Lästigen "Bürokram" effektiv bearbeiten

Die Mehrbelastung muss oft genug durch Wochenendarbeit und abendliche Zusatzstunden kompensiert werden, in denen der Apotheker sich um den lästigen Bürokram kümmert. So mancher beauftragt dann externe Dienstleister, bestimmte Aufgaben zu übernehmen – das aber belastet zuweilen das Budget über Gebühr. Der Apotheker sollte darum prüfen, ob er alle Möglichkeiten des Zeitmanagements nutzt, um seinen Bürokram effektiver und zeitsparender zu erledigen.

Persönlichkeitsstruktur beachten

"Mir hat die Erkenntnis geholfen, welcher Zeitmanagementtyp ich bin. Ich erledige unangenehme Verwaltungsdinge am liebsten im Block vor der eigentlichen Arbeit in der Apotheke, und zwar möglichst jeden Tag. Dann gehen sie mir am schnellsten von der Hand." So und ähnlich äußern sich Apotheker, die analysiert haben, welche Arbeitsmethodik am besten zu ihrer Persönlichkeitsstruktur und Mentalität passt.

Apotheker, die anders veranlagt sind als jener Kollege, werden lieber in den Abendstunden tätig und richten sich einmal in der Woche eine "Verwaltungsstunde" ein, in der sie konsequent den sich auftürmenden Berg mit Verwaltungsaufgaben abtragen.

Ganz gleich, zu welchem Typus ein Apotheker gehört: Entscheidend ist, dass die Art und Weise, mit der er diese Tätigkeiten angeht, zu seinem persönlichen Arbeitsstil passt, und sich diese harmonisch in die täglichen Apothekenabläufe einfügen lassen.

Oft unterschätzen Apotheker die Erleichterungen, die durch die effiziente Vorbereitung der Verwaltungsarbeit entstehen. Es ist eher kontraproduktiv, diese Tätigkeiten "eben mal schnell und zwischendurch" zu erledigen. Aber gerade so kann die Einstellung resümiert werden, mit der viele Apotheker an den Bürokram herangehen. Die Konsequenz: Bevor dann im PC die entsprechenden Dateien und auf dem unaufgeräumten Schreibtisch die notwendigen Unterlagen gefunden worden sind, ist bereits wertvolle Zeit verstrichen, die an anderer Stelle fehlt. So entstehen Hektik und Stress – was sich jedoch vermeiden ließe.

Routinetätigkeiten ritualisieren

Es ist sicherlich sinnvoll, die Arbeitsabläufe zu ritualisieren und sich wo immer möglich Arbeitshilfen anzulegen, wie etwa Musterformulare. Dies gilt insbesondere für Routinetätigkeiten. Das kostet zunächst etwas Gedankenschmalz bei der Anfertigung entsprechender Unterlagen, zahlt sich aber rasch aus. Ein Beispiel: Der Apotheker plant, den Eingangsbereich der Apotheke neu einzurichten. Jetzt macht es sich bezahlt, dass er seit Langem in einem Ordner die Adressen der Dienstleister sammelt, die sich auf die Einrichtung von Apotheken spezialisiert haben. Und das Schreiben, mit dem er seinerzeit vor der Eröffnung seiner Apotheke Angebote eingeholt hat, kann er ebenfalls nutzen – es ist im PC abgelegt und muss nur aktualisiert werden.

Später kann sich der Apotheker darauf konzentrieren, die eingehenden Angebote zu überprüfen und zu beantworten – um dann zugleich einen Musterbrief zu entwerfen, den er für ähnliche Angelegenheiten nutzen kann.

Wichtig ist also gerade bei der Erledigung profaner Büroarbeit die Überlegung, ob verwendete Materialien mit einiger Wahrscheinlichkeit zu einem späteren Zeitpunkt nochmals Verwendung finden. Bei Routinetätigkeiten, von denen der Apotheker weiß, dass er immer wieder mit ihnen konfrontiert wird, sollte er sich genau überlegen, ob er die entsprechenden Arbeitsmaterialien nicht besser auf dem PC oder im Ordner belässt. Entsorgen kann er sie immer noch.

Disziplin und Selbstorganisation

Ein gut organisierter Schreibtisch hilft, sofort diejenigen Infos und Unterlagen griffbereit zu haben, die der Apotheker benötigt, um eine Verwaltungsaufgabe zügig anzugehen. So mancher Apotheker arbeitet in diesem Zusammenhang mit der bewährten Hängeregistratur: Für jede Verwaltungsaufgabe, für jede Routine-Büroarbeit gibt es eine gesonderte Mappe. Die Mappen können überdies nach Wichtigkeit angeordnet werden: Ganz vorne befinden sich die Mappen mit Papieren und Unterlagen zu denjenigen Aufgaben, die besonders häufig erledigt werden müssen. Der Apotheker sollte dann regelmäßig im "hinteren Bereich" der Registratur überprüfen, ob er Unterlagen zu Aufgaben, die er gar nicht mehr bearbeiten muss, aussortieren kann.

Wohl dem, der die Selbstdisziplin aufbringt, Bürokram regelmäßig anzugehen, und dabei intelligent und planvoll vorgeht. Vielleicht aber kann sich der Apotheker dabei unterstützen lassen – etwa durch einen kompetenten Mitarbeiter, der ein "Zeitmanagement-Genie" ist. Mit ihm klärt er ab, welche der Verwaltungsaufgaben er viel effektiver und effizienter erledigt als der Apotheker selbst.

Verwaltungsaufgaben delegieren

Viele Menschen tun Dinge richtig, ohne sich zu überlegen, ob sie die richtigen und notwendig-wesentlichen Dinge tun. Sie handeln effizient, aber leider nicht effektiv. Jeder Apotheker muss für sich herausfinden, welche Büroaufgaben nur von ihm selbst angegangen werden können. Auf diese Aufgabenbereiche konzentriert er sich, hierzu überlegt er sich die effektivste Vorgehensweise. Den Rest delegiert er an einen qualifizierten und motivierten Mitarbeiter.

Dabei muss er darauf achten, dem Mitarbeiter genau zu erläutern, bis wann was erledigt sein sollte. Überdies muss der Mitarbeiter damit einverstanden sein: Es nutzt wenig, wenn ein Mitarbeiter die zwar lästigen, aber doch oft auch notwendigen Aufgaben ohne Engagement angeht. Dann droht nur die Gefahr, dass der Apotheker die übertragenen Aufgaben nacharbeiten muss – und dies bedeutet für ihn letztlich mehr Aufwand, als wenn er sie direkt selbst erledigt hätte.

Sich selbst belohnen

Auch die effektivste Zeitplanung führt selten dazu, dass sich ein Apotheker voller Begeisterung und Enthusiasmus mit Verwaltungsarbeiten beschäftigt. Wer sie aber in einer angenehmen Wohlfühlatmosphäre angeht und sie als notwendige Arbeiten definiert, deren konsequente Erledigung hilft, die Apothekenziele zu erreichen und mehr Zeit für die Kunden zu gewinnen, baut negative Denkblockaden ab.

Und warum sollte sich der Apotheker nach erledigter Büroarbeit nicht eine kleine Belohnung gönnen – um dann der nächsten Bürokram-Stunde viel gelassener entgegensehen zu können? Ein kleines anerkennendes Klopfen auf die eigene Schulter motiviert dazu, die nächste Verwaltungsaufgabe noch effektiver zu bearbeiten.

Dr. Michael Madel, freier Autor und Kommunikationsberater