So können Inhaber die Krankheitstage ihres Apothekenteams drastisch senken

Die Zahl der Krankheitstage pro Mitarbeiter ist in den letzten Jahren angestiegen. 2023 erreichte sie mit 15,2 Tagen/Arbeitnehmer*in einen neuen Höchststand. Dies stellt auch viele Apothekeninhaber*innen vor erhebliche Herausforderungen. Die verbleibenden Teammitglieder, die ohnehin schon stark belastet sind, müssen oft die Ausfälle ihrer Kollegen kompensieren. Diese zusätzliche Belastung führt nicht selten zu Erschöpfung und weiteren Krankmeldungen, wodurch eine Kettenreaktion in Gang gesetzt wird. Im schlimmsten Fall sehen sich Apotheken gezwungen, ihre Öffnungszeiten zu reduzieren, was spürbare Umsatzeinbußen nach sich ziehen kann.

Ein hoher Krankenstand ist jedoch selten reiner Zufall. Oft sind Stress und Überlastung die Hauptursachen. Die zunehmenden Krankmeldungen sind dabei häufig nicht nur auf gesundheitliche Gründe zurückzuführen, sondern auch auf personelle Engpässe, unstrukturierte Arbeitsabläufe und eine übermäßige Arbeitsbelastung, die die Mitarbeiter an ihre Grenzen bringen.

Daher ist es für Apothekeninhaber entscheidend, die Verbindung zwischen dem wachsenden Krankenstand und den Arbeitsbedingungen in der Apotheke zu erkennen und gezielte Maßnahmen zu ergreifen, um dieser Entwicklung entgegenzuwirken. Vielen ist nicht bewusst, dass sie durch gezielte Optimierungen den Krankenstand aktiv senken können.

Wie genau das gelingen kann, wird in diesem Beitrag anhand von sechs konkreten Maßnahmen erläutert.

1. Ein klares Vorgehen bei häufigen Krankmeldungen schaffen

Um die Krankenquote effektiv zu reduzieren, ist es wichtig, klare Strukturen und Regeln im Umgang mit Krankmeldungen zu schaffen. Eine sinnvolle Maßnahme besteht darin, eine feste Grenze für die Anzahl der Fehltage festzulegen. Wird diese Grenze überschritten, sollte ein vertrauliches Gespräch mit dem betroffenen Mitarbeiter stattfinden, um die Ursachen der Fehlzeiten zu analysieren und gemeinsam Lösungen zu finden. Solche Gespräche sind entscheidend, da häufig keine klaren Grenzen aufgezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter regelmäßig fehlt. Der Dialog bietet die Möglichkeit, Unterstützung bei der Problembewältigung anzubieten, gleichzeitig aber auch deutlich zu machen, dass solch hohe Fehlzeiten nicht akzeptiert werden. Natürlich gilt dies ausschließlich für gewöhnliche Krankheitsfälle und nicht für plötzliche Unfälle oder andere unvorhersehbare Ereignisse, die außerhalb der Kontrolle des Mitarbeiters liegen.

Ein weiterer zentraler Aspekt ist die ordnungsgemäße Krankmeldung. Es sollte nicht vorausgesetzt werden, dass alle Mitarbeiter genau wissen, wie sie sich im Krankheitsfall zu verhalten haben. Daher ist es unerlässlich, den Krankmeldeprozess klar zu kommunizieren. Dazu gehört, dass der Mitarbeiter eigenverantwortlich einschätzt, ob er arbeitsfähig ist und frühzeitig eine Prognose darüber abgibt, wann er voraussichtlich wieder einsatzbereit sein wird. Diese transparente Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle im Betrieb über die gleichen Erwartungen und Verantwortungen informiert sind.

2. Grenzen setzen

In manchen Fällen zeigen sich trotz konstruktiver Gespräche und Unterstützung keine Verbesserungen bei den Krankheitstagen eines Mitarbeiters. Hier ist es wichtig, dass der Apothekeninhaber seine eigenen Grenzen nicht übergeht und sich nicht von einzelnen Mitarbeitern abhängig macht. Wenn sich die Fehlzeiten eines Mitarbeiters aus unerklärlichen Gründen nicht reduzieren, sollte über eine Kündigung nachgedacht werden. Häufige Ausfälle belasten nicht nur finanziell, sondern beeinträchtigen auch die Teamdynamik, da die Kollegen ständig einspringen müssen, was zu Frustration und Erschöpfung führt.

Viele Inhaber scheuen jedoch die Kündigung aus Angst, keinen Ersatz zu finden – insbesondere in Zeiten von Fachkräftemangel und dünner Personaldecke. Daher werden diese Mitarbeiter weiter beschäftigt, obwohl der Betrieb darunter leidet.

Um aus dieser Lage herauszukommen, sollten Inhaber in modernes Bewerbermarketing investieren. Eine gezielte Personalakquise hilft dabei, regelmäßig Bewerbungen zu erhalten und dadurch qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen. So lassen sich im Fall der Fälle Kündigungen einfacher umsetzen, ohne den Betrieb zu gefährden.

