Lieferfähigkeit verbessern ...

Das Thema Lieferfähigkeit spielt für Apotheken eine entscheidende Rolle in der Kundenbindung. Um diese zu erreichen, bedarf es eines kontinuierlichen Prüfkreislaufs, der bei der richtigen Lagerwirtschaft beginnt und Einflussfaktoren wie die Saison, Wetterumschwünge, Grippewellen und die sich ständig verändernden Rabattverträge einbezieht. Um diese Herausforderung zu meistern, setzt die ADG auf ein Zusammenspiel von Mensch und Technik. Das Herzstück bilden die Warenwirtschafts- und Kassensysteme.Sie liefern die notwendigen Kennzahlen und geben Aufschluss über Kundenstamm, Lagerbestand, Einkauf und Abverkäufe der Apotheke. Damit lässt sich ein Lager bereits optimieren und in seiner Sortimentsbreite und -tiefe anhand der Nachfrage ausrichten. Aufgrund der Fülle an Daten ist das jedoch zeitintensiv und erfordert tiefergehendes betriebswirtschaftliches Verständnis. Daher hat die ADG den ADGCOACH entwickelt. Dieser stellt die Kennzahlen aus der Warenwirtschaft strukturiert dar, bietet Auswertungsmöglichkeiten und zeigt Veränderungen sofort auf. Schwachstellen in der Lieferfähigkeit können dadurch schnell erkannt und über ein spezielles Aufgabenmanagement behoben werden. Mit dem Zusatz-Tool ADGCOACH RX-CONTROL behält eine Apotheke zudem den Überblick über die aktuellen Rabattverträge und deren Laufzeit und kann Artikel rechtzeitig im Voraus ein- und auslisten. Systemseitig kann eine Apotheke damit eine hohe Lieferfähigkeit gewährleisten – sofern diese regelmäßig kontrolliert wird. Und genau hier liegt die Herausforderung: Vielen Apothekern fehlt schlicht die Zeit, um sich laufend mit dem Thema auseinanderzusetzen. Daher beinhaltet das ADGCOACH-Konzept die Begleitung durch einen persönlichen Coach. ­Dieser hilft bei der Interpretation der Kennzahlen, schlägt Verbesserungsmaßnahmen vor und setzt sich proaktiv mit der Apotheke in Verbindung, sollte einmal dringender Handlungsbedarf bestehen.

Zusätzlich sorgen Vorbestellmöglichkeiten wie die App „deine Apotheke“ und E-Commerce-Lösungen dafür, dass eine Apotheke frühzeitig von ­einem Bedarf erfährt und Artikel bei Bedarf beim Großhandel bestellen kann. Die Kundinnen und Kunden der Apotheken können dadurch ihren Einkauf selber steuern und einen unnötigen Gang in die Apotheke vermeiden.

Mit diesem Gesamtpaket der ADG kann eine Apotheke übrigens nicht nur ihre Lieferfähigkeit und damit die Kundenzufriedenheit nachhaltig verbessern – die effiziente Arbeits­weise fördert auch die Zusammenarbeit des Teams und letztendlich den wirtschaftlichen Erfolg.

Ein auf den tatsächlichen Bedarf abgestimmter Lagerbestand ist essenziell für den wirtschaftlichen Erfolg einer Apotheke und die Servicequalität der Apotheke. Das Software-Tool „BestRX“ sorgt für eine wirtschaftliche und logistische Optimierung des Warenlagers, stets passend zu der zu erwartenden Nachfrage der Apothekenkunden und der aktuellen Rabattvertragssituation. BestRX optimiert dabei nicht nur auf Grundlage der Verkaufszahlen, sondern auch auf Basis der Verordnung – also dem, was ursprünglich auf dem Rezept stand. Die Apotheke weiß also stets sofort, bei welchem Wirkstoff sich ein Rabattvertrag ändern wird und kann umgehend durch entsprechende Ein- und Auslistung der betroffenen Artikel reagieren. Das Tool ist einfach anzuwenden, ein Ampelsystem gibt Hinweise, ob der Artikel ausgelistet oder vermehrt verkauft werden sollte (grün für „gute“ und rot für „schlechte“ Artikel). Diese Markierungen liefern Hinweise dafür, wie ein möglichst effektives und schmales Warenlager für eine optimale Rezeptbelieferung organisiert werden kann. Grundlage ist ein täglicher Daten­abzug, die BestRX-Daten werden dann automatisch 14-tägig erzeugt. Entscheidend für die Bewertung sind die Verordnungen und apothekenindividuellen Abverkäufe der letzten 15 Wochen und Präferenzen, welche durch den Apotheker konfiguriert werden können. Dabei können unter anderem auch präferierte Lieferpartner eingestellt werden. Mit BestRX von Awinta ist das Warenlager stets auf dem aktuellsten und optimierten Stand. Auch Prognosen sind möglich. Sven Bertram, Geschäftsführer awinta: „Die Kunst in der Lagerhaltung liegt darin, nicht möglichst viele Packungen vorrätig zu haben, sondern die richtigen. Und das möglichst unkompliziert und einfach für den Apotheker.“

Für Apotheker, die eine noch eingehendere Analyse, Beratung und persönliche Begleitung wünschen, erarbeitet die Awinta gerade das apothekenindividuelle Angebot LagerPRO, das voraussichtlich in 2020 zur Verfügung stehen wird. Mit LagerPRO stellt die awinta die Kombination aus Softwaremodul (BestRX) und individueller Beratung zur Verfügung. Lagerspezialisten betreuen dafür den Prozess vor Ort individuell und in enger Abstimmung mit der Apothekenleitung.

