Personalkosten und Steuern in der Apotheke 2010

Das erst kurz vor Jahresende 2009 vom Parlament verabschiedete Wachstumsbeschleunigungsgesetz (BGBl. 2009 I S. 3950) hat auch den Personalbereich betreffende steuerliche Veränderungen mit sich gebracht, auf die sich der Apotheker einstellen sollte. Zu den abziehbaren Betriebsausgaben gehören neben den Arbeitslöhnen vor allem (alphabetische Reihenfolge):

Altersversorgungsaufwendungen

Aufwendungen des Arbeitgebers für die Alterssicherung des Arbeitnehmers in Form einer nicht kapitalgedeckten Altersversorgung an eine Pensionskasse sind nach § 40b EStG bis jährlich 1752 Euro pauschal mit 20% zu versteuern und unterliegen nicht der Sozialversicherungspflicht.

Aufmerksamkeiten

Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen (R 73 LStR), rechnen normalerweise nicht zum Arbeitslohn, unterliegen also nicht der Lohnsteuerpflicht. Typische Aufmerksamkeiten sind:

(1) Das unentgeltliche oder verbilligte Überlassen berufsspezifischer Kleidung, die dem Arbeitnehmer nur während des Dienstes zur Verfügung steht, und zwar einschließlich der Aufwendungen für die Reinigung.

(2) Kostenlose oder verbilligte Überlassung von Getränken und Genussmitteln am Arbeitsplatz.

(3) Kostenlose oder verbilligte Überlassung von Speisen zum Verzehr im Betrieb bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen, z. B. während einer betrieblichen Besprechung, bis zu einem Wert von 40 Euro.

(4) Die Bereitstellung von Aufenthalts- und Erholungsräumen.

(5) Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 40 Euro, z. B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger.

Die Bewirtung der Arbeitnehmer ist hingegen keine bloße Aufmerksamkeit, gehört also zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn. Für kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten am Arbeitsplatz besteht aber die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung mit dem Steuersatz von 25% auf den Gesamtbetrag der Begünstigung (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG).

Belegschaftsrabatte

Belegschaftsrabatte und entsprechende geldwerte Vorteile sind grundsätzlich als Arbeitslohn zu versteuern (§ 8 Abs. 3 EStG). Bei der Bewertung der Preisvorteile wird der im allgemeinen Geschäftsverkehr vom Arbeitgeber geforderte Endpreis zugrunde gelegt. Vom Endpreis wird in jedem Fall ein Preisabschlag von 4% gemacht, um etwaige Bewertungsungenauigkeiten im Verhältnis zum üblichen Marktpreis auszugleichen. Außerdem werden die so ermittelten Preisvorteile nur besteuert, soweit sie 1080 Euro übersteigen. Preisabschlag und Rabattfreibetrag führen dazu, dass z. B. bei einem Belegschaftsrabatt von 15% Waren im Wert von rund 10.000 Euro steuerfrei sind, wie sich aus folgender Beispielsrechnung ergibt:

Betriebsveranstaltungen

Sachzuwendungen des Arbeitgebers aus Anlass von Betriebsveranstaltungen sind lohnsteuerfrei, wenn sie den üblichen Rahmen nicht übersteigen (Abschn. R 72 LStR). Unter Betriebsveranstaltungen werden Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene verstanden, die gesellschaftlichen Charakter haben. Typische Beispiele sind Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern. Dabei ist wichtig, dass allen Betriebsangehörigen die Teilnahme offen steht.

