Welche Reisekosten steuerlich abzugsfähig sind

Die Kosten für private Reisen bzw. für den Teil einer Reise, der der privaten Lebensführung zuzurechnen ist, sind nicht steuerlich absetzbar. Der Nachweis, dass eine Reise ausschließlich oder überwiegend beruflichen Zwecken diente, ist deshalb sehr wichtig. Für reine Geschäftsreisen ist das in aller Regel problemlos möglich. Für Informationsreisen zu Fachtagungen gibt es hingegen häufig Schwierigkeiten, insbesondere was die klare Trennung von Berufs- und Privatinteressen betrifft, die bei Selbstständigen nicht immer zweifelsfrei möglich ist. Wie sieht die derzeit geltende Reisekostenregelung aus?

Durch die höchstrichterliche Rechtsprechung wurden eine Reihe von Kriterien entwickelt, die der Finanzverwaltung eine Trennung zwischen beruflicher und privater Veranlassung einer Reise bzw. von Teilen einer Reise erleichtern sollen. Als entscheidende Kriterien für die berufliche Veranlassung von Informationsreisen zu Fachtagungen gelten (R und H 117a EStR):

• Berufsbezogene Programmgestaltung: Das Tagungsprogramm muss auf die speziellen beruflichen Belange der Tagungsteilnehmer abgestellt sein.

• Straffe zeitliche Programmgestaltung: Überflüssige Ruhetage sind zu vermeiden. Das bedeutet aber nicht, dass im Programm enthaltene Entspannungsphasen zur Erhaltung der Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer, wie mehrstündige Ruhepausen und vortragsfreie Wochenenden, dem entgegenstehen.

• Gleichartigkeit des Teilnehmerkreises: Der Teilnehmerkreis muss sich aus Angehörigen der gleichen Berufsgruppe zusammensetzen.

• Nachweis der Teilnahme an den Veranstaltungen: Der Zahlungsnachweis allein genügt normalerweise nicht. Hinzu kommen muss eine Bescheinigung der Tagungsleitung über die Anwesenheit bei den Fachveranstaltungen. Auch inhaltliche Aufzeichnungen über die einzelnen Veranstaltungen kommen als Nachweis der Teilnahme in Betracht.

Gegen eine berufliche Veranlassung von Reisen zu Fachtagungen sprechen folgende Indizien:

• Wahl eines touristisch interessanten Tagungsortes
• Häufiger Ortswechsel, der nicht aus sachlichen Gründen geboten ist
• Veranstaltung durch ein allgemeines Reiseunternehmen
• Besichtigung beliebter Touristenziele
• Verlegung des Programms in eine Zeit mit vielen Wochenenden und Feiertagen
• Benutzung eines erholsamen und zeitaufwendigen Beförderungsmittels zum Tagungsort
• Vorangehende oder nachfolgende Urlaubsreise am Tagungsort
• Mitnahme des Ehepartners, soweit das nicht aus beruflichen Gründen notwendig ist
• Unangemessenheit der Kosten im Verhältnis zum Einkommen.

Das Finanzamt prüft die Anerkennung der steuerlichen Abzugsfähigkeit von Reisekosten anhand dieser vom Bundesfinanzhof in laufender Rechtsprechung entwickelten Kriterien. Die Maßstäbe werden dabei um so höher angelegt, je kostenträchtiger eine Reise ist. So werden zum Beispiel an eine Auslandsreise bei der Prüfung der beruflichen Veranlassung höhere Anforderungen gestellt als an eine Inlandsreise.

Möglich: Trennung zwischen privat und beruflich

Ergibt die Prüfung, dass eine Reise des Apothekers auch aus privaten Gründen unternommen wurde und sind diese nicht nur von ganz untergeordneter Bedeutung, dann wird eine Trennung der Kosten in einen nicht steuerlich berücksichtigungsfähigen privaten Teil und in einen steuerlich berücksichtigungsfähigen beruflichen Teil vorgenommen. Allerdings wird dann der berufliche Teil oft sehr eng ausgelegt und die besonders ins Gewicht fallenden Kostenanteile, wie Fahrtkosten, die z. B. bei Auslandsreisen sehr zu Buche schlagen, dem privaten Anteil zugerechnet. Es empfiehlt sich deshalb immer, einen möglichst überzeugenden Nachweis über die ausschließliche oder überwiegend berufliche Veranlassung einer Reise zu führen.

Erkennt das Finanzamt die ausschließliche oder überwiegend berufliche Veranlassung einer Reise an, sind folgende Kosten steuermindernd abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG, Abschn. 37ff. LStR):

1. Fahrtkosten

Fahrtkosten können in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen abgezogen werden, und zwar unabhängig davon, ob die Reise im Inland oder Ausland stattfand. Sie sind sehr einfach nachzuweisen, durch Vorlage der Fahrkarten, Quittungen von Reisebüros oder Tankstellen, Fahrtenbücher oder ähnlichem.

Bei Benutzung eines privaten Pkw können die Fahrtkosten stattdessen aber auch ohne Einzelnachweis in Höhe eines Pauschbetrages von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden. Bei Benutzung eines Betriebs-Pkw werden die Fahrtkosten in der steuerlichen Gesamtrechnung nach der Gesamtkosten- oder Listenpreismethode für das betreffende Fahrzeug mit berücksichtigt; dann können Reise-Fahrtkosten natürlich nicht nochmals steuerlich geltend gemacht werden.

