Wann rechnet sich der Botendienst?

Personal- und Fahrzeugkosten

Eine entscheidungsorientierte Kostenrechnung berücksichtigt die Vorbedingungen. Wenn bereits ein Lieferfahrzeug vorhanden ist, würden kurzfristig nur die Verbrauchs-, aber nicht die Anschaffungskosten des Autos ins Gewicht fallen. Doch sind die Botendienstkonzepte auf Dauer angelegt, sodass bei der langfristig wirksamen Entscheidung die kompletten Fahrzeugkosten betrachtet werden müssen, also auch der Wertverlust des Autos.

Noch bedeutsamer sind die Personalkosten – und dabei wirken sich die Vorbedingungen ohnehin weniger aus. Ob ein Bote nur ein oder zwei Stunden täglich oder als Vollzeitkraft beschäftigt wird, muss auf jeden Fall in die Kalkulation eingehen und erweist sich zumeist als entscheidender Faktor. Hier kommt ein maßgeblicher Aspekt der Botenkonzepte zum Tragen: Während die meisten Botendienste im herkömmlichen Apothekenbetrieb Nachlieferungen sind und am frühen Abend nach dem letzten Wareneingang vom Großhandel stattfinden, stellen einige der neuen Konzepte Lieferversprechen dar, die den ganzen Tag über relativ kurzfristig einzulösen sind. Hinzu kommt, dass eventuell Rezepte vor der Bearbeitung abgeholt werden müssen und damit sogar zwei Fahrten für einen Liefervorgang nötig sind. Die neue Apothekenbetriebsordnung verschärft das Problem weiter. Wenn sich die Auffassung durchsetzt, dass der Bote zum pharmazeutischen Personal gehören muss, fallen noch höhere Personalkosten für die Lieferungen an. Möglicherweise kann dann ein solches Angebot sogar an fehlendem Personal scheitern.

Für die weiteren Überlegungen sollen hier nur grobe Annahmen zu den Personal- und Fahrzeugkosten getroffen werden. Doch diese reichen aus, um die wesentlichen betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und eine Plausibilitätsbetrachtung für die Wirtschaftlichkeit anzustellen. Als Personalkosten sollen mit Blick auf eine PTA 36 Euro pro Stunde und als Fahrzeugkosten 50 Cent pro Kilometer unterstellt werden.

Erste Rentabilitätsbetrachtung

Als erster Fall wird angenommen, dass die Lieferung durchschnittlich 2 Kilometer Fahrstrecke und 15 Minuten pro Kunde erfordert. Die reinen Lieferkosten betragen im Sinne einer Teilkostenrechnung dann 10 Euro pro Kunde (2 mal 0,50 Euro plus 15/60 mal 36 Euro = 10 Euro). Die kalkulierte Zeit soll die Fahrzeit vom vorigen Kunden, das Parken sowie den Fußweg vom Auto bis zum Kunden und zurück umfassen, aber noch nicht die abgabebegleitende Beratung. Für jede Packung werden weitere 5 Minuten veranschlagt, die sowohl die Beratung bei der Lieferung als auch das komplette Handling der Packung in der Apotheke von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Vorbereitung für die Auslieferung umfassen. Dies ergibt weitere Kosten von 3 Euro pro Packung (5/60 mal 36 Euro = 3 Euro). Wenn auch noch die telefonische Bestellung des Arzneimittels und die Abwicklung der Zahlung hinzukommen, dürften 5 Minuten zu knapp kalkuliert sein.

Es sei betont, dass diese Annahme nicht auf einer arbeitswissenschaftlichen Untersuchung beruht. Die Daten hängen ohnehin stark von der Organisation in der Apotheke und davon ab, ob die Packung individuell bestellt werden muss. Doch es geht hier nur um die Frage, unter welchen Bedingungen der Botendienst überhaupt rentabel sein kann. Unter den obigen Annahmen wären die angenommenen Teilkosten der Lieferung erst bei einer Lieferung von 3 Rx-Arzneimitteln an einen Kunden amortisiert. Für eine Packung wird hier ein Festaufschlag von 8,35 Euro abzüglich 1,51 Euro Kassenabschlag (Nettoanteil bei 1,80 Euro Kassenabschlag inklusive Mehrwertsteuer) angenommen. Das ergibt 6,84 Euro pro Packung, also 20,52 Euro für 3 Packungen – im Vergleich zu 19 Euro kalkulierten Kosten (10 Euro für die Lieferung plus 3 mal 3 Euro pro Packung). Der 3-Prozent-Aufschlag wird hier vernachlässigt.