3. Bereits bei neuen Mitarbeitern auf die Motivation achten

Bei der Auswahl neuer Mitarbeiter sollte das Risiko zukünftiger Krankheitstage berücksichtigt werden, indem die Motivation und Werte des Bewerbers bewertet werden. Ein Mitarbeiter, der sich mit der Apotheke und deren Werten identifiziert, zeigt in der Regel mehr Engagement und ist auch in stressigen Zeiten zuverlässig. Daher ist es wichtig, im Vorstellungsgespräch die Übereinstimmung der Werte und sozialen Fähigkeiten des Bewerbers mit dem Team zu prüfen. Zudem sollten Inhaber auf jeden Fall hellhörig werden, wenn ein Bewerber ihnen mitteilt, dass er in der Vergangenheit über längere Zeiträume krankgeschrieben war und es sich nicht um in der Vergangenheit liegende abgeschlossene Ereignisse handelte, wie Beschwerden während einer Schwangerschaft, Folgen eines Unfalls oder eine schwere Erkrankung. Hier ist davon auszugehen, dass der Mitarbeiter auch in Zukunft regelmäßig krankheitsbedingt ausfällt.

4. Einheitliche Kommunikationswege einführen

Eine klare und transparente Kommunikation spielt eine zentrale Rolle, um den Krankenstand im Team zu reduzieren, insbesondere in herausfordernden Zeiten. Durch offene Informationen über die strategischen Ausrichtungen und Zukunftsvisionen des Unternehmens können Unsicherheiten verringert und die Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden. Wenn ein Mitarbeiter genau weiß, wie er schwierige Situationen bewältigen kann, fühlt er sich sicherer und ist weniger geneigt, sich krankzumelden, um unangenehmen Herausforderungen aus dem Weg zu gehen. Klare Kommunikationsprozesse senken zudem den täglichen Aufwand, indem sie Missverständnisse vermeiden und den Arbeitsalltag strukturierter gestalten. Dies trägt zu einer ruhigeren Arbeitsatmosphäre bei und kann die Anzahl der Krankmeldungen verringern.

Allerdings ist es nicht allein die Kommunikation, die wichtig ist – ebenso entscheidend ist, dass die Mitarbeiter auch sehen, dass Maßnahmen ergriffen werden. Mitarbeiter melden sich oft krank, wenn sie das Gefühl haben, dass keine Entlastung in Sicht ist. Um dem entgegenzuwirken, sollte deutlich gemacht werden, dass bereits konkrete Schritte zur Verbesserung eingeleitet wurden. Dazu gehören nicht nur neue Wege in der Mitarbeitergewinnung, sondern auch Verbesserungen an den täglichen Abläufen. Das Bewusstsein, dass solche Maßnahmen ergriffen werden, stärkt das Vertrauen des Teams und hilft, auch in schwierigen Zeiten durchzuhalten, ohne sich krankschreiben zu lassen.

5. Aufgabenverteilung und Erwartungen klar kommunizieren

Um den Mitarbeitern klare Orientierung zu bieten und Überlastungen zu vermeiden, ist es wichtig, klare Verantwortungsbereiche, Aufgabenverteilungen und Verhaltensrichtlinien festzulegen. Solche Strukturen schaffen Transparenz, reduzieren Unsicherheiten und helfen dabei, die Arbeitsbelastung besser zu verteilen. Dadurch sinkt das Risiko von Überforderung im Team und somit auch die Zahl der Krankmeldungen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, externe Perspektiven in den Betrieb zu integrieren. Oft entwickelt sich innerhalb eines Unternehmens eine gewisse Betriebsblindheit, wodurch ineffiziente Abläufe und unklare Strukturen übersehen werden. Externe Berater oder Experten können dabei helfen, Prozesse objektiv zu analysieren und durch klarere sowie effizientere Strukturen zu optimieren. So können Apothekeninhaber sicherstellen, dass sie und ihre Mitarbeiter optimal unterstützt werden und die Abläufe besser funktionieren, was die Gesundheit und das Wohlbefinden des Teams fördert.

6. Die Gesundheit der Mitarbeiter mit gezielten Benefits unterstützen

Investitionen in Gesundheitsbenefits wie Massagen oder ein Gesundheitsbudget für Heilpraktiker und Physiotherapeuten können sich gerade für Apotheken lohnen: Diese Maßnahmen reduzieren die Kosten durch Krankheitsausfälle und stärken die Mitarbeiterbindung. Durch individuelle Gesundheitsleistungen hebt sich die Apotheke zudem von üblichen Standardbenefits ab und zeigt den Mitarbeitern, dass ihr Wohlbefinden auch außerhalb der Arbeit geschätzt wird.

Zukunftsblick

Der Krankenstand im Apothekenteam kann durch gezielte Maßnahmen erheblich gesenkt werden. Apothekeninhaber, die erkennen, dass sie aktiv Einfluss auf die Krankheitsquote nehmen können, schaffen die Basis für eine nachhaltige Verbesserung. Eine klare Kommunikation, gut organisierte Strukturen und verantwortungsbewusste Personalentscheidungen sind dabei entscheidend.

Mit diesen Ansätzen können Apothekeninhaber nicht nur den Krankenstand um bis zu 50 Prozent senken, sondern auch eine gesunde, produktive Arbeitsatmosphäre schaffen, die das gesamte Team stärkt und den Betrieb zukunftssicher macht.