Wenn der Apotheker zum Geschäftsessen einlädt

Kann eine private Mitveranlassung nicht ausgeschlossen werden, sind die Aufwendungen allerdings nicht abziehbar (§ 12 Nr. 1 EStG). Das wird im Regelfall für die Bewirtung in der Privatwohnung des Apothekers oder zu einem privaten Anlass außerhalb seiner Wohnung von der Finanzverwaltung angenommen. Auch Aufmerksamkeiten für die Darbietungen anderer Leistungen – Beispiel: Varieté – sind nicht als Bewirtungskosten abzugsfähig, wenn der insgesamt geforderte Preis in einem offensichtlichen Missverhältnis zum Wert der verzehrten Speisen und/oder Getränke steht (BFH vom 16. 2. 1990, BStBl. II S. 575). Eine Bewirtung liegt nur vor, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht.

Kosten müssen "angemessen" sein

Darüber hinaus werden Bewirtungskosten als Betriebsausgaben nur anerkannt, soweit sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und soweit ihre Höhe und ihre betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Die Angemessenheit richtet sich nach den Umständen des Einzelfalles, also nach Größe und Art des Betriebes. Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Apotheker schriftlich die folgenden Angaben zu machen:

• Tag der Bewirtung

• Ort der Bewirtung

• Teilnehmer der Bewirtung

• Anlass der Bewirtung

• Höhe der Aufwendungen

Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, reichen Angaben über Anlass und Teilnehmer. Die Rechnung der Gaststätte ist beizufügen. Aus der Rechnung müssen sich Namen und Anschrift der Gaststätte sowie der Tag der Bewirtung ergeben. Bei einem Gesamtrechnungsbetrag über 150 Euro muss die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Apothekers enthalten (R 4.10 Abs. 8 Satz 4 EStR). Sind die Angaben lückenhaft, so können die Aufwendungen auch dann nicht abgezogen werden, wenn der Apotheker ihre Höhe und betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachweist oder glaubhaft macht.

Beleg über "Speisen und Getränke" reicht nicht

Belege, die nur die Angabe "Speisen und Getränke" und den summarisch angegebenen Rechnungsbetrag enthalten, werden nicht anerkannt. Die in Anspruch genommenen Leistungen sind nach Art, Umfang, Entgelt und Tag der Bewirtung in der Rechnung gesondert zu bezeichnen (R 4.10 Abs. 8 Satz 9 EStR). Außerdem werden nur Rechnungen steuerlich anerkannt, die maschinell erstellt und registriert wurden (R 4.10 Abs. 8 Satz 8 EStR). Mit der Nachweisverpflichtung detaillierter und EDV-gefertigter Belege soll dem Missbrauch durch Ausstellung erhöhter Rechnungsbelege begegnet werden.

Die bewirteten Personen sind grundsätzlich mit ihren Namen anzugeben. Bei einer zu großen Personenzahl wäre dieser Aufwand aber unzumutbar. Deshalb begnügt sich das Finanzamt bei Betriebsbesichtigungen, Richtfesten, Betriebserweiterungen, Firmenjubiläen und ähnlichen Anlässen mit der Zahlenangabe der bewirteten Personen und einer die Personengruppe kennzeichnenden Sammelbezeichnung (R 4.10 Abs. 9 Satz 4 EStR). So würde z. B. anlässlich des Richtfestes eines Betriebsgebäudes eine pauschale Angabe über die bewirteten Personen wie "42 Personen (Handwerker, Kunden, Mitarbeiter, Familienangehörige)" ausreichen.

Abzugsfähigkeit auf 70% begrenzt

Sind die Bewirtungskosten geschäftlich veranlasst – insbesondere bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen sowie bei der Bewirtung von Besuchern des Betriebes z. B. im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit – , ist im Gegensatz zu den voll abzugsfähigen Bewirtungskosten bei allgemeiner betrieblicher Veranlassung wie z. B. bei Betriebsfeiern ihre Abzugsfähigkeit nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 1 EStG auf 70% der entstandenen Aufwendungen begrenzt. Hierbei sind zunächst die Teile der Bewirtungsaufwendungen auszuscheiden, die entweder privat veranlasst oder als unangemessen hoch anzusehen oder deren Höhe und betriebliche Veranlassung nicht nachgewiesen oder die ihrer Art nach keine Bewirtungsaufwendungen sind (R 4.10 Abs. 6 Satz 5 EStR). Von den verbleibenden Aufwendungen dürfen nur 70% den Gewinn mindern. Nehmen Arbeitnehmer des Apothekers an der Bewirtung teil, ist – wie bei den Aufwendungen für den am Geschäftsessen teilnehmenden Apotheker – auch insoweit der Abzug auf 70% beschränkt. Nur die Kosten der reinen Arbeitnehmer-Bewirtung (z. B. bei Betriebsfesten) sind voll abzugsfähig (siehe Beispiel).

Findet die Bewirtung in einer betriebseigenen Kantine statt, ist es aus Vereinfachungsgründen zulässig, die der Beschränkung des Betriebsausgabenabzugs unterliegenden Aufwendungen nur aus den Sachkosten der verabreichten Speisen und Getränke sowie den Personalkosten zu ermitteln (R 4.10 Abs. 6 Satz 9 EStR). Sofern eine Einzelwertermittlung nicht erfolgt, kann für Zwecke der Berechnung des nichtabziehbaren Betriebsausgabenanteils von einem Mahlzeitenwert je Bewirtung von 15 Euro ausgegangen werden. Von diesem Wert sind 30% je Bewirtung nicht abziehbar, also jeweils 4,50 Euro. Diese Vereinfachungsregel gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung aber nicht, wenn deren Anwendung zu einer offenbar unzutreffenden Besteuerung führt. Wann das konkret der Fall ist, lassen die Richtlinien allerdings offen. Gedacht ist dabei vermutlich an sehr aufwendige Bewirtungen von Geschäftsfreunden.

Und noch eines ist zu beachten: Nach § 4 Abs. 7 EStG sind die aus geschäftlichem Anlass entstandenen Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Andernfalls ist ein Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Zusammenfassend lässt sich also folgendes Schema zur Berechnung der steuerlich abzugsfähigen Bewirtungskosten aufstellen:

Bewirtungskosten insgesamt

./. privat veranlasster Teil der Aufwendungen

./. Aufwendungen, die ihrer Art nach keine Bewirtungsaufwendungen sind (z. B. Kosten einer Musikkapelle anlässlich einer Informationsveranstaltung), es sei denn sie sind von untergeordneter Bedeutung, wie z. B. Trinkgelder und Garderobengebühren

./. Teil der Bewirtungsaufwendungen, der nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen ist

./. Bewirtungsaufwendungen, deren Höhe und betriebliche Veranlassung nicht nachgewiesen sind

./. Bewirtungsaufwendungen, die nicht einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet sind

= Summe der als Betriebsausgaben anerkannten Bewirtungsaufwendungen, die ihrerseits aufzuteilen sind in voll und begrenzt abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen, und zwar:

• 100% wegen allgemeiner betrieblicher Veranlassung

• 70% wegen geschäftlicher Veranlassung

• 30% wegen geschäftlicher Veranlassung, die steuerlich nicht berücksichtigungsfähig sind..

Diplom Volkswirt Dr. Hans-Ludwig Dornbusch, Fachautor, Ahrstr. 76, 53757 Sankt Augustin, E-Mail: hansdornbusch@web.de

AZ 2011, Nr. 19, S. 4