Weitere Varianten

Mit den gleichen Annahmen für die Kosten lassen sich weitere Varianten durchrechnen:

• Mit Berücksichtigung des 3-Prozent-Aufschlags ergibt sich folgende Variante: Wenn 2 Packungen zusammen einen Apothekeneinkaufspreis von 75 Euro haben, würden diese fast die angenommenen 16 Euro Kosten für eine Lieferung von 2 Packungen einbringen (13,68 Euro Festaufschlag plus 3 Prozent von 75 Euro = 15,93 Euro).
• 2 Packungen mit vernachlässigbarem 3-Prozent-Aufschlag würden 13,68 Euro einbringen. Bei 3 Euro Kosten pro Packung dürfte die eigentliche Lieferung (ohne Beratung) dann nur 12 Minuten und 1 Kilometer Fahrstrecke in Anspruch nehmen (13,68 Euro – 6 Euro – 0,50 Euro [für 1 km] = 7,18 Euro; 7,18 Euro mal 60 Min./36 Euro = 12,0 Min.).
• Für 1 Packung blieben 5,6 Minuten und 1 Kilometer (6,84 Euro – 3 Euro – 0,50 Euro = 3,34 Euro; 3,34 Euro mal 60 Min./36 Euro = 5,57 Min.).

Falls das Rezept für die Bearbeitung zuvor abgeholt wird, muss die ermittelte Zeit für zwei Fahrten – Rezeptabholung und Lieferung – ausreichen. Die obigen Kalkulationen lassen sich auch für OTC-Arzneimittel durchführen. Dann müssen anstelle der Aufschläge gemäß Arzneimittelpreisverordnung die apothekenindividuellen Aufschläge eingesetzt werden, die allerdings vom Preis der Produkte und von der Preispolitik der Apotheke abhängen.

Was bedeutet die Mindestbedingung?

Es sei betont, dass die oben ermittelten Zeiten Mindestbedingungen für die Rentabilität sind. Von weiteren Kosten und damit höheren Hürden wird noch die Rede sein. Wenn die Bedingungen gerade eben erfüllt sind, trägt der Botendienst nur seine eigenen Kosten und leistet noch keinen Beitrag zur Deckung der Gemeinkosten der Apotheke oder gar zum Gewinn. Es geht also hier nur darum, Mindestanforderungen abzuschätzen.

Diese Bedingungen gelten auch für Apotheken, die bereits über einen umfangreichen Botendienst für Nachlieferungen mit einem eigenen Fahrzeug verfügen. Denn zusätzliche Einsätze bedeuten zusätzliche Personal- und Fahrzeugkosten. Eine Ausnahme ergäbe sich, wenn ein festangestellter Bote und das Fahrzeug kaum zum Einsatz kommen und das neue Angebot für eine angemessene Auslastung sorgen soll. Doch dann würde das neue Konzept nur helfen, die Folgen einer vorherigen unternehmerischen Fehlentscheidung zu lindern – und das ist hier nicht die Fragestellung.

Dennoch kann sich ein bereits vorhandener Botendienst auf die Rentabilität auswirken. Denn wenn das neue Botenkonzept für zusätzliche Kunden im Liefergebiet sorgt, bieten sich mehr Möglichkeiten für eine geschickte Tourenplanung und die durchschnittliche Lieferzeit für alle Kunden sinkt, sodass die Aussicht auf einen rentablen Botendienst steigt. Dieser Effekt ist jedoch nur zu erwarten, wenn das Liefergebiet nicht ausgedehnt wird und die Apotheke weitgehenden Einfluss auf den Liefertermin nehmen kann.

Räumliche Bedingungen

Ein nicht zu großes Liefergebiet und hinreichend zeitlicher Spielraum beim Lieferversprechen sind grundsätzliche Voraussetzungen für ein rentables Botenkonzept. Denn ob die oben ermittelten Zeiten oder vielleicht sogar günstigere Werte erreicht werden, hängt wesentlich davon ab, wie viele Kunden in einem überschaubaren Einzugsgebiet beliefert werden können und wie gut sich die Fahrten kombinieren lassen. Vermutlich werden sich die Lieferfahrten ohnehin an den Lieferterminen des Großhandels orientieren.

Für die Botenlieferungen ist eine gute Tourenplanung gefragt, doch auch die erfordert Mühe, Zeit und vielleicht eine geeignete Software. Weitere apothekenindividuelle Einflussfaktoren ergeben sich aus der umliegenden Landschaft. In ländlichen Regionen sind die Fahrstrecken lang, doch das kann günstiger sein als Dauerstau und Parkplatzprobleme in der Großstadt. Denn die Arbeitszeit des Boten kostet mehr als die Kilometerleistung des Autos. Ganz wesentlich dürfte die Zahl der Lieferungen sein, denn viele Lieferungen ermöglichen geschickte Touren mit kurzen Strecken und Zeiten pro Kunde sowie eine gute Auslastung.

