreffenden HBA Verträge abgeschlossen werden können. Wenn man hingegen auf die Zusatzfunktion verzichten und die QES nur innerhalb der TI nutzen möchte, bleiben die Felder „Zertifikats-E-Mail-Adresse (optional)“ und „Monetäre Beschränkung in EUR (optional)“ einfach frei. Insbesondere aufgrund der umfassenden Dokumentationspflichten in der Apotheke kann die Nutzung der QES in Kombination mit papierloser Ablage viel Papier und Platz sparen.

Was muss versteuert werden?

Angestellte müssen bei der Bestellung des HBA den Netto-Preis plus Umsatzsteuer an den Kartenhersteller entrichten – es kommt immer ein zivilrechtlicher Vertrag zwischen diesen beiden Parteien zustande. Auf wen die Rechnung ausgestellt ist, die Angestellten oder die Inhaberin oder den Inhaber, ist laut Treuhand für den Vorsteuerabzug ohne Relevanz: Dem Arbeitgeber steht er in diesem Fall nicht zu. Der Arbeitnehmer ist ohnehin nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt– mangels unternehmerischen Leistungsbezugs.

Der Zuschuss der GKV zum HBA wird netto ausgezahlt – an den Arbeitgeber, der ihn an seine Angestellten weiterreicht. Für die ist die Erstattung der Kosten für den HBA grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Es handelt sich nämlich um den Ersatz von Auslagen. Auslagenersatz ist immer dann anzunehmen, wenn der Arbeitnehmer in ganz überwiegendem Interesse des Arbeitgebers Aufwendungen tätigt, die der Arbeitsausführung dienen und die nicht zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers führen. Auch wenn der Arbeitgeber die Kosten für den HBA seiner Mit­arbeiter übernimmt, zum Beispiel weil die Voraussetzungen für eine Erstattung durch die GKV nicht erfüllt sind, fallen keine Steuern- oder Sozialversicherungsbeiträge an.

Folgendes ist allerdings zu beachten, damit der Auslagenersatz wirklich steuerfrei ist: Die Ausgaben müssen einzeln mit den Mitarbeitern abgerechnet werden. Und die Gebühren müssen in der Höhe erstattet werden, wie sie anfallen. Eine Pauschale ist nicht erlaubt.

Im Bezug auf die Zahlungsmodalitäten rät die Treuhand von der Variante abzusehen, bei der die Angestellten in Raten zahlen, die Inhaberinnen und Inhaber den Gesamtbetrag aber auf einmal. Denn dann würde es sich um eine Vorauszahlung der Auslagen handeln. Die Lohnsteuer- und Sozialver­sicherungsfreiheit wäre hier zweifelhaft, begründet die Treuhand ihr Abraten von diesem Modell. Ob von beiden Seiten auf einmal oder in Raten bezahlt wird, spielt hingegen keine Rolle. In beiden Fällen ist die Leistung des Arbeitgebers für die Angestellten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Auch die Zahlungsmodalitäten, also Zahlung auf Rechnung oder im Lastschriftverfahren, haben keinen Einfluss.

Der HBA hat eine Laufzeit von fünf Jahren, auf diesen Zeitraum ist auch die Erstattung durch die GKV aus­gelegt – sie deckt die Nettokosten. Falls Apotheker innerhalb dieses Zeitraums kündigen und der Arbeitgeber zahlt den verbleibenden Rest des Betrages, der von den Kassen erstattet wurde, aus, führt die Zahlung beim Angestellten zu steuerpflichtigem Werbungskostenersatz. In den Folgejahren kann dann die laufende Gebühr in der Steuererklärung als Werbungskosten steuermindernd geltend gemacht werden. |