Entscheidendes Kriterium für die Steuerfreiheit von Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen ist die "Üblichkeit", und zwar sowohl der Veranstaltung als auch der Zuwendung. Abgrenzungsmerkmale für die Üblichkeit einer Betriebsveranstaltung sind deren Häufigkeit, Dauer oder besondere Ausgestaltung. In Bezug auf die Häufigkeit werden Betriebsveranstaltungen nur dann als üblich angesehen, wenn nicht mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden. Dabei kommt es auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung nicht an. Bei mehr als zwei Veranstaltungen kann der Arbeitgeber die beiden Veranstaltungen auswählen, die als übliche Betriebsveranstaltungen und damit als steuerbegünstigt durchgeführt werden. In Bezug auf die Ausgestaltung ist außerdem zu beachten, dass die Veranstaltungskosten nicht den üblichen Rahmen übersteigen. So führt z. B. die Bewirtung in einem besonders kostspieligen Lokal zur Besteuerung der gesamten Veranstaltungskosten.

Zu den im üblichen Rahmen liegenden Aufwendungen zählen:

(1) die Gewährung von Speisen, Getränken, Tabakwaren und Süßigkeiten;

(2) die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten, auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat (Beispiele: Schiffsfahrt auf einem Vergnügungsdampfer, Busfahrt in landschaftlich reizvoller Gegend);

(3) die Überlassung von Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Betriebsveranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft;

(4) Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Saalmiete, Musik, Kegelbahn, für künstlerische und artistische Darbietungen. Der Auftritt prominenter Künstler darf jedoch nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sein;

(5) die Überreichung von Geschenken ohne bleibenden Wert, z. B. ein Weihnachtspäckchen aus Anlass einer betrieblichen Weihnachtsfeier, wenn sie nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind und den Wert von 40 Euro nicht überschreiten. Die Überreichung solcher Geschenke muss in der Betriebsveranstaltung erfolgen. Unschädlich ist jedoch die nachträgliche Überreichung des Geschenks an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen Gründen oder infolge Krankheit oder Urlaub an der Betriebsveranstaltung nicht teilnehmen konnten.

Die betragsmäßige Obergrenze für die Üblichkeit der Zuwendungen liegt zurzeit bei einem Betrag von 110 Euro (einschließlich MwSt.) je Arbeitnehmer und Veranstaltung. Wird die 110 Euro-Grenze überschritten, gehören die Aufwendungen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, und zwar in ihrer Gesamtheit einschließlich der Aufwendungen für den äußeren Rahmen. Dann gelten die einzelnen Vorschriften für die Erhebung der Lohnsteuer. Dabei ist auch eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25% nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG möglich. Das gilt ebenso für Geschenke, die den Wert von 40 Euro übersteigen.

Fahrtkostenzuschüsse

Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Kosten seiner Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind als Arbeitslohn zu behandeln, unterliegen also der Lohnsteuerpflicht. Nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG ist aber auch eine Lohnsteuerpauschalierung mit dem Steuersatz von 15% möglich.

Geldzuwendungen

Geldzuwendungen gehören stets zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, auch wenn ihr Wert gering ist (R 73 Abs. 1 Satz 3 LStR). Das gilt auch für freiwillige Sonderzuwendungen des Arbeitgebers an einzelne Arbeitnehmer, wenn damit soziale Zwecke verfolgt werden oder wenn sie dem Arbeitnehmer anlässlich besonderer persönlicher Ereignisse zufließen. Solche besonderen Anlässe sind z. B. die Kommunion, Konfirmation oder Schulentlassung von Kindern des Arbeitnehmers, die silberne oder goldene Hochzeit eines Arbeitnehmers oder der Eintritt in den Ruhestand nach längerer Betriebszugehörigkeit. Nur die schon erwähnten Aufmerksamkeiten von geringem Wert, wie Blumen, Pralinen und Bücher, die jeweils 40 Euro nicht übersteigen, sind von der Besteuerung ausgenommen.

Geschenke

Geschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer können nur dann als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie beruflich bedingt sind. Dazu zählen auch Jubiläumsgeschenke. Sie sind jedoch nicht von der Lohnsteuer befreit, sondern unterliegen in voller Höhe der Lohnsteuer.