2. Übernachtungskosten

Bei der steuerlichen Anerkennung von Übernachtungskosten ist zwischen Inlands- und Auslandsreisen zu unterscheiden. Bei Inlandsreisen können Übernachtungskosten nur in nachgewiesener Höhe abgezogen werden. Pauschbeträge gibt es nicht. Das schließt jedoch nicht aus, dass die Höhe der Übernachtungskosten geschätzt werden kann, wenn ihre Entstehung unbestritten ist. Im Falle der Übernachtung bei Bekannten oder Verwandten aber lässt das Finanzamt keinen Steuerabzug zu. Beim Einzelnachweis gehören die Kosten des Frühstücks zu den Aufwendungen für Verpflegung. Wird auf der Rechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten um 4,50 Euro zu kürzen.

Bei Auslandsreisen besteht ein Wahlrecht. Die Übernachtungskosten können mit Einzelnachweisen oder mit besonderen Pauschbeträgen angesetzt werden. Dieses Wahlrecht muss nicht einheitlich für die gesamte Reise getroffen werden. Es kann beliebig zwischen beiden Abrechnungsmethoden gewechselt werden, und zwar innerhalb jeder einzelnen Reise. Die Pauschbeträge werden jährlich vom Bundesminister der Finanzen für jedes Land bekannt gegeben (Abschn. R 40 Abs.2 Satz 3 LStR). Sie orientieren sich an den höchsten Auslandsübernachtungsgeldern nach dem Bundesreisekostengesetz und liegen zurzeit zwischen 36 Euro und 190 Euro (BMF-Schreiben vom 9. 11. 2004 IV C 5 – S 2353 – 108/04 B 2 – S 2145 – 4/04). Auch bei Auslandsreisen sind die Übernachtungskosten um die Frühstückskosten zu kürzen, und zwar bei fehlender Aufschlüsselung des Rechnungsbetrages der Übernachtungsstätte um 20% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer mehrtägigen Geschäftsreise.

3. Mehraufwendungen für Verpflegung

Bei Inlandsreisen gibt es nicht die Möglichkeit, durch Einzelnachweis die tatsächlichen Kosten für Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich abzusetzen. Derzeitig sind folgende Pauschbeträge maßgebend:

• bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 24 Euro
• bei einer Abwesenheit von weniger als 24, aber mindestens 14 Stunden 12 Euro
• bei einer Abwesenheit von weniger als 14, aber mindestens 8 Stunden 6 Euro

Für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen setzt der Bundesfinanzminister jedes Jahr – analog zu den Übernachtungskosten – unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegeld) fest (R 39 Abs. 3 Satz 1 LStR). Sie liegen zurzeit zwischen 18 Euro und 72 Euro (BMF-Schreiben vom 9. 11. 2004 IV C 5 – S 2353 – 108/04 / IV B 2 – S 2145 – 4/04).

Vergütungen seiner Arbeitnehmer für Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen, die über die steuerlichen Pauschbeträge hinausgehen, kann der Apotheker bis zu 100% der maßgebenden Pauschbeträge mit 25% pauschal lohnversteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG; 25% Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Will der Apotheker von der Lohnsteuerpauschalierung Gebrauch machen, ist es nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer im Einzelnen nachweist, dass seine Verpflegungsmehraufwendungen über den steuerlichen Pauschbeträgen liegen. Dies bedeutet, dass bei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag von

• mindestens 8 Stunden 12 Euro erstattet werden dürfen, wovon 6 Euro pauschal zu versteuern sind,
• mindestens 14 Stunden 24 Euro erstattet werden dürfen, wovon 12 Euro pauschal zu versteuern sind,
• 24 Stunden 48 Euro erstattet werden dürfen, wovon 24 Euro pauschal zu versteuern sind.

Die erhöhten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen um 100 Prozent gelten nur für Erstattungen des Apothekers an seine Arbeitnehmer, also nicht für ihn selbst. Arbeitgebererstattungen, die über den Erhöhungsbeträgen liegen, sind beim Arbeitnehmer individuell zu versteuern und unterliegen – im Gegensatz zu den pauschal zu versteuernden Beträgen – der Sozialversicherungspflicht. Hinsichtlich der die Lohnsteuer-Pauschalierungsmöglichkeit übersteigenden Beträge besteht jedoch weiterhin die Möglichkeit, diese Beträge als sonstige Bezüge zu behandeln, die auf Antrag des Arbeitgebers beim Betriebsstättenfinanzamt pauschaliert besteuert werden können, wenn die Grenze von 1000 Euro nicht überschritten wird.

Die Lohnsteuer-Pauschalierungsregelung von Verpflegungsmehraufwendungen gilt auch bei Auslandsreisen. Hier ist jeweils der maßgebende ausländische Pauschbetrag zu verdoppeln. Die Lohnsteuer-Pauschalierung ist dagegen nicht zulässig, wenn z. B. bei einer siebenstündigen Abwesenheit vom Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen erstattet werden, weil hier kein Pauschbetrag, der zu verdoppeln wäre, in Betracht kommt.

4. Nebenkosten

Und schließlich sind auch die Reise-Nebenkosten (R 40a LStR), wie z. B. die Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, für Telefon, Porto, Garage, Parkplatz, für die Benutzung von Straßenbahn oder Taxi am Reiseort, für Reisegepäck- und Flugunfallversicherungen usw. steuerlich abzugsfähig, und zwar in nachgewiesener oder glaubhaft gemachter Höhe. Wie sehr Reisekosten den zu versteuernden Betriebsgewinn des Apothekers mindern, sei beispielhaft verdeutlicht (siehe Beispiel).

Anschrift des Verfassers: Hans-Ludwig Dornbusch, Ahrstr. 76, 53757 Sankt Augustin, E-Mail: dornbusch@ifst.de