Apotheke

Kommunikation in der Apotheke (Teil 7)

Prioritäten setzen – wie geht das in der Apotheke?

Kronberg - 17.11.2020, 07:00 Uhr

Wenn nicht nur die Schlange vor der Apotheke, sondern auch Ihre To-do-Liste immer länger wird, sollten Sie Prioritäten setzen. Nur wie? (c / Foto: imago images / Revierfoto)

Sie sind müde? Sie sind gefühlt durch den Tag in der Apotheke gesprintet und dennoch fragen Sie sich, was sie eigentlich den ganzen Tag getan haben? Obwohl Sie gut beschäftigt waren, ist die To-do-Liste am Abend länger als am Morgen. Sie brauchen mehr Zeit. Doch wie kann Zeitmanagement im Strudel des Apothekenalltags gelingen?

Wer über zu wenig Zeit klagt, der sollte sich im ersten Schritt über seine Ziele klar werden. Nur dann kann die Zeit sinnvoll genutzt werden. Wo will ich hin? Die so häufig erwähnte positive und eigenverantwortliche Zielformulierung ist der erste Schritt zur Priorisierung. Daraus folgt fast automatisch ein erfolgreiches Zeitmanagement. Die Definition und Umsetzung von Zielen für die Apotheke ist Chef- und Teamsache. Die Unternehmensziele, aber auch die Ziele in den einzelnen Aufgabenbereichen sind Dreh- und Angelpunkt eines organisierten Tagesablaufes. Denn alle operativen Tätigkeiten zahlen auf diese Ziele ein.

Kommunikation in der Apotheke

Kommunikation in der Apotheke (Teil 6)

Das „Morgen-ist-auch-noch-ein-Tag“-Syndrom

So trägt jeder Mitarbeiter die Verantwortung für sein individuelles Aufgabengebiet. Erst wenn Sie Ihre individuellen Ziele und die damit verwobenen Erwartungen kennen, können Sie entscheiden, was wichtig ist und mit der eigentlichen Priorisierung beginnen.

Unklar definierte Ziele sind Nährboden für Konflikte und Ineffizienz

Im zweiten Schritt erst geht es um die konkreten Aufgaben. Welche Tätigkeiten füllen tatsächlich meinen Alltag aus? Welche sind die, die mich meinem Ziel näherbringen?

Diese einfache Analyse bringt es oft ans Tageslicht: Ein Teil der getanen Tätigkeiten entspricht gar nicht der eigentlichen Aufgaben und den gesetzten Zielen. Unklar definierte Ziele sind Nährboden für Konflikte und Ineffizienz. Daher ist die Klärung der Zuständigkeiten so wichtig.

Was kann delegiert werden?

Zur eigentlichen Priorisierung empfiehlt sich eine Liste der Tätigkeiten, die nach der „Eisenhower Matrix“ geclustert werden:

Was ist wichtig?
Was ist eilig und wichtig?
Was ist eilig?
Was ist weder eilig noch wichtig?

Tätigkeiten, die für Ihren Arbeitsbereich eilig und wichtig sind, müssen zeitnah erledigt werden. Dies kann zum Beispiel die Reklamation eines Kunden sein. Oder die Importbestellung eines wichtigen Arzneimittels. Ein wenig anders verhält es sich mit dem jährlichen Mitarbeitergespräch. Dieses ist wichtig, aber nicht eilig. Es kann für einen passenden Zeitpunkt terminiert werden. Die Aufgaben aus diesem Cluster sind häufig Projekt- oder Führungsaufgaben.

Ist eine Tätigkeit nicht wichtig, aber dennoch eilig, sollte sie delegiert werden. Das Gleiche gilt für Tätigkeiten, die weder eilig noch wichtig sind: Diese können auf unbestimmte Zeit verschoben werden, wenn sie ohne Konsequenzen irgendwann in Vergessenheit geraten. Was dennoch getan werden muss, sollte möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Der Zeitaufwand einzelner Aufgaben sollte mit den verfügbaren Ressourcen korrelieren. So ist bei der Priorisierung die Einschätzung des eigenen Zeitaufwandes zu berücksichtigen. Wer über zu wenig Zeit klagt, sollte sich selbstkritisch auf die Suche nach Zeitfressern machen.

Agiles Arbeiten im streng regulierten Apothekenbereich?

Ein kurzer Blick über den Tellerrand zeigt: Die agile Arbeitsorganisation ist derzeit in aller Munde. Deren Prinzipien basieren auf Eigenverantwortlichkeit und Selbstorganisation des Teams. Ganz klar: Im Gegensatz zu anderen Branchen sind die Apotheken stark reguliert und bewegen sich im Korsett enger Vorgaben. Dennoch lohnt es sich, der agilen Idee Beachtung zu schenken:

Apothekenteams sind Systeme mit vielen Beteiligten. Die Teamkollegen sind gemeinsam an der Erbringung der Leistung für den Kunden beteiligt. Das Tagesgeschäft ist nicht vorhersagbar und immer wieder anders. In Zeiten knapp kalkulierten Personals muss diese Unwägbarkeit in die Tagesplanung einfließen. Wo sind die Springer, die – gut ausgebildet – spontan dort eingesetzt werden können, wo Engpässe auftreten und diese mit der benötigten Expertise managen?

Dort, wo Verantwortung, Flexibilität und Transparenz gelebt werden, wirken sich knappe Ressourcen weniger kritisch aus. Für Apotheker:innen geht es in einem ersten Schritt vor allem darum, die Ermessensspielräume jedes Teammitglieds auszuloten und die Eigenverantwortung zu fordern und zu fördern.

Der richtige Fokus, Erfahrung und mentale Stärke

Trotz aller Organisation und Priorisierung gibt es Tage, an denen Sie wenig erledigen. An anderen Tagen wiederum läuft es wie am Schnürchen. Wo ist der Unterschied? Richtig: Der Unterschied sind Sie! Wenn es gut läuft, sind Sie fokussiert, konzentriert – und effektiv. Wie ein erfolgreicher Sportler sind Sie im Flow. Mit dem wohlwollenden Blick auf die eigenen, positiven Fähigkeiten sind die eigenen Stärken und Ressourcen abrufbar. Mit einem solchen Selbstverständnis kann auch ein hohes Arbeitsaufkommen leicht und erfolgreich abgearbeitet werden. Analog dem erfolgreichen Sportler, helfen der richtige Fokus, Erfahrung und mentale Stärke.

Jammeritis – kann man positives Denken lernen?

Kommunikation in der Apotheke (Teil 4)

Urlaubsplanung – wie glückt sie entspannt?

Klar definierte Ziele und Prioritäten richten den Blick auf das Wichtige. Sie sind die solide Grundlage, auf der die ganz individuellen Organisations- und Motivationssysteme der Teammitglieder aufsetzen: Klassische To-do-Listen, Post-it-Wälder oder elektronische Gadgets – die Tools sind so unterschiedlich wie die Menschen, die sie anwenden. Finden Sie den Weg, der zu Ihnen und der Apotheke passt. Und füllen Sie Ihn täglich mit Leben.