Reisekostenersatz

Ersetzt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Reisekosten, sind diese Aufwendungen nur bis zu der Höhe lohnsteuerfrei, in der die Reisekosten beim Arbeitnehmer als Werbungskosten anerkannt würden (R 14 und R 16 LStR). Darüber hinausgehende Beträge gehören normalerweise zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Allerdings hat der Arbeitgeber auch die Möglichkeit, Vergütungen seiner Arbeitnehmer für Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen, die über die steuerlichen Pauschbeträge hinausgehen, bis zu 100 Prozent der maßgebenden Pauschbeträge mit 25% pauschal lohnzuversteuern (25% Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer; § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Macht der Arbeitgeber von der Lohnsteuerpauschalierung Gebrauch, ist es nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer im Einzelnen nachweist, dass seine Verpflegungsmehraufwendungen über den steuerlichen Pauschbeträgen liegen. Dies bedeutet, dass bei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag von

• mindestens 8 Stunden 12 Euro erstattet werden dürfen, wovon 6 Euro pauschal zu versteuern sind,
• mindestens 14 Stunden 24 Euro erstattet werden dürfen, wovon 12 Euro pauschal zu versteuern sind,
• 24 Stunden 48 Euro erstattet werden dürfen, wovon 24 Euro pauschal zu versteuern sind.

Arbeitgebererstattungen, die über den Erhöhungsbeträgen liegen, sind beim Arbeitnehmer individuell zu versteuern und unterliegen – im Gegensatz zu den pauschal zu versteuernden Beträgen – der Sozialversicherungspflicht. Hinsichtlich der die Lohnsteuer-Pauschalierungsmöglichkeit übersteigenden Beträge besteht jedoch weiterhin die Möglichkeit, diese Beträge als sonstige Bezüge zu behandeln, die auf Antrag des Arbeitgebers beim Be-triebsstättenfinanzamt pauschaliert besteuert werden können, wenn die Grenze von 1000 Euro pro Arbeitnehmer im Kalenderjahr nicht überschritten wird (§ 40 Abs. 1 Satz 3 EStG).

Die Lohnsteuer-Pauschalierungsregelung von Verpflegungsmehraufwendungen gilt auch bei Auslandsreisen. Hier ist jeweils der maßgebende ausländische Pauschbetrag zu verdoppeln. Die Lohnsteuer-Pauschalierung ist dagegen nicht zulässig, wenn z. B. bei einer siebenstündigen Abwesenheit vom Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen erstattet werden, weil hier kein Pauschbetrag, der zu verdoppeln wäre, in Betracht kommt.

Sonstige Aufwendungen

Sonstige berufsbedingte Aufwendungen des Arbeitgebers für seine Arbeitnehmer – dazu gehören beispielsweise der Ersatz beruflich veranlasster Umzugskosten und die Übernahme der Kosten für doppelte Haushaltsführung – sind bis zu den Beträgen lohnsteuerfrei, die dem Arbeitnehmer als Werbungskosten anerkannt würden.

Abschließend sei nochmals darauf hingewiesen, dass die genannten Personalkosten nur dann den Betriebsgewinn mindern, wenn die Arbeitnehmertätigkeit zweifelsfrei dem Betriebsbereich zugeordnet werden kann. Beschäftigt der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer sowohl im Betrieb als auch in seiner Privatwohnung – Beispiel: Putzfrau arbeitet im Betrieb und in der Privatwohnung –, ist Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug, dass sich die Kosten nach objektiven und leicht nachprüfbaren Merkmalen auf die Betriebstätigkeit und die übrige Tätigkeit in der Privatwohnung aufteilen lassen (BFH vom 8. 11. 1979, BStBl. 1980 II S. 117). Nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig sind jedoch die Aufwendungen für eine ausschließlich hauswirtschaftliche Arbeiten verrichtende Hausgehilfin, auch nicht, wenn die Ehefrau des Arbeitgebers im Betrieb voll mitarbeitet und aus diesem Grunde eine Hausgehilfin eingestellt werden muss (BFH vom 10. 5. 1973, BStBl. II S. 631).