Einführung eines QMS

• Die Mitarbeiter ausreichend informieren.

Nur wenn den Mitarbeitern der Hintergrund dieser Maßnahme umfassend erläutert wird und sie wissen, warum die mit dem QMS verbundenen Änderungen notwendig sind und sie diese auch verstehen, sind sie bereit, das QMS in der alltäglichen Praxis zu leben.

• Das QMS langsam, aber stetig einführen.

Dies verhindert Überlastung der Mitarbeiter, zumal das QMS neben dem laufenden Betrieb entwickelt werden muss.

• Mitarbeiter bei der Erstellung der Prozesse einbeziehen.

Damit wird die Akzeptanz bei den Mitarbeitern erhöht und vorhandene Ideen und Erfahrungen optimal genutzt.

• Die Prozesse auf die eigene Apotheke ausrichten.

Nur wenn das QMS die Prozesse in der eigenen Apotheke wahrheitsgetreu widerspiegelt, kann es leichter umgesetzt werden.

• Mit simplen, überschaubaren Prozessen beginnen.

Es vergeht immer eine gewisse Zeit, bis sich ein Verständnis für das QMS bei allen Beteiligten aufbaut. Daher ist es ratsam, komplexe Vorgänge nicht zu früh anzugehen.

• Das QMS auf Praktikabilität überprüfen.

Da sich häufig die optimale Lösung erst nach mehreren Änderungen einstellt, ist es ratsam, die ersten schriftlich geregelten Prozesse und deren Umsetzung kritisch auf ihre Praktikabilität zu prüfen.

• Das QMS konsequent umsetzen.

Auch wenn die erste Umsetzung zunächst etwas mehr Zeit kostet und man gern aus Gewohnheit in den alten "Trott" verfällt, darf dies zu keinem Zeitpunkt – weder für die Leitung noch für die Mitarbeiter – geduldet werden. Nur so lässt sich verhindern, dass das QMS eine reine "Schreibtischangelegenheit" wird.

• Doppeldeutige Regelungen vermeiden.

Die Beschreibung der Prozesse sollte keinen Spielraum für unterschiedliche Interpretationen zulassen, damit jeglicher Ärger vermieden wird.

• Prozesse detailliert beschreiben.

Das QMS sollte immer darauf ausgerichtet sein, dass auch ein nicht eingearbeiteter Mitarbeiter die Tätigkeiten nach dem QMS ausführen kann.

• Übergaberegeln genau definieren.

Da die Öffnungszeiten der Apotheke in vielen Fällen länger als die Dienstzeiten einzelner Mitarbeiter sind, ist es ratsam, für die Übergabe von Prozessen und Tätigkeiten zwischen den Mitarbeitern ein kleines Protokoll anzufertigen.

Fazit

Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter die Einführung des QMS ernst nehmen und nicht als ein vorübergehendes, kurz abzuarbeitendes Verfahren ansehen. Denn nur eine optimale Qualität der Apothekendienstleistungen garantiert das langfristige Überleben der Apotheke.

DAZ 2012, Nr. 45, S. 72