Kommunikation in der Apotheke (Teil 4)

Urlaubsplanung – wie glückt sie entspannt?

Stuttgart - 08.09.2020, 07:00 Uhr

Urlaubswünsche sollten im Team frühzeitig kommuniziert werden. Bei Kollisionen am besten direkt mit dem Kollegen sprechen und gemeinsam eine Lösung suchen. (x / Foto: nmann77 / stock.adobe.com)

Alle Jahre wieder … steht schon vor der Weihnachtszeit für viele Apothekenteams die Urlaubsplanung für das kommende Jahr an. Der Prozess löst gemischte Gefühle aus: Die Vorfreude auf Urlaub gepaart mit dem Ringen um die besten Urlaubstage. Wer hat wann frei und wie verteilen wir die Brückentage möglichst fair?

So ergeht es auch Sabine und ihren Kollegen in der Apotheke. Während die eine Kollegin schulpflichtige Kinder hat, ist der Apotheker mit einer Lehrerin verheiratet. Der Partner der nächsten hat feste Betriebsferien. Und die junge Kollegin will ausgerechnet mitten in den Ferien heiraten und hat zwei Wochen für die Flitterwochen verplant. Genau zu der Zeit, in der Sabine ein Pauschalangebot für ihren Traumurlaub hat.

Frühzeitig die Urlaubs-Wunschtermine abfragen

Klar ist: Die letzte Entscheidung über den Urlaubsplan hat der Chef. Er delegiert die interne Abstimmung an das Team und zeichnet bestenfalls nach der Einigung die Planung nur noch ab.
Das Team ist gut beraten, die Wunschtermine offen und frühzeitig zu eröffnen. So entsteht kein zeitlicher Druck durch „ich muss aber jetzt buchen“. Eine solche Liste offenbart auf einen Blick, zu welchen Zeitpunkten es eng wird.
Den Urlaubsplan aus Sicht des Teams und der Kunden zu sehen, macht deutlich, was möglich ist und was nicht. Sind bei der Planung alle Bereiche kompetent und ausreichend abgedeckt? Der Blick auf das große Ganze lohnt sich: So steht auch in Urlaubszeiten die Kundenversorgung und -zufriedenheit an erster Stelle.

Verbindliche Spielregeln festlegen

Schon vor der eigentlichen Planung kann es sinnvoll sein, grundlegende Regeln zu definieren: Wie viele Mitarbeiter einer Berufsgruppe dürfen gleichzeitig Urlaub nehmen? Wer vertritt wen? Wer hat zu den verschiedenen Zeiten Vorrang? Wie viel Urlaub muss verplant werden? Welche Fort- und Weiterbildungen stehen an und wann?

Diese Absprachen sind der Rahmen und setzen für die konkrete Planungsphase klare Spielregeln, die für alle gelten. Und trotzdem gibt es jedes Jahr hitzige Diskussionen.

Offen und konstruktiv miteinander reden, kann Konflikte lösen

Der eigene Urlaub ist emotional belegt und einer der Höhepunkte im Jahr. Da möchte niemand von seiner Vorstellung ohne Weiteres ablassen. Sollten Sie in dieser Situation sein: Bitte sprechen Sie direkt mit den Kollegen, mit denen Ihr Zeitplan kollidiert. Diese Diskussion mit unbeteiligten Kollegen in der Mittagspause oder im Labor zu führen, bringt sicher keine Lösung.

Bleiben Sie im Gespräch konstruktiv und legen Sie Ihre eigenen Beweggründe dar. Wenn der Kollege versteht, warum Sie genau zu diesem Zeitpunkt Urlaub benötigen, wird er kompromissbereiter. Dazu gehört eine klare und offene Kommunikation, denn niemand kann erahnen, warum Ihnen gerade dieser Zeitpunkt so wichtig ist. Ebenso gilt es, dem Kollegen genau zuzuhören. Denn auch umgekehrt hat er seine Gründe für den gewählten Zeitpunkt. Dieser Perspektivwechsel lohnt sich. Wenn man die Sichtweise und die Situation der Kollegen kennt und besser versteht, fallen Lösungsvorschläge leichter.

Wenn es trotzdem nicht zu einer Einigung kommt und keine Kompromisslösung gefunden wird, ist ein Vermittler oft hilfreich. Hier eignen sich neutrale, unbeteiligte Kollegen, die vermitteln und konstruktive Lösungen voranbringen. Sollte auch dies nicht funktionieren, wird der Apothekenleiter entscheiden. Erfahrungsgemäß trifft er seine Entscheidung dann nach sozialen und betrieblichen Erwägungen.

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Auch Sabine freut sich nun auf ihren nächsten großen Urlaub – allerdings zu einem anderen Zeitpunkt. Sie hat schnell eingesehen, dass sie die Mitarbeiterin ist, die am flexibelsten planen kann. Somit hat sie den Kollegen den Vortritt gelassen. Diese haben mit Unterstützung ebenfalls eine Lösung gefunden: Sie haben ein rotierendes System eingeführt, in dem sich die Kollegen in den populären Ferienwochen die Klinke in die Hand geben.

Oft braucht es, neben ausreichend Zeit, nur Kompromissbereitschaft und guten Willen – dann muss keiner auf die eigenen Wünsche verzichten. Denn schließlich geht es darum, für die schönste Zeit des Jahres eine Lösung zu finden, mit der alle zufrieden sind.