Fehlende Kollegen belasten das ganze Team

Liest man Stellenanzeigen von DAX-Unternehmen, so findet man als Arbeitgeber-Leistungen neben 13. Monatsgehalt, Urlaub, betrieblicher Alterssicherung nicht selten auch das Angebot von betrieblichem Gesundheitsmanagement. Für große Unternehmen mit Personalabteilung keine Kunst. Für die rund drei Millionen Kleinstbetriebe mit bis zu zehn sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitern sind entsprechende Angebote weitaus schwieriger umzusetzen. Dennoch ist angesichts des Fachkräftemangels, der Zunahme an älteren Mitarbeitern und des Wunschs nach Homeoffice und anderen Arbeitsstrukturen das Dienstleistungsunternehmen Apotheke gefordert, sich im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) stärker zu engagieren und die Angebote für die Mitarbeiterbindung oder bei Stellenausschreibungen gezielt einzusetzen. Vorab: Für jeden Mitarbeiter darf der Arbeitgeber pro Jahr 600 Euro steuerfrei für die betriebliche Gesundheitsförderung aufwenden, die eine Säule des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber noch weitere gesundheitsförderliche Maßnahmen aus eigenbetrieblichem Interesse steuerfrei veranlassen.

Das betriebliche Gesundheitsmanagement basiert auf drei Säulen:

• Arbeitsschutz,
• Eingliederungsmanagement und
• betriebliche Gesundheitsförderung.

Und alle drei Säulen sind Chefsache (s. Kasten „Betriebliches Gesundheitsmanagement“). Für Apothekenleiter bzw. Apothekenleiterin oder Apotheker mit Führungsaufgaben gibt es Schulungsangebote z. B. bei der Industrie- und Handelskammer (IHK), den Volkshochschulen (VHS), der Haufe Akademie oder beim TÜV. In Führungstrainings für Jungunternehmer werden ebenfalls Inhalte zu einem gesunden Führungsstil und einem betrieblichen Gesundheitsmanagement berücksichtigt. Wer am Anfang seiner beruflichen Karriere steht, überlegt, als Filialleiter oder Filialleiterin Verantwortung zu übernehmen oder sich selbstständig zu machen, sollte unbedingt auch an seinen Soft Skills, seinen Kommunikations- und Führungsfähigkeiten, arbeiten. Gute Anregungen für einen gesundheitsförderlichen Führungsstil finden sich unter anderem bei der

• Initiative Gesundheit und Arbeit (iga, www.iga-info.de), geben Sie den Webcode Y3GJ5 in die Suchfunktion auf DAZ.online ein und Sie gelangen direkt zum Iga-Report „Gesund im Kleinbetrieb“
• Initiative Neue Qualität der Arbeit (Inqa, www.inqa.de), mit dem Webcode Y3WH2 gelangen Sie direkt zur „Handlungshilfe für das Betriebliche Gesundheitsmanagement“

Kleinst- und Kleinbetriebe orientieren sich an den Anforderungen der Berufsgenossenschaften für einen sicheren Arbeitsplatz gemäß den Vorgaben des § 6 Arbeitsschutzgesetz. Apothekenleiter managen die meisten rechtlich verbindlichen Anforderungen zur Sicherheit am Arbeitsplatz ohne größere Probleme. Gefährdungsbeurteilungen zum Umgang mit Chemikalien und der sichere Umgang mit Medizinprodukten sind Apotheken als Dienstleistern im Gesundheitswesen sehr vertraut. Dabei helfen auch die von der Bundesapothekerkammer entwickelten Unterlagen rund um Arbeitssicherheit in Labor und Rezeptur. Selbst die mit der Coronapandemie verbundenen Auflagen zum Arbeitsschutz waren – sofern ausreichend Masken und Desinfektionsmittel zur Verfügung standen – arbeitsschutzrechtlich geradezu ein Kinderspiel für Apotheken. Etwas anders sieht es jedoch bei der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen aus: Auch die müssen seit 2013 identifiziert und vorbeugende Maßnahmen implementiert werden. Dies stellt für kleine Betriebe jedoch oft eine gewaltige Hürde dar, da der bürokratische Aufwand für sie nicht geringer ist als für ein Großunternehmen, mögliche Lösungsvorschläge wie z. B. Job-Rotation aber wegen geringer Mitarbeiterzahlen kaum realisierbar sind. Für eine Beurteilung der psychischen Belastung werden die Arbeitsaufgaben und welche Verantwortung und Handlungsspielräume die Mitarbeiter im jeweiligen Arbeitsbereich haben, beurteilt. Die Arbeitsorganisation wird ebenso berücksichtigt – dazu zählen z. B. Arbeitszeiten und Kommunikationswege – wie die Arbeitsformen, also Befristung von Arbeitsverhältnissen, Homeoffice und anderes mehr. Auch die Arbeitsumgebung wird einer Prüfung unterzogen: Sind Mitarbeiter z. B. durch Lärm oder andere äußere Faktoren belastet, die sich nicht ohne Weiteres beeinflussen lassen? Wichtig für ein gesundes Unternehmen sind außerdem die sozialen Beziehungen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der Apothekenleitung untereinander. Für die Apotheken bietet die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege Unterstützung (BGW, www.bgw-online.de). Geben Sie den Webcode Q4HF5 in die Suchfunktion auf DAZ.online ein und Sie gelangen direkt zur „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“.

