Vorteile des digitalen Fahrtenbuchs nutzen

Viele Apothekenleiter nutzen ihr Fahrzeug sowohl dienstlich als auch privat. In einer Privatnutzung sieht der Fiskus jedoch einen geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss. Als Berechnungsgrundlage können Apothekeninhaber zwischen der sogenannten 1-Prozent-Methode und dem Führen eines Fahrtenbuchs wählen. Das Aufzeichnen aller Fahrten kann erhebliche Steuervorteile bringen, insbesondere wenn der Wagen nicht so oft privat genutzt wird. Doch wer hierbei nicht sorgfältig vorgeht, wird vom Finanzamt schnell zur 1-Prozent-Regelung verdonnert. Insbesondere beim Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern prüfen Finanz­beamte gerne, ob die Aufzeichnungen von dienstlichen und privaten Fahrten den steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen. Denn die Technik hat zuweilen auch ihre Tücken und entspricht nicht immer den gesetzlichen Anforderungen. Apotheken sollten sich bei der Anschaffung eines digitalen Fahrtenbuchs eingehend mit den steuerlichen Fallstricken beschäftigen.

Entspricht das elektronische Fahrtenbuch den Vorgaben des Fiskus, so kann es eine sichere Methode sein, eine pauschale Besteuerung zu vermeiden. Jedoch: Die Beweislast der Ordnungsmäßigkeit trägt der Steuerpflichtige. Daher ist es wichtig, eine rechtskonforme technische Lösung zu finden. Es gibt viele Anbieter, die Kunden „finanzamtssichere“ Programme verkaufen. Auf derlei Versprechen allein sollten sich Apothekenleiter jedoch nicht verlassen. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte zusätzlich seinen steuerlichen Berater konsultieren und dessen Erfahrungen mit einschlägigen Produkten nutzen.

Bei den Vorgaben unterscheidet sich das elektronische Fahrtenbuch kaum vom analogen. Einen wesentlichen Unterschied gibt es dennoch: Egal ob sich Apotheker für ein Navigationssystem mit Fahrtenbuch, eine Fahrtenbuch-App oder eine Fahrtenbuch-Software mit Adapter für Service-Schnittstellen entscheiden: Steuerzahler müssen gewährleisten, dass das Produkt den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entspricht. Die Vorschrift fordert unter anderem, dass eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Aufzeichnungen nicht möglich ist. Es sei denn, die Veränderungen lassen sich durch das Finanzamt lückenlos nachvollziehen. Auch muss erkennbar sein, wann die Einträge vorgenommen wurden. Eine Excel-Liste kommt als elektronisches Fahrtenbuch somit nicht infrage.

Von zentraler Bedeutung sind die Vollständigkeit und Richtigkeit der erfassten Fahrten. Dazu zählt das Datum, der Kilometerstand am Beginn und Ende jeder beruflichen Fahrt, die aufgesuchte Person sowie Fahrtziel und -zweck. Bei Fahrten von der Wohnung zur Apotheke genügt ein kurzer Vermerk, Privatfahrten sind lediglich als solche zu kennzeichnen und die gefahrene Strecke zu dokumentieren. Grundsätzlich nicht ausreichend sind Lösungen, bei denen ein GPS-Gerät nur Zeiten, Positionen und Bewegungsdaten aufzeichnet. Laut einem neueren Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts müssen Steuer­zahler in solchen Fällen die fehlenden Informationen immer zeitnah händisch in das Fahrtenbuch eintragen (Az.: 3 K 107/18).

Das beste Mittel zur Fehlerver­meidung ist eine kontinuierliche Selbstüberprüfung. Apotheken­leiter sollten vor allem sicherstellen, dass der Kilometerstand im Fahrtenbuch mit externen Informationen wie etwa Werkstattrechnungen übereinstimmt. Darüber hinaus können viele Fehler vermieden werden, indem man die Dokumentation immer zeitnah nach Fahrt­ende vornimmt. Ein­träge sollten innerhalb von sieben Tagen erfolgen. So lassen sich gedächtnis­bedingte Informationsverluste am besten vermeiden.

Beim Umstieg auf ein elektronisches Fahrtenbuch ist der richtige Zeitpunkt entscheidend. Der Wechsel sollte möglichst zum Jahres- oder mit dem Fahrzeugwechsel erfolgen. So können Apotheker Nachfragen oder gar Missverständnisse aufseiten des Finanzamtes vermeiden. |