Knackpunkt Auslastung

Die Auslastung ist ein weiterer heikler Punkt. Denn die hier vorgestellte Kalkulation unterstellt, dass der Bote bzw. die Boten-PTA in der geplanten Arbeitszeit voll ausgelastet ist und auch das Fahrzeug angemessen bewegt wird. Nur unter dieser Voraussetzung ist die hier durchgeführte Teilkostenrechnung überhaupt aussagekräftig. Anderenfalls würden die Fixkosten für das Auto und gegebenenfalls den Boten die ganze Rechnung durchkreuzen. Die Erkenntnis, dass das Geschäftsmodell nur mit einer guten Auslastung erfolgreich sein kann, ist auch der Grund, weshalb in den obigen Kalkulationen 5 Minuten Bearbeitungszeit pro Packung angesetzt wurden. Neben der selbstverständlichen abgabebegleitenden Beratung muss auch das Handling in der Apotheke berücksichtigt werden. Es darf nicht unterstellt werden, dass das dort vorhandene Personal dies in Leerlaufzeiten ohne zusätzliche Kosten erledigt. Denn ein offensiv angebotener Botendienst als neuer Service kann sich nur rentieren, wenn er einen Umfang erreicht, der nicht "mal eben nebenbei" zu erledigen ist.

Unterschiede der Konzepte

Dies ist wahrscheinlich das Hauptargument für die neuen Marketingpartner, die solche Lieferkonzepte publikumsgerecht bewerben und für einen professionellen Internetauftritt sorgen. Die Apotheke kauft letztlich einen mehr oder weniger etablierten Markennamen und profitiert damit von einer kürzeren Markteintrittsphase. Der Service wird schneller bekannt, wenn er mit einer bekannten Marke verknüpft wird. Eine Apotheke allein würde für ein solches Marketing wahrscheinlich deutlich mehr ausgeben als die Gebühr für den Marketingpartner. Entsprechendes dürfte für die Pflege des Internetauftritts gelten.

Doch auch die Kosten für den Marketingpartner müssen in der Kalkulation berücksichtigt werden. Dabei sind zwei Modelle zu unterscheiden:

• Eine prozentuale Provision erscheint insbesondere für die Anfangsphase attraktiv, weil sie nur anfällt, wenn wirklich Umsätze stattfinden.
• Doch die bisherigen Überlegungen sprechen eher für eine pauschale Gebühr mit einem festgelegten Monatsbeitrag. Denn das ganze Geschäftsmodell lebt von einem gewissen Umfang. Nur bei hinreichenden Umsatzerwartungen erscheint es überhaupt attraktiv. Dann fällt eine Pauschale weniger ins Gewicht und die Apotheke kann vollständig von Umsatzsteigerungen profitieren.

Bedauerlicherweise gaben sich einige Anbieter der Lieferkonzepte bei Fragen nach den Kosten für die Apotheken eher zugeknöpft. Eine ausführliche Darstellung der verschiedenen Konzepte einschließlich der Gebührenmodelle findet sich in dem Beitrag "Bringt’s das?".

Grundlagen für weitere Kalkulationen

Wie auch immer der jeweilige Anbieter honoriert wird, muss auch diese Kostenposition berücksichtigt werden. Dies gilt auch für alle Werbemittel, mit denen das neue Angebot bekannt gemacht wird, wie Internetauftritt, Flyer und Zeitungsanzeigen. Dabei ist zu vergleichen, welche Leistungen bei den verschiedenen Anbietern bereits in der Gebühr enthalten sind. Alle Kosten, die durch den neuen Service, die Lieferung oder die gelieferten Packungen ausgelöst werden, müssen in die Kalkulation eingehen. Denn Apotheken haben nicht mehr genug Mittel für Quersubventionen und der neue Service soll eine Ertragsquelle sein. Wenn alles gut läuft, kann die neue Dienstleistung auch als Marketinginstrument für die Apotheke insgesamt wirken und diese im Wettbewerb stärken. Doch das dauert und der Zusammenhang wird nicht immer sicher sein. Diese Aussicht darf keine unrentable neue Tätigkeit rechtfertigen.