Stress und psychische Überlastung haben in Apotheken (deutlich) spürbar zugenommen: Das ständige Erläutern von Rabattverträgen und der damit verbundenen Medikationsänderungen war bereits stressbehaftet, doch die Corona-Pandemie, ständige Lieferengpässe und die zunehmende Bürokratisierung zahlreicher Arbeitsvorgänge hat kein Team ohne Spuren überstanden. Dazu kommt, dass sich nicht selten die Unzufriedenheit der Kunden am Offizintisch entlädt, was sich teilweise in verbalen Entgleisungen oder persönlichen Beleidigungen zeigt. Die sexuellen Belästigungen am Telefon im Nachtdienst zählen ebenfalls zu psychischen Belastungen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Apotheken müssen damit klarkommen. Dafür sollte das Team sich auf eine Vorgehensweise einigen: Wird z. B. ein Mitarbeiter mit einer verbalen Beleidigung oder Aussage wie „Von dir [Beleidigung] lass ich mich nicht bedienen“ konfrontiert, dann am besten „Gerne“ antworten und sich auf der Stelle umdrehen, um eine andere Person im Team zu informieren. Hier hilft ein ausgemachtes Zeichen oder Stichwort im Team, damit alle sofort verstehen, dass sich ein Kunde falsch verhalten hat. Derjenige, der jetzt auf den Kunden zugeht, ist entsprechend gewappnet. Auch bei Beleidigungen am Telefon ist es hilfreich, wenn möglich das Telefonat weiterzuleiten. Inzwischen schulen Kammern, Verbände, VHS und andere, wie man solchen Situationen strategisch und kommunikativ begegnet.

Dass im Apothekenalltag oft wenig Raum für große Arbeitszeitkorridore besteht, dass Homeoffice eher die Ausnahme als die Regel ist und wegen der Personalknappheit häufig auch Überstunden anfallen, lässt sich kaum leugnen. Dennoch lohnt es sich, über Arbeitspläne nachzudenken. Wer Vollzeit arbeitet, freut sich bestimmt, wenn der freie Nachmittag freitags vor dem freien Samstag liegt. Und wenn die Teamkommunikation stimmt, startet der darauffolgende Montag nicht gleich mit Stress.

Kommunikation im Team

Ein häufig genannter Stressor bei Umfragen unter Mitarbeitern ist die fehlende oder unzureichende Teamkommunikation. Die Übergabe erfolgt mit wenigen Stichworten, nicht selten zwischen Tür und Angel. Je nach Öffnungszeiten und Mitarbeiterzahl kann man mit unterschiedlichen Strategien einen guten Informationsfluss erreichen: Bei ganztägig geöffneten Betrieben ist eine überlappende Schichtung hilfreich, sodass z. B. 30 Minuten zur Übergabe bleiben. Bei Apotheken mit Mittagspause kann eine Person ganztags arbeiten, die zweite kommt nachmittags und übernimmt dann den kompletten Folgetag, die andere Person steigt am Folgetag dann nachmittags wieder ein. Wenn dies alles nicht funktioniert, weil die entsprechenden Zeiten nicht abgedeckt werden können, muss für die jeweiligen Arbeitsbereiche eine schriftliche Übergabe her. Das Team muss sich eine passende Lösung erarbeiten – ein Übergabebuch entweder in Papier oder elektronisch, ein Farbsystem an einer Pinnwand, um dringende von weniger wichtigen Informationen zu unterscheiden, oder standardisierte Notizzettel sind einige der Möglichkeiten. Die Informationsweitergabe sollte Teil des QM-Systems werden.

Viele der allgemeinen Maßnahmen, die unter das eigenbetriebliche Interesse des Unternehmers fallen, sind für Apotheken gut umsetzbar. Am besten dazu auch mit dem Steuerberater Rücksprache halten. In der Tabelle sind einige der Maßnahmen aufgelistet und mit Ideen für die Apotheke ergänzt. Nicht alle dienen explizit nur der Gesundheitsförderung. Mitarbeiter zu binden, heißt auch, für ein angenehmes Arbeitsumfeld zu sorgen – eine Kaffeepause mit angeschlagener Tasse auf einem wackligen Stuhl zwischen Kartons mit Inkontinenzprodukten wäre ein schlechtes Umfeld.