An der Optimierung des Warenbestands und der Lieferfähigkeit sind bei der Apothekensoftware WINAPO folgende Module beteiligt: Konfiguration, Warenwirtschaft, Lauer-Taxe und Auswertungen. Viele globale und artikelbezogene Parameter greifen bei WIN­APO ineinander, um das Warenlager einer Apotheke optimal zu steuern und Überbestände zu vermeiden. Ein breites Warensortiment ist erwünscht, wobei es häufig nur bei Schnelldrehern in die Tiefe geht. Neben vielen globalen Einstellungen wie der Bevorratungszeit und dem Auslösezeitpunkt eines jeden Artikels können Artikel auch mit Mindest- oder Höchstmengenbeständen versehen werden. Wenn ein Stammkunde beispielsweise alle drei Monate ein teures Medikament benötigt, kann eine Terminhinterlegung für eine automatische Bestellung sorgen – ganz ohne weiteres Zutun des Apothekenteams. Sind Apotheken zudem mit weiteren Filialen vernetzt, haben diese Apotheken gegenseitig Einsicht in den Warenbestand der anderen Filialapotheken und können benötigte Artikel reservieren – mit einem Blick in die Lauer-Taxe. Noch breitere Analyse- und Optimierungsmöglichkeiten bietet CGM METIS. Dabei handelt es sich um ein Web-basierendes Modul für betriebswirtschaftliche Analysen in Bezug auf Einkauf, Lager, Verkauf, Marketing und Mitarbeiter. Ist ein Medikament nicht mehr in der Verordnung einer nahegelegenen Arztpraxis oder ändern sich Rabattverträge und einzelne Medikamente häufen sich an ohne abverkauft zu werden, können diese „Nestartikel“ mit dem Modul CGM METIS auf einen Blick erkannt und aussortiert werden.

Die automatische Listengenerierung im WINAPO -Auswertungsmodul weist die Mitarbeiter in der Apotheke zudem mittels Zeitplansteuerung z. B. morgens auf die anstehende Arbeit hin. Werden Artikel verstärkt nachgefragt, etwa weil sie neu in der Verordnung eines Arztes sind, werden sie automatisch als Lagerartikel vorgeschlagen. Möchte eine Apotheke direkt bei einem Pharmaunternehmen größere Mengen einzelner Artikel für mehrere Monate bestellen, können die benötigten Mengen durch die Funktion Bestellvorschlag in WINAPO ausgewertet werden, die auch noch vorhandenen Bestände, und saisonale Bestellungen berücksichtigt. Zudem können Jahresmengenbestellungen mit mehreren Lieferdaten angelegt werden, die dann z. B. pro Quartal bei der Apotheke eingehen. Die komfortable Aufteilung der Ware auf verschiedene Auslieferungs-Zeiträume lässt sich auch filialübergreifend ermitteln und ein­tragen. So spart die Apotheke Zeit, Geld und profitiert von besseren Konditionen bei den Händlern.

Eine perfekte Ergänzung – und die Zukunft in modernen Apotheken – ist eine autonome Warenwirtschaft. IXOS RX4.0 setzt auf die Vorteile künstlicher Intelligenz, gepaart mit umfassender Beratung des Apothekers.

Anhand der Absatzzahlen werden wirkstoffgleiche Artikel mit gleicher Packungsgröße analysiert und die Ersetzung der (Lager-) Artikel durch Artikel des bevorzugten Sortiments überprüft. Hierbei werden gesetzliche Vorgaben wie Rabattverträge entsprechend berücksichtigt. RX 4.0 schlägt entsprechend Aktionen für Artikel vor wie Einlisten oder Auslisten.

So gelingt die Quadratur des Kreises: Die Besorgerquote wird gesenkt und gleichzeitig die Lagerbreite reduziert. Das selbstlernende System kann mit jedem einzelnen Schritt noch mehr Funktionen übernehmen, bis das Apothekenmanagementsystem schließlich vollautomatisiert das Sortiment steuert. Dabei werden Über­bestände abgebaut, Beschaffungen angestoßen und Besorger vermieden. Ein Management-Report-Berater implementiert und testet die IXOS Sortimentssteuerung RX 4.0 vor Ort und weist auch in die individualisierten Module detailliert ein.