Der Apotheker als Manager

1. Erstellen Sie einen Fälligkeitsplan Ihrer Verpflichtungen für ein ganzes Jahr

Erfassen Sie dort nach Fälligkeit in dem jeweiligen Monat alle Ausgaben, die Sie bedienen müssen. Angefangen von Personalkosten über Mieten, Nebenkosten, Ver­sicherungen, Beiträge bis hin zu Steuern etc. Vermerken Sie in der letzten Spalte der Tabelle den jeweiligen Ablageort der zugehörigen Verträge oder Unterlagen und den nächsten Kündigungstermin.

Nach vollständiger Erfassung können Sie die monatlichen Schwankungen Ihrer Zahlungsverpflichtungen gut erkennen. Falls sich vieles an einzelnen Monaten bündelt, lässt sich vielleicht eine Änderung der Hauptfälligkeit mit dem Vertragspartner abstimmen. Sinnvoll ist es, den Mittelabfluss nicht zu sehr schwanken zu lassen. Sollte es sich nicht beeinflussen lassen, beispielsweise durch Fälligkeit von Weihnachtsgeldzahlungen an die Belegschaft, hilft ein ratierliches Ansparkonto als Ausgleich.

In modifizierter Form ergibt das auch für den privaten Bereich Sinn. Auch hier ist Transparenz zwingend notwendig, wenn sich z. B. der Partner oder die Partnerin im Krankheitsfall schnell orientieren muss. Neben den feststehenden Verpflichtungen sollten Sie dort auch variable Ausgaben er­fassen, wie beispielsweise für Lebensmittel, Freizeitbeschäftigungen, Urlaubsreisen etc.

2. Hinterfragen Sie das Ergebnis

Nutzen Sie die Gelegenheit auch, um die Sinnhaftigkeit einzelner Positionen immer wieder zu hinterfragen. Ein regelmäßiger Ver­sicherungscheck oder ein Anbieterwechsel, z. B. beim Mobilfunkprovider, bringt nicht selten ein Einsparpotenzial hervor. Misten Sie regelmäßig aus, was beispielsweise Mitgliedschaften oder Kreditkartenverträge anbetrifft.

Mit diesen Übersichten ist es schnell und effizient möglich, auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren. Kennzeichnen Sie, welche Überweisungen aktiv vorgenommen werden müssen, damit es im Fall Ihres Ausfalls nicht zu Unterbrechungen kommt, und erteilen Sie entsprechende Vollmachten (s. u.).

3. Checken Sie Ihre erteilten Vollmachten

Wer ist im Ernstfall befugt, etwas in Ihrem Namen zu erledigen? Hier geht es um Bankvollmachten, Handlungsvollmachten oder gar um Vorsorgevollmachten im weitesten Sinne. Diese Themen bergen erhebliche rechtliche Risiken. Hierzu sollten Sie sich Expertenrat von einem Anwalt oder Notar einholen. Nur wenn diese Angelegenheiten rechtssicher geklärt sind, sind die Regelungen rasch anwendbar. Binden Sie möglichst auch Ihren Steuerberater in Ihre Überlegungen ein. Er kennt Ihre geschäftliche und private Situation mit am besten und kann den Betroffenen beim Umgang mit Behörden etc. helfen.

Es ist durchaus häufig zu erkennen, dass auch im privaten Bereich unzureichende Vollmachten, beispielsweise für Bankgeschäfte, vorliegen. Sprechen Sie darüber mit Ihrem Bankberater. Im Zeitalter des Onlinebankings bleibt hier manchmal etwas auf der Strecke.

In diesem Zusammenhang ver­gessen Sie bitte nicht, relevante Passwörter für diverse IT-Zugänge zu hinterlegen.

4. Klären Sie Ihre Absicherung

Machen Sie mit Ihrem Versicherungsberater einen Versorgungscheck. Was erhalten Sie an Leistungen von privaten und gesetz­lichen Versicherungen? Was muss getan werden, um die Leistungen zu erhalten? Insbesondere auch die möglichen Versorgungsleistungen der Apothekerversorgung spielen dabei eine große Rolle. Erstellen Sie dann eine Übersicht über die jeweiligen Kontaktdaten und bereiten Sie Briefe vor, die im Bedarfsfall nur noch mit aktuellen Daten ergänzt werden müssen.

5. Proben Sie den Ernstfall

Besprechen Sie sich auf Basis der erstellten Tabellen und Unterlagen mit den Personen, die im Notfall für Sie einspringen müssen. Stellen Sie frühzeitig Kontakt mit den wesentlichen Personen her (Steuerberater, Bankberater etc.). Denken Sie auch an ein vorbereitetes Statement für die Belegschaft, in dem Sie die Mitarbeiter um volle Unterstützung bitten.

6. Halten Sie das alles stets aktuell

Diese Thematik sollte einmal jährlich aktualisiert werden. Sie werden schnell merken, dass sich das sehr positiv auf Ihr Gemüt auswirkt. Sie und Ihre Mitarbeiter und Angehörigen werden „im Falle eines Falles“ davon profitieren.

Viel Erfolg beim Ausprobieren …

Fortsetzung folgt … |