Wertschätzung ist nicht gleich Gehaltserhöhung

Die genannten Beispiele können flankierend zu anderen Maßnahmen eine gute Arbeitsatmosphäre schaffen. Für viele Mitarbeiter steht jedoch Wertschätzung an erster Stelle. Und hier können Apothekenleiter und Apotheker in Leitungsposition punkten. In größeren Betrieben kennt man „den Chef“ oft nicht persönlich – in der Apotheke schon. Sich Zeit für regelmäßig stattfindende Mitarbeitergespräche zu nehmen, in denen über die Ziele und Bedürfnisse der Einzelnen gesprochen wird und auch die Apothekenleiterin oder der Apothekenleiter ihre Ziele und Bedürfnisse offen ansprechen, ist wichtig. Wertschätzung bedeutet vor allem, die einzelnen Teammitglieder individuell wahrzunehmen. Je nach Lebensphase äußern Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ganz unterschiedliche Bedürfnisse; wer sich beruflich weiterentwickeln will, freut sich über einen Kostenzuschuss zur nächsten Fortbildung, wer kleine Kinder hat oder die Pflege von Eltern begleitet, braucht dafür Freiraum, der sich durch geschickte Planung im Team für wichtige Termine sicherlich schaffen lässt. Wertschätzung bedeutet aber auch, bei Veränderungen in der Apotheke das Team frühzeitig einzubinden, um sich gemeinsam auf den neuen Weg zu machen, sich mit notwendigen Veränderungen auseinanderzusetzen. Gerade in Phasen von Veränderung zeigt sich die Stärke eines Teams. Veränderungen führen zu Verunsicherung, manchmal sogar zu Ängsten. Werden die Mitarbeiter nicht mitgenommen, verlieren sie das Vertrauen in die Apothekenleiterin oder den Apothekenleiter, es kommt zur Abgrenzung, was wiederum zu Unruhe und sogar steigenden Krankheitstagen führen kann. Deshalb ist die Stärkung des Teams gerade im Kleinstbetrieb von immenser Bedeutung. Gemeinsame Aktivitäten wie Betriebsfeier, ein Apothekencoaching – einige Apothekerkammern bieten bereits so etwas zu einigen Themen an –, ein gemeinsamer Spiele- oder Kinoabend stärken das Wir-Gefühl.

Oft werden gesundheitliche Probleme, Rückenschmerzen oder Nackenverspannung, Schlafstörungen und Stress im Mitarbeitergespräch erwähnt. Dies kann zum Anlass genommen werden, in der Teambesprechung anzuregen, z. B. als „Apotheke“ für den kommenden Stadtmarathon anzutreten und sich dafür regelmäßig zum Laufen zu treffen oder einen Yoga-Kurs, der als betriebliche Gesundheitsförderung anerkannt ist, gemeinsam zu besuchen.

Zertifizierte Präventionskurse

Für Kleinst- und Kleinbetriebe eignen sich besonders zertifizierte Präventionskurse, die den Anforderungen „Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung“ nach SGB V entsprechen. Diese Kurse fallen unter die 600-Euro-Regelung. Die Grundlage für die steuerfreie Unterstützung findet sich im §3 Nr. 34 des Einkommenssteuergesetzes (EStG): „Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Verhinderung und Verminderung von Krankheitsrisiken und zur Förderung der Gesundheit in Betrieben, die hinsichtlich Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung den Anforderungen der §§ 20 und 20b des Fünften Buches Sozialgesetzbuch genügen, soweit sie 600 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen“. Bei steuerlichen Fragen wendet man sich entweder an das Betriebsstättenfinanzamt oder an den Steuerberater.

Individuelle Lösungen werden im Regelfall für Apotheken zu kostenintensiv sein – für eine einzelne Aktion kann ein Coach oder Kursleiter für eine Inhouse-Maßnahme für die Apotheke gebucht werden. Der Coach muss entsprechend qualifiziert sein und garantieren, dass die vermittelten Inhalte einem zertifizierten Kurs betrieblicher Gesundheitsförderung im Handlungsfeld „gesundheitsförderlicher Arbeits- und Lebensstil“ entsprechen, damit §3 Nr. 34 EStG greift.

Angebote für betriebliche Gesundheitsförderung, die den Vorgaben entsprechen, können z. B. auf den Seiten der Krankenkassen oder des GKV-Spitzenverbands (www.gkv-spitzenverband.de/service/versicherten_service/praeventionskurse/primaerpraeventionskurse.jsp) recherchiert werden. Vier Bereiche werden durch solche Präventionskurse abgedeckt:

• Bewegungsförderung
• Ernährung mit dem Fokus auf Gewichtsreduktion
• Stress- und Ressourcenmanagement
• Suchtmittelkonsum mit dem Fokus auf Raucherentwöhnung und weniger Alkohol bis hin zur Entwöhnung.

Je nach gesundheitlicher Belastung wählt man den passenden Kurs. Dafür auf den Button „Dokumente und Links: Von der Zentralen Prüfstelle zertifizierte Kursangebote in Ihrer Region“ drücken, und schon kann unter Angabe der PLZ, des Themenbereichs und des Entfernungsradius nach geeigneten Kursen gesucht werden. |