Die oben durchgeführten Kalkulationen vermitteln nur Untergrenzen für die Rentabilität. Wer bereits diese Bedingungen nicht erfüllen kann, hat keine Voraussetzungen, um die neuen Botendienste rentabel anzubieten. Wer sie erfüllt, sollte weiter rechnen. Dazu gehört als nächster Schritt, das Entgelt für den Marketingpartner und die sonstigen planbaren Marketingkosten in die Kalkulation einzubeziehen. Außerdem ist zu prüfen, ob das Umfeld der Apotheke die nötige Auslastung erwarten lässt. Wenn über etliche Stunden täglich ein Bote bzw. eine Boten-PTA und ein Lieferfahrzeug bereit stehen müssen, um das Lieferversprechen einhalten zu können, müssen sie in dieser Zeit zumindest ansatzweise ausgelastet werden. In diese Überlegung sollten die eigenen Erfahrungen mit bisherigen Lieferungen und die Erfahrungen des Marketingpartners mit vergleichbaren Apotheken eingehen. Interessenten sollten an dieser Stelle belastbare Informationen einfordern.

Besonders hoch liegt die Hürde, wenn der Kunde sogar einen Wunschtermin für die Lieferung auswählen kann, wie es z. B. bei Vitabote möglich ist. Denn dann muss ständig ein Bote verfügbar oder eine Boten-PTA in der Apotheke entbehrlich sein. Das ist auf Dauer nur zu leisten, wenn der Bote weitgehend ausgelastet ist.

Erweiterte Rentabilitätsbetrachtung

Zur weiteren Plausibilitätsbetrachtung sollen nochmals Lieferungen mit jeweils 2 Rx-Packungen ohne relevantem 3-Prozent-Aufschlag angenommen werden. Werden zusätzlich zu den früheren Annahmen Marketingkosten von 0,30 Euro pro Packung angesetzt, darf die Lieferung bei 1 Kilometer Fahrstrecke nur 11 Minuten (ohne Beratung) dauern (13,68 Euro - 6 Euro - 0,50 Euro [für 1 km] - 0,60 Euro [für Marketing] = 6,58 Euro; 6,58 Euro mal 60 Min./36 Euro = 11,0 Min.). Wenn eine Beratungszeit von 3 Minuten pro Packung unterstellt wird, ergibt das 17 Minuten (11,0 Min. Lieferung plus 2 mal 3 Min. Beratung) pro Kunde, sodass ein 8-Stunden-Tag der Boten-PTA mit 28 Lieferungen ausgefüllt wäre. An 25 Arbeitstagen käme unter diesen Annahmen immerhin ein monatliches Marketingbudget von 420 Euro zusammen, um den neuen Service bekannt zu machen. Es ist also zu fragen, ob eine durchschnittliche Lieferzeit unter 11 Minuten und 28 Bestellungen pro Tag zu erreichen sind.

Deutlich tiefer liegt die Hürde, wenn die Apotheke die Lieferungen am Tagesende bündeln kann. Unter den obigen Bedingungen wäre eine 2-Stunden-Schicht mit nur 7 Lieferungen bereits ausgelastet. Bei einer solchen Bündelung der Lieferungen können die bereits erwähnten Synergien mit Botenfahrten für ohnehin fällige Nachlieferungen den durchschnittlichen Lieferaufwand pro Kunde verringern und so die Rentabilität verbessern. Demnach können die Lieferkonditionen, die die Apotheke anbietet oder im Zusammenhang mit bestimmten Marketingpartnern möglicherweise anbieten muss, für die Rentabilität sehr wichtig sein.

Sonderfall Abholung

Schließlich ist noch ein Sonderfall zu betrachten: die einfache Abholung. Wenn Arzneimittel oder andere apothekenübliche Waren nur in der Apotheke vorbestellt und nicht geliefert werden sollen, fallen keine Lieferkosten, sondern nur Marketingkosten an, insbesondere die Gebühr des Marketingpartners. Doch hier droht ein Imageproblem: Wenn die Botenkonzepte zunehmend in der Bevölkerung bekannt werden, eine Apotheke aber nur eine vereinfachte Version anbietet, könnte die Werbung mit dem betreffenden Logo falsche Erwartungen wecken und die Kunden eher enttäuschen. Damit wäre letztlich niemandem gedient, nicht der Apotheke, nicht dem Marketingpartner und nicht dem Kunden.

Reine Bestellportale und neuartige Lieferportale sollten daher möglichst klar voneinander zu unterscheiden sein. Doch welches Portal für welche Apotheke die besten Chancen bietet, hängt von zahlreichen Einflussfaktoren ab, wie diese Betrachtung der betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge zeigt.

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